Le Département des Anciens Combattants des États-Unis (VA) a une mission essentielle : fournir des services et des prestations exemplaires aux anciens combattants américains. Tout en excellant dans sa mission externe, le VA a dû faire face à des défis internes, notamment avec son application de suivi du temps de travail des employés. Conscient de la nécessité d'une solution moderne, non seulement plus conviviale, mais également conforme aux lois sur le handicap, le VA a choisi d'utiliser Skuid refondre son système. Cette transformation visait à améliorer les fonctionnalités de l'application et à garantir sa conformité aux normes d'accessibilité strictes imposées par la Section 508. Grâce à cette mise en œuvre, le VA a entrepris de repenser son système de reporting du travail et des heures (WATRS), en corrigeant de nombreux problèmes d'ergonomie et de conformité qui entravaient auparavant son efficacité. En privilégiant l'expérience utilisateur et la conformité légale, l'initiative du VA illustre son engagement envers ses employés et le principe plus large d'accessibilité, progressant vers un environnement de travail plus inclusif et plus efficace.
Défi
Le Département américain des Anciens Combattants offre aux anciens combattants du pays des avantages et des services de classe mondiale. Dans le cadre de son engagement à offrir la meilleure expérience possible, les employés du VA ont besoin d'un système de suivi du temps convivial. Malheureusement, son système de reporting du travail et du temps (WATRS) nécessitait des mises à niveau critiques.
Compte tenu des normes de l'article 508 du gouvernement fédéral en matière de handicap et de l'engagement du VA en faveur de l'accessibilité, WATRS devait être entièrement utilisable pour les personnes handicapées, mais environ 15 problèmes l'empêchaient d'être conforme. En fait, une plainte était au dossier depuis deux ans.
Le VA avait essayé de travailler avec des fournisseurs tiers pour résoudre ses problèmes, sans grand progrès. Chaque fournisseur causait un problème supplémentaire pour chacun résolu. "Ils n'ont pas été en mesure de donner un calendrier, ni même un calendrier provisoire", a déclaré Hanna Buchan, analyste principale au Bureau d'intégration commerciale du VA. "Donc, nous ne pouvions pas travailler avec ça."
De toute évidence, sans une mise à niveau significative, l'application WATRS, qui avait été créée dans Classic Salesforce—risquait de créer un casse-tête majeur de non-conformité pour le VA et rendait également l'application inaccessible à certains au sein du VA.
Solution
Le Bureau d'intégration commerciale, qui assure la coordination entre l'informatique et le côté commercial du VA, a identifié plusieurs défis à relever dans l'application WATRS remaniée. Il s’agissait d’abord d’obtenir l’adhésion des utilisateurs eux-mêmes, soit 14,000 XNUMX personnes. Sans un soutien ascendant, toute nouvelle application était vouée à l’échec.
Le deuxième était le Digital Transformation Center (DTC), qui est le pendant informatique de l’intégration commerciale. Sans l’accord des experts techniques, rien ne pourrait démarrer. Enfin, la mise à niveau devait être effectuée rapidement, sinon le groupe interne responsable de la conformité à l'article 508 allait transmettre la plainte au Congrès.
Deux collègues d'Hanna l'ont recommandé Skuid comme solution pour la nouvelle application, souhaitant accélérer le développement. La DTC hésitait quant à la possibilité de déployer et de maintenir des applications avec Skuid, mais des briefings produits avec Skuid Les employés les ont rassurés. Des milliers d'utilisateurs de WATRS étaient également incertains, car beaucoup estimaient que l'application fonctionnait bien telle quelle, même si elle semblait obsolète.
Pour s'assurer que tous les membres de l'organisation participent à la refonte de l'application, l'équipe d'Hanna a créé des communications sur mesure pour les différents groupes. Des utilisateurs au propriétaire du produit en passant par le DTC, chaque groupe a reçu une explication personnalisée des avantages et des inconvénients du changement.
Résultats
Une fois que le VA a adopté SkuidL'agence a collaboré avec Accenture Federal Services pour créer et déployer une application repensée. Le tout en seulement six mois. Malgré ce changement, les utilisateurs ont immédiatement apprécié la nouvelle interface. L'équipe d'Hanna a reçu des commentaires positifs sur la mise à jour et la convivialité de l'application.
Alors que les utilisateurs voulaient s’assurer que l’application disposerait des mêmes fonctionnalités, l’équipe a également pu apporter des améliorations, ce qui est essentiel pour l’adoption de l’application.
"Ce n'est pas une chose excitante de saisir toutes vos transactions de la journée parce que vous êtes surveillé", a déclaré Hanna. « Nous voulions donc rendre l'application aussi transparente et conviviale que possible. Nous avons pu à la fois ajouter des améliorations à WATRS et le rendre plus facile à utiliser.
Plus important encore, la nouvelle application WATRS a également complètement résolu les problèmes persistants liés à la conformité à la section 508. Hanna déclare : « La conformité 508 fait partie de chaque module que nous développons, et cela comprend tout, depuis les documents de formation jusqu'aux livrables de formation. Cela fait simplement partie de tout ce que nous faisons pour les anciens combattants ou nos employés.
