Un processus de facturation évolutif et efficace
De Heus a eu besoin de construire un système qui combinerait les possibilités d'une gestion efficace des documents avec la connexion à d'autres systèmes utilisés en interne (Integra, ABRA Gen). Le déroulement des processus de l'entreprise n'était pas défini, il était plutôt « habituel » : les factures reçues électroniquement étaient imprimées et, accompagnées d'une chemise en papier, circulaient sur les bureaux des approbateurs individuels, de la même manière que celles livrées uniquement sur papier.
Il était fréquent que les factures ne soient pas approuvées à temps, voire soient perdues, ce qui entraînait des retards et nuisait également à la réputation de De Heus aux yeux de ses fournisseurs. Les données des factures reçues étaient transcrites manuellement dans l'ERP, ce qui exigeait davantage de temps et d'attention de la part des comptables. Après signature, les contrats ont été numérisés et stockés dans un dossier sur un lecteur partagé. Dans le cas où quelqu'un oubliait de scanner un contrat, il en résultait un processus souvent compliqué pour remonter jusqu'au sein de l'entreprise.
Comme l'entreprise utilise déjà Microsoft 365 solutions, en s'appuyant sur Microsoft SharePoint Un système de gestion de documents numériques était logique, mais il ne constituait qu'une partie de la solution. L'entreprise a mis en œuvre une solution complète utilisant SharePoint, une combinaison de ScanFlow pour les factures, un outil de numérisation et d'extraction de documents, et Nintex Automation K2.
Un système de gestion documentaire numérisé
La direction de De Heus s'est vu confier la tâche difficile de définir clairement les processus. Avec l'aide des consultants Konica Minolta, ils ont même réussi à les optimiser.
Désormais, toutes les factures entrantes sont numérisées, les données pertinentes extraites et l'ensemble est clairement stocké dans le système de gestion des documents. L'enregistrement électronique est ensuite vérifié formellement et les éléments de facture sont affectés aux centres de coûts concernés. Le processus d'approbation en plusieurs étapes utilise ensuite des éléments d'intelligence artificielle (le flux de travail est déterminé en fonction du montant et du service, aucun responsable n'approuve un élément deux fois s'il dispose des autorisations nécessaires, etc.). Les utilisateurs sont alertés par e-mail des tâches assignées ou des retards dans leur exécution.
Grâce à la solution fournie, il est possible d'optimiser le fonctionnement de l'entreprise. Grâce aux fonctionnalités standard de Nintex Automation Les rapports et les processus de K2 peuvent être surveillés et analysés afin d'identifier les goulots d'étranglement. Les rapports et les métadonnées peuvent également être traités à l'aide d'outils de BI. De Heus est devenu l'entreprise du XXIe siècle grâce à ses applications bureautiques modernes et dématérialisées. Avec l'expansion de la production en Slovaquie et la construction d'une nouvelle usine ultramoderne, la solution y sera également déployée.
