Lorsque votre entreprise est présente dans plus de 8 pays et sert des millions de clients, chaque processus doit fonctionner parfaitement. Tel était le défi auquel nous avons été confrontés. Mattoni 1873 — un important producteur de boissons d'Europe centrale — alors qu'ils géraient une opération de plus en plus complexe avec plus de 3,500 XNUMX employés.
Au fur et à mesure de sa croissance, l'entreprise, issue de ses racines tchèques historiques, s'est imposée comme une entreprise internationale. Elle a dû surmonter des obstacles tels que la mise en œuvre d'un ERP, les préférences régionales en matière de systèmes et l'évolution des besoins des utilisateurs. Elle avait besoin d'une solution capable de combler ces lacunes tout en étendant les capacités de sa plateforme Microsoft. SharePoint et soutenir leurs ambitieux objectifs d’expansion.
L'entreprise a choisi de s'appuyer sur un produit qu'elle possédait depuis des années mais qu'elle n'avait pas pleinement utilisé : Nintex Automation K2.
Si les capacités d'automatisation des flux de travail de K2 constituaient une base solide, Mattoni 1873 a décidé qu'une expertise spécialisée pourrait l'aider à exploiter son potentiel. La recherche d'une telle solution l'a conduit à nouer un partenariat crucial avec Point de processus, un spécialiste tchèque de l'automatisation des processus, pour une expertise de mise en œuvre personnalisée.
Le besoin d'un outil d'automatisation des flux de travail agile et fiable
Transformer une entreprise familiale en une multinationale du secteur des boissons comporte des défis uniques. Pour Mattoni 1873, trois défis distincts sont apparus dans sa quête d'une automatisation efficace des flux de travail :
1. Adoption mondiale du progiciel de gestion intégré (ERP) de Mattoni
Le premier obstacle majeur résidait dans la standardisation de leur système ERP entre différents pays, un élément essentiel à une croissance internationale durable. Plutôt que de simplement déployer leur système existant sur de nouveaux marchés, chaque implémentation nécessitait une personnalisation poussée. Sans un système ERP unifié, Mattoni 1873 se retrouverait confrontée à des inefficacités croissantes à mesure de son expansion, menaçant sa trajectoire de croissance.
« Ce qui fonctionne dans un pays doit être profondément modifié pour un autre », déclare Tomas Koubek, Group Business Solutions Directeur chez Mattoni 1873. « La situation s'améliorera une fois que nous aurons unifié notre système ERP, ce qui est déjà prévu. Mais pour l'instant, le déploiement est lent en raison des nombreuses intégrations requises. Au lieu de procéder à une migration, nous devons procéder à une migration et à une modification, ce qui demande beaucoup de temps et d'efforts. »
2. Adhésion interne
À mesure que Mattoni 1873 se développait en Europe, l'entreprise a constaté l'existence d'un « shadow IT » (informatique fantôme) – lorsque les employés utilisent des technologies ou des outils à l'insu ou sans l'accord du service informatique – dans toutes les équipes nationales. L'entreprise avait besoin d'une solution suffisamment flexible pour s'adapter à ces différences régionales tout en préservant son efficacité opérationnelle – un équilibre délicat entre standardisation et autonomie locale.
« Les opérations dans ces pays bénéficient d'une certaine indépendance, ce qui leur permet de dire : "Non, merci. Nous allons procéder différemment ou utiliser un autre outil" », explique Koubek. « Nous travaillons donc sur une stratégie et un leadership de groupe pour garantir que les plateformes que nous construisons deviendront à terme des plateformes d'entreprise. »
3. Évolution des besoins des utilisateurs
À mesure que les équipes testaient de nouveaux flux de travail, elles découvraient souvent des besoins supplémentaires ou des améliorations de processus. Ces découvertes, bien que précieuses pour la réussite à long terme, ont entraîné des révisions fréquentes et des délais de mise en œuvre plus longs.
« Ce n’est pas un problème avec l’outil lui-même, mais plutôt un besoin d’une meilleure méthodologie et d’exigences plus claires en amont », explique Koubek.
Stimuler la croissance avec le bon outil et le bon partenaire
Avant de s'associer à Process Point et de tirer pleinement parti des capacités de K2, Mattoni 1873 était confrontée à des difficultés croissantes au sein de l'organisation. L'entreprise avait besoin d'une solution d'automatisation flexible et conviviale, capable de gérer ses processus complexes et d'étendre les capacités de son environnement Microsoft.
Une plateforme qui va au-delà de l'automatisation de base
Dès le début, Mattoni 1873 souhaitait une plateforme capable de créer et d’exécuter des applications personnalisées sophistiquées tout en restant accessible aux utilisateurs.
Le logiciel nécessaire pour :
- Identifier et automatiser les tâches manuelles chronophages
- Effectuez des tâches plus rapidement, plus précisément et sans erreur humaine
- Limitez les processus inefficaces qui entraînent des pertes de temps, de coûts et de productivité
« Nous avions besoin de bien plus que de simples formulaires ou d'une simple automatisation des flux de travail ; nous recherchions une plateforme pour créer des applications robustes », explique Koubek. « K2 est rapidement devenu notre solution de référence. Dès que nous devons développer une application personnalisée non disponible en standard, K2 est l'une des premières options que nous évaluons. »
Le choix de K2 s'est porté sur sa polyvalence. La plateforme offrait des fonctionnalités qui nécessitaient auparavant plusieurs applications externes, de l'intégration aux registres d'entreprise pour la validation des informations clients à la gestion de l'ensemble du cycle de vie des contrats, y compris Microsoft. SharePoint intégration, génération basée sur des modèles, processus d'approbation et signatures électroniques.
