La croissance du secteur informatique exige plus qu'une expansion incessante. Pour netgo, fournisseur de stratégies, de solutions et de services axé sur les applications et les données, cloud offres, centres de données, réseaux et sécurité, il s'agit également d'intégrer avec succès de nouveaux éléments dans l'ensemble de ses opérations pour promouvoir l'efficacité et continuer à faire de la satisfaction client une priorité.
En tant que l'un des 20 plus grands groupes informatiques d'Allemagne solutions Parmi les fournisseurs de services de conseil, netgo a pour mission d'intégrer le top 10 au cours de la prochaine décennie. « Notre stratégie ne repose pas uniquement sur la croissance organique. Nous élargissons nos horizons en acquérant des entreprises intéressantes qui élargissent notre portefeuille ou renforcent notre position sur le marché », explique Andreas Rohde, responsable de la conformité et responsable des systèmes de gestion intégrés chez netgo.
La complexité de l’équilibre entre croissance et conformité
Une expansion aussi rapide comporte des défis. Après avoir acquis 13 entreprises en cinq ans, netgo peinait à se développer et à s'intégrer. Chaque acquisition apportait de nouvelles méthodologies et pratiques à l'organisation, ainsi qu'un nouveau groupe d'employés, soudainement contraints de renoncer à leurs méthodes de travail habituelles. Pour réussir sa croissance par acquisition, netgo doit intégrer différentes cultures d'entreprise, assimiler de nouveaux processus internes et maintenir une approche unifiée en matière de conformité.
En 2019, l’entreprise avait connu une croissance si rapide et si importante qu’elle avait clairement besoin d’une plateforme centralisée et adaptable pour harmoniser tous ses systèmes et processus disparates.
Commencer par les goulots d'étranglement du processus de vente
La nécessité de centraliser les processus de vente a d’abord poussé netgo à agir.
À l'époque, l'ancien PDG et fondateur de l'entreprise était personnellement responsable d'un guide de vente PDF essentiel, mis à jour chaque année. Cependant, les difficultés d'accès au PDG et l'impossibilité de le mettre à jour et de le diffuser régulièrement aux équipes internes ont clairement démontré la nécessité d'une nouvelle approche. Il lui fallait un outil capable de visualiser, de segmenter et de gérer ce guide de vente comme un processus global.
Cartographie et optimisation des processus au sein de plusieurs équipes
Dans sa quête d'une telle solution, netgo a trouvé Nintex. La plateforme de processus Nintex lui a fourni une solution simple et intuitive. solutions L'entreprise avait besoin de cartographier, partager, évaluer et optimiser ses processus de vente entre les équipes. Des workflows automatisés ont permis aux nouveaux employés comme aux employés existants d'adhérer facilement aux processus de vente essentiels, offrant une vision claire et transparente des rôles et des processus.
« Notre utilisation des fonctionnalités de Nintex était intentionnelle », a déclaré Rohde. « Nintex promettait la compatibilité de la plateforme avec les systèmes clés, et son caractère intuitif se démarquait sans compromettre la profondeur ni les fonctionnalités. » La structure organisée des dossiers de Nintex facilitait également la navigation dans les processus. Chaque processus pouvant être identifié par ses responsables et experts désignés, les rôles étaient non seulement définis, mais aussi visibles et accessibles dans une organisation en constante expansion.
Le guide de vente PDF original, couvrant plus de 157 pages et fortement basé sur du texte, a été considérablement amélioré grâce à la mise en œuvre de Nintex Process ManagerLe guide a été transformé en plusieurs processus, le rendant ainsi beaucoup plus clair et accessible à nos employés. Ce changement a grandement simplifié l'intégration des nouveaux responsables commerciaux, leur permettant de comprendre et de s'adapter rapidement aux processus de vente de Netgo.
Gérer les exigences complexes de conformité et de certification
Suite à son expansion, netgo a également rencontré plusieurs défis de conformité et de certification qui l'ont empêchée de franchir les prochaines étapes de sa croissance. Outre le respect des exigences légales, telles que la nouvelle loi allemande sur la protection de la chaîne d'approvisionnement, et la mise en place d'un système d'alerte, l'entreprise a également cherché à étendre son statut de certification. Cela impliquait l'adoption des normes internationales spécifiant les exigences relatives aux systèmes de management de la qualité (ISO 9001 et ISO 20000), de management environnemental (ISO 14001) et de management de la sécurité de l'information (ISO 27001).
netgo a utilisé Nintex pour rationaliser, documenter et communiquer ses processus dans l'ensemble de ses opérations. Nintex a simplifié le processus de certification ISO, car la plateforme a favorisé le travail d'équipe et facilité la collaboration. De plus, elle a centralisé et standardisé les processus, permettant une supervision plus claire et des mises à jour simplifiées. Les pistes d'audit Nintex ont réduit les risques et identifié les opportunités d'amélioration, s'inscrivant parfaitement dans la démarche de progrès continu de l'ISO. Grâce à la visualisation des processus, les employés ont désormais accès à une documentation claire qui les aide à mieux comprendre et à s'impliquer dans les flux de travail liés à leurs tâches. Cela a également réduit le risque de déviation des processus établis et minimisé les erreurs.
« L'obtention des certifications ISO devient plus efficace et rentable grâce à une organisation méthodique. Plus besoin de fouiller dans d'anciens documents pour trouver des preuves : tout est facilement accessible », explique Rohde. « Les approbations, les remontées et les notifications obligatoires contrôlent les écarts de processus et réduisent l'exposition aux risques et le nombre d'erreurs. Ce contrôle rigoureux, la piste d'audit facile d'accès et les preuves claires permettent aux certificateurs d'entrer et de sortir plus rapidement. »
Workflow réduit le temps et les erreurs et crée une culture d'amélioration continue et de responsabilité
L'entreprise a également intégré les fonctionnalités de Nintex à d'autres flux de travail opérationnels et a constaté des améliorations globales. Avec l'intégration des employés chez netgo, par exemple, le processus nouvellement structuré permet aux nouveaux employés comme à la direction de gagner du temps, tout en réduisant considérablement les erreurs administratives. La mise en place de responsables et de contacts de processus, ainsi que l'accent mis sur la documentation et l'amélioration continues, ont transformé les flux de travail de netgo, et les retours des nouveaux employés ont été plus positifs que jamais.
La collaboration de netgo avec Nintex va au-delà de l'unification et de la centralisation des systèmes et contribue à optimiser l'ensemble de l'organisation. « Nous avons pu évoluer vers une clarté, une orientation et une vision renouvelées », a déclaré Rohde. Favoriser l'appropriation des processus et privilégier l'amélioration continue a permis à l'entreprise de développer une culture de responsabilisation dynamique.
Le chemin à parcourir
Alors que netgo poursuit son ambitieux projet, les enseignements tirés de cette phase de croissance continueront de générer de la valeur. L'entreprise a fait appel à Nintex pour trouver l'unité au sein d'un environnement de travail hétérogène et en constante évolution. À l'avenir, l'équipe netgo s'efforcera de maintenir un équilibre entre une gestion détaillée des processus et des normes de conformité strictes, compte tenu des nouvelles acquisitions, et de maintenir la flexibilité nécessaire pour innover en permanence pour ses clients. Avec les bons outils, les bonnes stratégies et les bons partenaires, dont Nintex, netgo est prête à connaître une croissance exponentielle en Allemagne et au-delà.
