Sarasin & Partners est une société privée de gestion d'actifs dont le siège est au cœur du quartier financier de Londres. Spécialiste de l'investissement durable, le cabinet fournit des services aux associations caritatives, aux clients privés, aux fonds de pension, aux conseillers financiers indépendants, aux familles et aux institutions.
Sarasin & Partners est chargé d'investir 13.9 milliards de livres sterling pour le compte de ses clients, des processus auditables sont donc cruciaux. Cependant, les formulaires papier et les processus manuels nuisaient à l'efficacité. Avec K2 Software, l'entreprise rationalise les processus tels que la journalisation des incidents de risque opérationnel et rend la conformité plus efficace. Après avoir automatisé un seul processus, les membres du personnel impliqués dans le processus gagnent 1 heures par semaine et d'autres améliorations des processus dans l'ensemble de l'entreprise sont en cours.
Automatisation des processus dans toute l'entreprise
Défi : Inefficacités des formulaires papier
Soucieux du développement durable, Sarasin & Partners cherche continuellement à réduire la consommation de papier dans l'ensemble de l'entreprise. Avant de mettre en œuvre Nintex Automation K2, l'entreprise s'appuyait souvent sur des formulaires papier, ce qui compliquait les processus impliquant plusieurs départements et membres du personnel.
Par exemple, les documents nécessitant des signatures d'approbation pouvaient être générés par 220 employés et transmis à huit bureaux différents, répartis sur trois étages du bâtiment. Les processus d'approbation prenaient plusieurs jours, et il était souvent nécessaire de téléphoner ou d'envoyer des courriels à ses collègues pour connaître l'état d'avancement d'une approbation. Le traitement des documents papier prenait du temps, et l'entreprise a réalisé la nécessité d'automatiser les processus critiques.
Initialement, l'entreprise souhaitait automatiser un seul processus : la journalisation des incidents liés aux risques opérationnels. Après avoir évalué de nombreuses procédures courantes de gestion des risques et de reporting des incidents, solutions Utilisée dans le secteur financier, l'équipe informatique de Sarasin & Partners a réalisé qu'une plate-forme d'automatisation des processus serait plus adaptée à une entreprise axée sur l'amélioration des processus commerciaux à grande échelle.
Solution : Une solution pour une amélioration continue
« Les packages de gestion des risques offraient de nombreuses fonctionnalités que nous n'allions pas utiliser et étaient similaires en termes de prix à Nintex Automation K2 [Logiciel] solutions« », a déclaré Stuart Bonnell, directeur informatique chez Sarasin & Partners. « En optant pour Nintex Automation « Avec K2 [Software], nous avons acquis une plateforme de flux de travail d'entreprise que nous pouvions utiliser non seulement pour améliorer nos rapports d'incidents, mais également pour rationaliser de nombreux autres processus dans l'ensemble de notre entreprise dans le cadre de notre programme continu d'améliorations commerciales continues. »
Sarasin & Partners dispose désormais de six processus automatisés en production et de bien d'autres en développement. Avec sa toute première solution, l'entreprise a réduit de 75 % le temps nécessaire pour enregistrer les incidents de risque opérationnel, partager des informations en interne, identifier les mesures d'atténuation et prendre les mesures appropriées.
L'équipe informatique de Sarasin & Partners a trouvé très facile de se lancer et de fonctionner avec Nintex Automation K2. Après deux jours d'assistance sur site, l'équipe a pu s'appuyer sur des ressources de formation en ligne et créer rapidement des processus métier sur mesure. « L'intégration a été très facile. » Nintex Automation « K2 avec notre système interne de gestion des investissements utilisant le courtier SQL », explique Bonnell. « Cela n'a pris que quelques clics. »
À l’avenir, l’entreprise prévoit de développer de nombreux autres processus automatisés, augmentant ainsi encore le retour sur investissement de ses Nintex Automation K2. « Les utilisateurs nous ont fait part de leurs commentaires positifs : nos processus sont plus rapides et plus simples qu’auparavant », déclare Bonnell. « Nous développons désormais de nouveaux processus pour soutenir le développement continu de notre activité. »
