Plus qu’un problème opérationnel
Le district scolaire du comté de Hernando avait besoin de formaliser et d'automatiser les processus au sein de son service des installations et de la construction. Alors que la construction se poursuivait presque tout le temps, la délivrance des permis de construire était un processus crucial et, en vertu de la loi de Floride, le district était responsable de garantir que tous ses permis répondaient aux exigences du code de construction, d'incendie et de sécurité des personnes.
Suite à l'approbation d'une taxe destinée à financer l'entretien différé, les projets de construction du district ont rapidement pris de l'ampleur. Le Département avait besoin d'un logiciel capable de gérer l'ensemble des processus de construction et d'exploitation du district, dans le cadre de son budget public serré. La solution était Nintex. Le district utilise désormais Nintex. Process Manager pour cartographier et comprendre ses processus, puis utiliser Nintex Forms et Nintex Workflow pour les automatiser.
Facile à apprendre et à mettre en œuvre
Le district a établi sa liste des dix principaux processus à standardiser et à automatiser avec Nintex. En premier lieu : la délivrance des permis de construire, un processus facilement identifiable et présentant les risques les plus élevés s'il n'est pas géré correctement. La création de la solution de workflow a été confiée à Barbara Mattson. Loin d'être analyste d'affaires ou développeuse de logiciels, Mme Mattson est secrétaire au service des installations et de la construction du district.
Tout d'abord, Mattson a consulté ses collègues afin d'identifier toutes les étapes nécessaires à l'obtention d'un permis de construire, le responsable de chacune d'elles, ainsi que les liens et les relations entre elles. Elle a ensuite utilisé Nintex. Process Manager pour capturer ces informations et créer un organigramme très visuel du flux de travail prévu. Grâce au consensus de ses collègues sur la solution envisagée, Mattson a pu avancer. Elle a finalisé la première solution Nintex en environ deux mois, à temps pour la rentrée scolaire.
Le processus démarre avec un Nintex Form que les gestionnaires de projets, les entrepreneurs et autres personnes remplissent pour demander des permis de construire. Workflow gère la collecte des données pertinentes, leur acheminement et leur approbation. Une fois approuvée, Nintex DocGen® crée le permis de construire à partir du contenu de la demande et l'examine. Le processus utilise ensuite Nintex eSign pour solliciter les signatures des autorités. Une fois la signature signée, un courriel automatique est envoyé au chef de projet et au demandeur. Fort du succès du processus d'approbation du permis de construire, le district prévoit d'appliquer Nintex à l'ensemble de ses dix principaux processus opérationnels.