Un partenariat pour réussir
La mise en œuvre du logiciel d'automatisation a nécessité une étroite collaboration entre les équipes internes de Mattoni 1873 et les experts en automatisation de Process Point et de la plateforme K2. En combinant la puissante plateforme K2 avec K2 Connect pour l'intégration SAP, Mattoni 1873 a ouvert de nouvelles perspectives d'automatisation des processus, jusqu'alors inaccessibles.
Une application K2, HORECA E2E (Hôtel, Restaurant et Café/Traiteur de bout en bout), permet à Mattoni 1873 de simplifier la gestion du cycle de vie des clients, la gestion des contrats et la surveillance de l'état de l'entreprise, permettant ainsi de garder automatiquement un œil sur les systèmes et la rentabilité.
Parallèlement, grâce à l’intégration en ligne avec l’ERP SAP, l’équipe commerciale peut désormais travailler plus simplement et plus efficacement avec une seule application pour mettre fin à un contrat et négocier de nouvelles conditions avec les clients.
Autonomiser les utilisateurs professionnels
L'entreprise Mattoni 1873 solutions L'équipe utilise K2 pour tout, de l'intégration transparente avec les données SAP à la gestion de processus internes complexes. La plateforme s'est avérée particulièrement utile dans les domaines où l'entreprise ne peut justifier des coûts d'entreprise plus élevés. solutions.
Le partenariat avec Process Point a été transformateur, fournissant à Mattoni 1873 une expertise fiable et des conseils patients tout au long de son évolution numérique.
« Nous pouvons pleinement compter sur Process Point. Dès qu'ils possèdent quelque chose, je sais que je peux dormir sur mes deux oreilles et me concentrer sur nos autres projets », explique Koubek.
L'entreprise dispose désormais d'une base solide pour automatiser et optimiser les processus de son activité en pleine croissance. Plus important encore, les utilisateurs ont adopté la plateforme avec enthousiasme, appréciant son interface intuitive et ses puissantes fonctionnalités.
Obtenir des résultats mesurables avec K2
Depuis la mise en œuvre de K2 avec le soutien de Nintex et Process Point, Mattoni 1873 a constaté une série de résultats impressionnants qui mettent en évidence la puissance de l'automatisation et des processus rationalisés :
- Augmentation des économies et des gains financiers : « L'utilisation de K2 nous permet d'économiser considérablement chaque année », explique Koubek. Grâce à l'application HORECA E2E, le chiffre d'affaires et les bénéfices de l'entreprise ont également augmenté. En répondant plus rapidement aux offres concurrentielles de ses clients, Mattoni peut désormais offrir de meilleurs services. solutions que leurs concurrents.
- Amélioration de l'efficacité: Le passage des processus papier aux flux de travail numériques a considérablement amélioré l'efficacité des équipes. Avec K2, Mattoni 1873 a rationalisé ses opérations clés, notamment la création de clients dans SAP, la génération et l'évaluation automatiques des contrats, l'automatisation des provisions et des reportings via Power BI.
- Meilleure analyse concurrentielle : K2 a aidé Mattoni à conserver un avantage concurrentiel tout au long de son expansion. « K2 nous a également permis de mieux surveiller la concurrence », souligne Koubek. « Grâce à de meilleurs rapports, nous disposons de davantage de données pour nous adapter et garder une longueur d'avance sur la concurrence. »
- Acquisition de leads plus efficace : L'une des principales améliorations réside dans la manière dont Mattoni suit et gère les prospects dans son application HORECA E2E. Cela lui permet de créer des incitations récurrentes et d'optimiser le processus d'acquisition.
Vision du futur
L'aventure numérique de Mattoni 1873 est loin d'être terminée. L'entreprise prévoit d'étendre la mise en œuvre de K2 à la région des Balkans, notamment en Bulgarie, en Serbie, au Monténégro et en Bosnie. Bien que cela présente des défis uniques en raison de l'isolement de ses portefeuilles de systèmes, il s'agit d'une étape cruciale de sa stratégie d'expansion.
« En 2025, nous lançons un projet de remplacement de notre ERP », explique Koubek. « Nous collaborerons avec Process Point pour repenser toutes nos applications afin d'assurer leur compatibilité avec la nouvelle version. Une fois cette étape franchie, tout ce que nous développons pour un pays donné sera disponible presque immédiatement pour tous les autres. »
Alors que l'entreprise maintient un arriéré croissant d'opportunités de numérisation, son partenariat avec K2 et Process Point a établi une base solide pour une croissance et une innovation continues.
Alors que l'entreprise se développe à travers l'Europe et modernise son infrastructure, les fondations construites avec K2 positionnent Mattoni 1873 pour une croissance et un succès continus, soutenant sa vision de devenir un leader des boissons de plus en plus numérique.
