Depuis plus de deux décennies, Financement Premium IQumulate aide les entreprises d'Australie et de Nouvelle-Zélande à protéger ce qui compte le plus. Ce qui a commencé par simplifier la gestion des dépenses est devenu un partenariat de confiance avec de nombreux clients importants.
Alors qu'IQumulate comptait plus de 70 professionnels dédiés répartis dans deux pays, elle a dû faire face aux défis liés à sa dépendance aux boîtes de réception comme systèmes de workflow improvisés et aux documents statiques comme guides de processus, sous la pression de la croissance. Pour une entreprise tournée vers l'innovation et tournée vers l'avenir, ces processus manuels ne pouvaient tout simplement pas suivre le rythme de ses ambitions stratégiques.
IQumulate recherchait un partenaire capable de transformer ses opérations tout en préservant la touche personnelle qui était devenue sa marque de fabrique dans le secteur du financement des primes d'assurance. Cette recherche l'a conduit à choisir Nintex, ouvrant ainsi un nouveau chapitre de l'histoire d'innovation d'IQumulate.
Quand les processus manuels atteignent leurs limites
Lorsque la croissance rencontre des processus obsolètes, il faut faire des concessions. C'est exactement ce qu'IQumulate Premium Funding a découvert en gérant un changement de propriétaire et en analysant en profondeur ses pratiques opérationnelles.
Maîtrise des coûts
À mesure que l’entreprise se développait, IQumulate était confrontée à un dilemme classique de mise à l’échelle : comment gérer des charges de travail croissantes sans augmenter proportionnellement les dépenses.
« Les volumes augmentaient, le coût du personnel augmentait, et nous ne voulions pas ajouter de personnel et augmenter nos coûts », explique Tricia Kopka, Responsable des opérations et de l'amélioration des processus chez IQumulate. « Nous devions trouver une alternative. »
Gestion des erreurs
L'équipe a rapidement identifié qu'une part importante du temps de travail de son personnel actuel n'était pas consacrée à des activités à valeur ajoutée, mais à la résolution de problèmes évitables.
« Nous avons constaté que nous passions beaucoup de temps à corriger les erreurs manuelles », explique Wai-Lum TangResponsable des technologies de l'information chez IQumulate. « Nous savions qu'il nous fallait une solution de workflow intelligente et automatisée pour nous aider à gérer les données erronées. »
S'appuyer sur le courrier électronique pour la gestion des flux de travail
La dépendance au courrier électronique comme outil de gestion des flux de travail avait atteint son point de rupture. Ce qui semblait autrefois une solution pratique s'était transformé en un système fastidieux qui submergeait les membres de l'équipe de notifications et créait des goulots d'étranglement dans la communication.
Manque de contrôle de version
La documentation des processus constituait un autre obstacle majeur. L'équipe utilisait des documents Microsoft Word statiques pour consigner ses procédures, une méthode qui compliquait le contrôle des versions et la gestion des processus. Les collaborateurs se demandaient souvent s'ils travaillaient à partir du document le plus récent ou s'ils suivaient par inadvertance des directives obsolètes.
Moins de temps pour établir des relations avec les clients
Le plus inquiétant était peut-être l'impact de ces inefficacités sur les valeurs fondamentales d'IQumulate. Le flot quotidien de formulaires dans leur processus de devis interne laissait peu de temps aux employés pour se consacrer à ce qui leur tenait le plus à cœur : nouer des relations avec les clients.
« Nous avons reconnu que nous avions besoin de quelque chose pour réduire nos coûts, mais aussi pour permettre à notre personnel de se concentrer sur le client au lieu de devoir effectuer autant de tâches manuelles et inefficaces », explique Kopka.
Obtenir l'adhésion
Le chemin vers l'amélioration n'a pas été sans embûches. Sensibiliser les principales parties prenantes aux avantages de l'automatisation s'est avéré complexe. Il a fallu près de six mois de communication rigoureuse pour démontrer que l'automatisation permettrait d'améliorer les résultats des emprunteurs tout en libérant l'équipe interne des tâches répétitives.
Des systèmes plus intelligents, des opérations plus solides
Lorsque vous êtes une équipe de 75 personnes dans un secteur concurrentiel, chaque minute, et chaque dollar, compte. IQumulate Premium Funding a abordé sa transformation en gardant cette réalité à l'esprit, en recherchant des partenaires et des outils capables d'optimiser ses ressources tout en apportant des améliorations significatives.
Créer une base solide avec la cartographie des processus
et Nintex Process Manager, l'équipe a documenté environ 150 processus dans l'ensemble de l'organisation, créant des visualisations claires de leurs opérations actuelles et imaginant des améliorations futures.
Cette approche s’est avérée particulièrement utile pour capturer les connaissances institutionnelles.
