Agence gouvernementale norvégienne, le Bufetat est le Bureau des affaires de l'enfance, de la jeunesse et de la famille. Il est responsable des services publics de protection de l'enfance et de conseil familial à l'échelle nationale.
Elle réglemente notamment les établissements, les foyers d’accueil, les services de conseil et d’adoption, et intervient pour protéger les enfants maltraités, orphelins ou négligés.
Un système obsolète de gestion d'un volume considérable de documents entrants s'interposait entre les chargés de dossiers de Bufetat et leurs clients. Bufetat souhaitait créer un flux de travail efficace et performant pour ses 5,600 7,500 chargés de dossiers traitant XNUMX XNUMX nouveaux documents par mois.
Bufetat a été tellement satisfait de sa solution K2 Software qu'il l'a partagée avec le comité judiciaire norvégien, qui prend des décisions sur les cas complexes de protection de l'enfance et les questions de garde.
D'énormes quantités de paperasse
Défi : processus chronophages
Les services fournis par Bufetat sont non seulement vitaux, mais souvent urgents. L'agence intervient pour protéger les enfants victimes de maltraitance, orphelins et négligés. Elle apporte un soutien professionnel indispensable aux familles en crise et trouve un hébergement d'urgence pour les mineurs non accompagnés – âgés de moins de 15 ans – qui cherchent à obtenir l'asile après avoir été victimes d'atrocités à l'étranger. Au cours des cinq premiers mois de 2015 seulement, l'agence est intervenue auprès de plus de 13,650 XNUMX jeunes.
Face à la croissance continue du nombre d'enfants et de familles ayant besoin d'aide, Bufetat a décidé de développer un nouveau système interne de gestion des dossiers afin de répondre plus efficacement aux demandes de service. L'organisation recevait chaque jour un volume important de courrier et avait besoin d'une meilleure méthode de traitement de ces documents, ainsi que de gestion de l'état d'avancement des dossiers individuels. Bufetat traitait jusqu'alors d'énormes quantités de documents entrants de manière traditionnelle : en les triant et en les remettant en main propre à ses 5,600 XNUMX chargés de dossiers et employés. Les documents n'arrivaient pas toujours aux bonnes personnes au bon moment. Les membres de l'équipe n'étaient pas informés de la mise à jour de l'état d'avancement des dossiers et de la réception des documents nécessaires.
Le système manquait de visibilité sur la situation et sur l'intervenant qui intervenait. Les responsables ne pouvaient pas suivre l'état d'avancement des dossiers sans s'adresser directement aux intervenants, ce qui leur faisait perdre un temps précieux dans la recherche d'informations.
Bufetat souhaitait simplifier ses propres démarches administratives afin de mieux remplir sa mission. Il souhaitait suivre la situation au quotidien et standardiser les démarches de chaque intervenant.
Solution : une automatisation propre et intelligente
Bufetat a développé un système de gestion des dossiers sur mesure appelé BiRK et a intégré le logiciel K2 pour lancer et automatiser les processus clés. Au total, BiRK intègre environ 35 processus différents, applicables à diverses situations de protection de l'enfance.
Ce nouveau système essentiel est désormais utilisé quotidiennement par tous ceux qui travaillent avec les enfants au sein de l'agence, dont plus de 5,600 7,500 travailleurs sociaux. Chaque mois, environ XNUMX XNUMX nouveaux documents sont reçus et numérisés par Bufetat. Nintex Automation K2 attribue automatiquement chacun de ces documents entrants à un chargé de dossier et définit un certain nombre de tâches selon des processus prédéfinis. Les chargés de dossier examinent ensuite les documents, déterminent les actions à entreprendre et lancent de nouveaux flux de travail pour gérer les actions ultérieures.
"Nintex Automation « Les flux de travail K2 [Five] prennent en charge l'ensemble du processus de gestion des dossiers, depuis le moment où un nouveau document entrant est numérisé jusqu'à ce qu'un résultat soit décidé », a déclaré Magne Teigen, conseiller informatique senior chez Bufetat.
K2 Software garantit que tous les documents entrants sont traités conformément aux procédures gouvernementales, garantissant ainsi à l'organisation une approche cohérente de ses chargés de dossiers face à des volumes de travail très importants. En seulement un an, plus de 356,000 XNUMX flux de travail ont été lancés.
De plus, les cadres supérieurs de Bufetat bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle accrus grâce au logiciel K2. Ils peuvent consulter l'état d'avancement des différents dossiers, surveiller le nombre de tâches attribuées à chaque chargé de dossier et rediriger les tâches vers d'autres employés, si nécessaire. Nintex Automation Les flux de travail K2 améliorent également le contrôle financier, permettant aux gestionnaires de vérifier plus facilement les factures des prestataires de services de garde d'enfants et de services à l'enfance avant le règlement des comptes.
Bufetat est si fier de ses processus K2 Software et de son système de gestion des dossiers BiRK qu'il a partagé ses connaissances avec une organisation partenaire appelée FYLKESNEMNDA – le comité judiciaire norvégien qui prend des décisions sur les questions complexes de protection de l'enfance et de garde d'enfants. FYLKESNEMNDA prévoit désormais d'utiliser le cadre de travail K2 Software de Bufetat comme modèle de bonnes pratiques pour le développement de son propre système interne de gestion des dossiers.
