La Cour de comté de Victoria traite environ 12,000 2 affaires par an, pénales et civiles, et est compétente pour toutes les affaires pénales, à l'exception des meurtres et des trahisons. Face à des milliers d'affaires traitées chaque année, le personnel judiciaire était confronté à une paperasserie interminable. L'ancien système de gestion des dossiers ne couvrait pas tous les processus et était difficile à utiliser. KXNUMX Software a permis à la Cour de connecter différents systèmes informatiques, de remplacer les processus papier et de saisir les informations électroniquement. Ainsi, les employés gagnent du temps et servent le public plus efficacement. La Cour a utilisé Nintex Automation K2 pour gérer les dossiers juridiques plus efficacement, y compris la réalisation de documents, d'ordonnances judiciaires, d'approbations et d'audits.
Rationalisation de la correspondance
Défi : Processus lent et laborieux
Le système judiciaire savait qu'il devait moderniser la façon dont il gérait un volume élevé de paperasse, mais ne savait pas par où commencer ni quelle technologie utiliser. i2 Management, qui gère ses ressources informatiques, a recommandé d'utiliser Nintex Automation K2 va transformer numériquement plusieurs processus manuels complexes grâce à l'automatisation des processus métier.
Le premier processus abordé par la Cour a été le flux de travail de la correspondance des instructions, qui génère des centaines de pièces de correspondance à imprimer et à attribuer individuellement. Selon Grace Ong, chef de projet de transformation numérique, « Avant [Nintex] K2 Five, le processus était manuel et papier, obligeant notre personnel du greffe à imprimer des courriels et à rédiger des documents. Il y avait littéralement des bacs et des boîtes de réception remplis de documents en attente d'examen. »
Solution : routage automatisé
AvecNintex Automation K2, le processus est beaucoup plus simple et étroitement intégré au système CRM iManage du tribunal, une plateforme juridique courante. Le tribunal peut désormais acheminer efficacement les documents à la bonne partie, en attribuant des niveaux de priorité appropriés pour garantir que les documents les plus critiques soient traités en priorité. Lorsqu'un document est acheminé à un juge ou à un greffier, Nintex Automation K2 fournit plus de contexte concernant l'affaire, ce qui les aide à s'informer et à fournir des orientations pour les décisions qu'ils prennent contre le projet d'ordonnance.
Ong déclare : « La solution [Nintex] K2 Five est très flexible en termes de manière dont le juge ou le greffier judiciaire préfère travailler. Certains voudront peut-être être un peu plus soucieux des détails et travailler directement sur la commande, ce qui est formidable car nous travaillons tous sur le même document, ce qui nous offre un contrôle de version et un seul document à gérer.