« Nous avons des employés qui travaillent dans l'entreprise depuis des décennies et qui ont accumulé un savoir-faire considérable », remarque Tang. « Avec toute cette expertise au sein du groupe, le défi devient : comment capturer et documenter ces connaissances, puis déterminer les processus à automatiser en priorité ? C'est là que le Process Manager « Cet outil nous a vraiment aidé. »
Accélération de l'acceptation des prêts et rapidité de décision
En mettant en œuvre une solution de formulaire intelligent utilisant Nintex K2, un outil d'automatisation des flux de travail sur site, l'équipe a considérablement réduit le temps nécessaire au traitement des prêts.
« Au lieu que mon équipe évalue manuellement le prêt, vérifie les données, rédige un e-mail, l'envoie au courtier, le rattache au prêt et attende la réponse, K2 automatise désormais l'ensemble du processus », explique Kopka. « Le système envoie un e-mail au courtier avec un lien vers un formulaire intelligent. Le courtier remplit le formulaire et les informations sont automatiquement renvoyées à notre système, ce qui permet au prêt de suivre toutes les étapes du processus sans intervention manuelle. »
Grâce à ces interactions automatisées avec les courtiers, IQumulate a amélioré la clarté pour ses partenaires tout en réduisant les efforts manuels de sa propre équipe. IQumulate a ainsi accéléré sa prise de décision.
Améliorer la réflexion stratégique
Au-delà des améliorations tactiques, le partenariat avec Nintex a renforcé la planification stratégique d'IQumulate. L'entreprise organise désormais des séances de planification annuelles spécifiquement axées sur l'anticipation des besoins d'automatisation et leur alignement sur les objectifs de l'entreprise.
Ces sessions abordent des questions cruciales concernant leur pipeline d'automatisation et les fournisseurs avec lesquels ils doivent dialoguer dès maintenant pour être prêts pour leurs projets futurs. En anticipant l'automatisation, IQumulate l'a transformée d'une solution réactive en un avantage stratégique.
Faire de l'automatisation un facteur de différenciation sur le marché
Aujourd'hui, l'équipe commerciale d'IQumulate propose aux nouveaux courtiers potentiels une proposition convaincante : moins d'échanges et des délais d'exécution plus courts. Il ne s'agit pas d'une simple promesse ; des statistiques documentées démontrent pourquoi IQumulate est le meilleur choix par rapport à ses concurrents. Cette technologie, autrefois perçue comme un outil de productivité interne, est devenue un élément essentiel de la proposition de valeur de l'entreprise.
Les chargés de clientèle de l'entreprise sont devenus des fervents défenseurs de ces nouvelles fonctionnalités, constatant par eux-mêmes comment elles améliorent l'expérience client. Parallèlement, la direction exprime un sentiment commun aux transformations réussies : « Pourquoi ne l'avons-nous pas fait plus tôt ? »
Achèvement et adoption rapides
Que se passe-t-il lorsque vous combinez plusieurs Nintex solutions Avec des équipes engagées et une vision claire ? Pour IQumulate, son projet de devis interne est devenu l'une de ses initiatives de transformation les plus réussies à ce jour.
Malgré sa complexité — s'étendant sur plusieurs Nintex solutions, une solution Microsoft Document Intelligence, et diverses équipes et parties prenantes — le projet est passé du concept à l'achèvement avec une rapidité remarquable.
« Nous l’avons terminé en cinq à six mois environ. Du concept à la production jusqu'à l'utilisation, c'est l'un des délais d'exécution les plus rapides que j'ai vu.« », note Tang. « C'est aussi l'un des projets avec le meilleur retour sur investissement que nous ayons vu jusqu'à présent. »
La rapidité avec laquelle l'équipe a adopté la nouvelle solution est également impressionnante. « Notre plus grande crainte était de créer ce système de devis interne et que personne ne l'utilise », explique Tang. « Mais nous générons désormais 38 % des devis en utilisant la solution au lieu de la saisie manuelle. Et cela se produit seulement un mois et demi après la sortie.
Gain de temps mesurable
Les chiffres racontent une histoire convaincante sur l’impact des initiatives d’automatisation d’IQumulate.
« Depuis le début de ce parcours d’automatisation l’année dernière, nous avons économisé environ 3,000 XNUMX heures de temps humain« », révèle Tang. « Nous ne dépendons plus de quelqu'un pour rédiger et envoyer manuellement des e-mails. Nos outils transmettent désormais automatiquement et efficacement les informations nécessaires aux courtiers, les aidant ainsi à corriger rapidement les problèmes, à accélérer le traitement des prêts et, au final, à offrir de meilleurs résultats à l'emprunteur. »
Ces heures n’ont pas simplement disparu : elles ont été redirigées vers des activités qui nécessitent véritablement une perspicacité humaine, de la créativité et des relations.
