Le FRDC est un partenariat cofinancé entre ses deux parties prenantes, le gouvernement australien et l’industrie de la pêche.
Il joue un rôle important dans la durabilité des célèbres océans australiens, riches en faune sauvage. Le FRDC administre principalement des subventions de recherche pour permettre des décisions fondées sur des données et une gestion stratégique des ressources naturelles australiennes.
La majorité de son financement étant allouée à des études de recherche, le FRDC a investi dans Nintex Automation K2 va rationaliser son portail de demande de subventions en ligne afin de mieux gérer et suivre le nombre élevé de demandes de financement de recherche, de la soumission au rapport final.
Gestion dynamique des contrats
Défi : Système hérité rigide et coûteux
Une part importante du financement du FRDC est consacrée à la recherche qui profite aux trois secteurs de l’industrie de la pêche : commerciale (prise sauvage et aquaculture), récréative et autochtone.
« Nous recherchions un portail en ligne capable de gérer le processus de demande de financement », explique Kyaw Kyaw Soe Hlaing, consultant informatique chez FRDC. « Nous avions besoin d'un outil dynamique et facile à modifier pour répondre à toutes les exigences sans faire appel à des développeurs externes. »
Auparavant, le processus de demande de financement du FRDC était géré par un outil sur mesure développé par un développeur local. Outre sa lenteur, le coût des modifications, même mineures, était prohibitif.
Les parties prenantes savaient qu’elles avaient besoin de quelque chose d’innovant et de dynamique qui permettrait aux utilisateurs d’apporter rapidement des modifications sans codage excessif.
Solution : Des processus adaptables permettent aux utilisateurs de s'autogérer
Avant de sélectionner une solution de flux de travail, FRDC avait examiné quelques options locales et internationales, notamment les formulaires InfoPath et Microsoft CRM en tant que plate-forme xRM. Nintex Automation K2 a gagné grâce à sa technologie de formulaires intégrée, sa fonctionnalité low-code et sa capacité à s'intégrer immédiatement aux systèmes existants, comme SQL, SharePoint et Microsoft CRM.
FRDC utilisé Nintex Automation K2 va créer un gestionnaire d'utilisateurs externe — permettant aux utilisateurs de s'inscrire, de réinitialiser leurs mots de passe et bien plus encore — et un portail en ligne permettant aux candidats de mieux gérer leurs propres candidatures, minimisant ainsi la responsabilité de l'entreprise.
« Nous sommes passés d'un processus de candidature simple à un outil de gestion en ligne, où les candidats peuvent gérer leurs informations, gérer leur candidature tout au long du cycle de vie et l'intégrer à Microsoft Dynamics CRM, SharePoint et l'échange », a déclaré Kyaw Kyaw.
Avec Nintex Automation K2, le FRDC, a largement respecté son délai de six mois pour la refonte complète du processus. Une organisation similaire au FRDC a adopté le même processus, avec un logiciel différent, et était encore en phase de développement de la solution plusieurs mois après la finalisation du portail en ligne du FRDC.
FRDC a vu 100 utilisateurs adopter le nouveau processus au cours de la première semaine, un nombre impressionnant par rapport aux 150 à 200 demandes de financement qui étaient auparavant traitées chaque année.
La transformation du FRDC a considérablement amélioré l’expérience utilisateur, augmenté la productivité et minimisé le temps et les ressources nécessaires au personnel interne du FRDC pour superviser les subventions au niveau granulaire.
La gestion et l'administration de l'application ont été simplifiées, et l'équipe interne du FRDC doit désormais effectuer moins de contrôles d'intégrité. La solution permet de réduire considérablement les coûts : 70 % de développement initial et 45 % de support et de développement continus chaque année.
Alors que FRDC continue de maîtriser tous les Nintex Automation Grâce aux fonctionnalités de K2, l'équipe interne dispose de bien plus de possibilités pour apporter ses propres modifications au système, selon son propre calendrier et sans frais externes. De plus, les employés sont libérés des tâches administratives subalternes et peuvent se concentrer sur la réalisation de la mission du FRDC grâce à des initiatives à forte valeur ajoutée.
