L'organisation des tribunaux israéliens est une unité indépendante au sein du ministère de la Justice. Elle supervise le fonctionnement de tous les tribunaux israéliens, notamment la Cour suprême, les tribunaux de district, les tribunaux d'instance, les tribunaux de la circulation, les tribunaux de la famille, les tribunaux pour mineurs et les tribunaux du travail.
L'Administration des tribunaux israéliens (ICA) supervise le fonctionnement des tribunaux du pays, de la Cour suprême à tous les autres, y compris les tribunaux de district, de magistrat, des infractions routières, de la famille, des mineurs, du travail national et du travail régional.
Le système fonctionne comme une unité indépendante au sein du ministère de la Justice. Outre ses nombreux systèmes judiciaires, il supervise également le Bureau des huissiers et le Centre de recouvrement des frais et honoraires impayés.
Chaque jour ouvrable, 3,000 100,000 nouvelles affaires sont déposées et XNUMX XNUMX documents juridiques sont reçus. Soucieux de mieux servir leurs administrés, les tribunaux israéliens ont mis à profit Nintex Automation K2 pour moderniser, automatiser et simplifier sa charge de travail massive.
Automatiser un système lourd et surchargé
Défi : processus lents et papier
À tout moment, le système judiciaire israélien peut traiter jusqu'à 500,000 3,000 affaires en cours, allant des homicides aux infractions routières. Environ 800,000 XNUMX nouvelles affaires sont ouvertes chaque jour ouvrable et, au cours d'une année normale, plus de XNUMX XNUMX nouvelles affaires sont portées devant les tribunaux.
Par le passé, les tribunaux israéliens s'appuyaient largement sur des processus papier inefficaces pour la gestion des dossiers. Des dossiers volumineux étaient transmis de bureau en bureau, gaspillant ainsi un temps précieux en tâches administratives. De plus, des retards inutiles survenaient parfois lorsque des dossiers étaient oubliés ou égarés.
Pour couronner le tout, l'administration centrale disposait d'une visibilité limitée sur l'état d'avancement des dossiers, à chaque étape du processus judiciaire. De même, les avocats et la police n'avaient aucun moyen de suivre leurs dossiers.
Jusqu’à 30 % de leurs dossiers ouverts n’avaient pas été traités depuis plus d’un an, simplement parce qu’il n’existait pas de système automatisé de tenue de dossiers permettant de suivre l’état d’avancement des dossiers, que ce soit par les employés ou par les intervenants externes.
Les tribunaux israéliens ont décidé de relever tous ces défis en déployant un système électronique de gestion des dossiers utilisant Nintex Automation K2.
Ils souhaitaient suivre et accélérer les dossiers importants, parfois en jeu. Ils souhaitaient également accorder un accès limité aux utilisateurs externes, tels que les juges, les policiers et les employés des tribunaux, afin de vérifier l'état d'avancement des dossiers et de soumettre les documents nécessaires.
Solution : accès instantané aux rapports d'incidents de premiers secours
Focus Integration Systems, un partenaire d'intégration de systèmes informatiques utilisé Nintex Automation K2 va concevoir et développer une solution sophistiquée de gestion des dossiers, spécifiquement destinée aux tribunaux israéliens. Cette solution innovante comprend environ 150 workflows et crée un processus électronique fluide couvrant l'intégralité du cycle de vie de chaque dossier, de sa soumission au jugement.
D'une envergure colossale, le système de Gestion des dossiers est utilisé par 3,700 2,600 juges et employés de tribunaux, dont XNUMX XNUMX l'utilisent simultanément chaque jour. Les greffiers n'ont plus besoin de chercher des dossiers dans les classeurs ni de localiser les documents relatifs aux affaires. Toute la documentation et l'historique des dossiers dont ils ont besoin sont à portée de main, sur leur ordinateur, sur le même écran et accessibles depuis leur boîte de réception. Les tribunaux peuvent ainsi traiter les affaires avec beaucoup plus d'efficacité et de précision.
« L'automatisation des processus électroniques permet à nos greffiers de se consacrer à des tâches juridiques plus professionnelles, plutôt qu'à de simples tâches administratives », a déclaré Yarden Yardeni, chef de projet aux tribunaux israéliens. « Désormais, ils peuvent optimiser leur temps. »
L'utilisation de K2 Software pour l'application métier a permis aux tribunaux israéliens d'uniformiser le traitement de chaque type d'affaire. Chaque utilisateur dispose d'une boîte de réception et se voit automatiquement présenter la liste de ses tâches. L'application métier guide ensuite les employés pour qu'ils effectuent leurs tâches dans le bon ordre.
« Si nous embauchons un nouvel employé inexpérimenté, il traitera chaque dossier correctement, avec la même efficacité qu'un membre du personnel plus expérimenté », a déclaré Yardeni. « Le risque d'erreurs administratives ou de retards inutiles est bien moindre. »
D'un simple coup d'œil, les tribunaux israéliens peuvent consulter le nombre d'affaires en cours, suivre la charge de travail de chaque équipe et analyser en détail les dossiers pour identifier leur stade d'avancement. Désormais, il est impossible de négliger des dossiers, car chaque dossier ouvert est associé à au moins une tâche assignée à une personne spécifique. « Pour la première fois, nous disposons d'informations sur l'état d'avancement de tous nos dossiers et pouvons suivre la charge de travail », a déclaré Yardeni. « Ces informations nous permettent de mieux répartir le travail entre les juges et les greffiers et de traiter les dossiers avec efficacité. »
Le nouveau processus de Gestion des dossiers élimine complètement la nécessité pour les tribunaux de traiter et de classer des rapports, formulaires et correspondances papier. Sur les 100,000 40,000 nouveaux documents entrant chaque jour dans le système judiciaire, 60,000 XNUMX sont reçus ou générés électroniquement. Les XNUMX XNUMX documents papier restants sont désormais numérisés électroniquement et suivis dès leur réception. Cela permet non seulement d'économiser énormément de temps et d'argent, mais présente également l'avantage de réduire les besoins en espace de stockage physique et en classeurs, ce qui accroît encore l'efficacité en réduisant la taille et les dépenses des bureaux.
Les services de police et les cabinets d'avocats peuvent accéder à distance au système de Gestion des dossiers, via une interface web, pour suivre l'état d'avancement des dossiers et soumettre des documents à distance, si nécessaire. Entre 8,000 9,000 et XNUMX XNUMX utilisateurs externes se sont inscrits pour accéder au système et peuvent consulter exactement les mêmes informations que les utilisateurs internes.
« Tout ce qui se passe en interne se reflète immédiatement à l'extérieur », a déclaré Yardeni. « Les avocats peuvent voir à quel stade se trouve leur dossier et ce qui va se passer ensuite. Cette information leur était auparavant inaccessible. »