Plus d'expertise en automatisation interne
L’un des résultats précieux du partenariat d’IQumulate avec Nintex a été le développement de capacités d’automatisation internes, un atout stratégique qui continue de porter ses fruits.
« En collaborant avec Nintex, l'équipe a réalisé qu'elle pouvait renforcer ses capacités internes », explique Tang. « Pour simplifier les processus d'automatisation, nous utilisons des outils comme Nintex RPA et Nintex Automation Le cloud pour gérer les choses en interne. Cela nous aide construire notre parcours d'automatisation et établir un centre d'excellence en interne. »
Ces nouvelles compétences permettent à l'équipe d'identifier et de mettre en œuvre en permanence des améliorations, créant ainsi un cercle vertueux d'optimisation. Les résultats parlent d'eux-mêmes au quotidien.
« Nous avons une tâche utilisant la RPA, ce qui nous fait gagner environ 3 à 4 minutes par cycle à chaque exécution », explique Tang. « Et nous exécutons généralement cette tâche au moins 100 fois par jour. »
Ce gain de temps apparemment modeste — quelques minutes par tâche seulement — se multiplie en heures de productivité récupérée quotidiennement. Plus important encore, il représente l’évolution d’IQumulate d’une entreprise qui utilise simplement des outils d’automatisation à une entreprise qui les maîtrise, construisant une excellence opérationnelle qui servira l’organisation dans le futur.
Meilleure collaboration
La transformation technologique a également transformé la façon dont les équipes collaborent au sein d'IQumulate. L'équipe de Tang a tiré parti de Nintex pour se positionner comme des partenaires commerciaux précieux auprès des autres départements.
« À chaque lancement d'un nouveau produit Nintex, nous impliquons tout le monde dans la discussion », explique Tang. « Nous invitons des experts à présenter le produit, à dispenser des formations et à expliquer comment des outils comme Nintex RPA peuvent améliorer leurs flux de travail. »
Cette approche collaborative garantit l'adhésion de ceux qui utiliseront les nouveaux outils tout en favorisant une culture d'amélioration continue. « Nous nous demandons : "Voyez-vous si cela s'intègre à votre environnement de travail ? Comment cela peut-il améliorer vos processus ?" Nous abordons cela comme un partenariat : nous présentons la solution à l'équipe, puis nous collaborons pour déterminer comment l'exploiter et favoriser l'amélioration. »
Une expérience employé transformée
L’impact de l’automatisation chez IQumulate s’étend bien au-delà des mesures opérationnelles et des relations clients : elle a fondamentalement changé ce que signifie travailler dans l’entreprise.
"L’engagement du personnel a considérablement augmenté car les employés ne sont plus obligés d’effectuer des tâches manuelles et répétitives.« , explique Kopka.
Cette réduction des tâches fastidieuses a contribué à une culture d'entreprise déjà forte. « L'engagement de nos employés est très élevé », déclare Kopka. « Nous avons d'ailleurs remporté le prix d'"Employeur de l'année" pour l'engagement pendant trois années consécutives. »
Le plus significatif pour les membres de l'équipe a peut-être été le rétablissement de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. « Les heures supplémentaires étaient monnaie courante ici. Nous travaillions deux à trois heures supplémentaires par jour simplement pour respecter les accords de service », explique Kopka. « Mais ce nombre a été considérablement réduit. Le personnel ne reste pas jusqu'à 7 h pour terminer le travail. »
La transformation a été si importante que Kopka a du mal à imaginer où ils en seraient sans elle : « Si nous n'avions pas mis en œuvre ces changements, nous serions dans une situation bien différente aujourd'hui. L'impact interne a été considérable. »
Perspectives d'avenir : IQumulate se concentre sur l'intégration de l'IA
Alors qu'IQumulate Premium Funding poursuit sa transformation, l'entreprise se tourne vers une nouvelle frontière : l'intelligence artificielle. Forte de son succès en matière d'amélioration et d'automatisation des processus, elle explore désormais les moyens d'exploiter l'IA de Nintex pour améliorer encore l'expérience client.
« J'ai définitivement appris une leçon essentielle : n'ayez pas peur d'échouer ou de faire des erreurs. Ces échecs mènent souvent à des résultats positifs », explique Tang. « Notre parcours vers l'automatisation s'est considérablement accéléré ces deux dernières années, mais il nous a fallu quatre ou cinq ans pour en arriver là. Mon conseil : commencez dès maintenant, n'attendez pas. N'ayez pas peur de l'échec, car les résultats viendront plus tard. »
Cet état d'esprit tourné vers l'avenir, combiné à leur approche réfléchie et méthodique de l'adoption de la technologie, permet à IQumulate de continuer à proposer des solutions innovantes. solutions qui profitent à leur équipe, à leurs partenaires courtiers et, en fin de compte, aux entreprises qu'ils aident à protéger et à développer.
