L'équipe EducationHR joue un rôle essentiel au sein du Conseil du comté de Norfolk (NCC), en fournissant des services RH professionnels à 250 écoles et groupements scolaires du comté. Ces services comprennent notamment le soutien administratif RH (création de nouveaux contrats, mise à jour des données de paie), la rédaction des lettres de nomination, de modification et de licenciement, ainsi que des conseils sur les conditions d'emploi.
L'équipe utilisait le même système RH WorkSpace, hébergé sur serveur, depuis plus de 10 ans, traitant jusqu'à 11 000 demandes clients par an. Puis, en août 2023, le fournisseur du système les a soudainement informés qu'il cesserait le support serveur dans moins de neuf mois. Pour Ian Cooper, responsable du service RH du secteur de l'éducation chez NCC, c'était une excellente occasion de passer à une solution plus performante. cloudUne alternative basée sur cette méthode. Cependant, le temps jouait contre l'équipe.
À l'issue de la procédure d'appel d'offres concurrentielle requise, jaam automation a remporté le contrat de construction du nouveau système HR WorkSpace. Nuno Silva, architecte d'automatisation senior chez jaam, a été chargé de concevoir et de mettre en œuvre ce nouveau système, reposant sur… Nintex Automation K2 Cloud permettrait à EducationHR non seulement d'élargir son offre, mais aussi de garantir une conformité continue avec les nouvelles politiques rigoureuses de NCC en matière de confidentialité des données, de gouvernance et de conformité.
Une approche plus moderne de la prestation de services RH était nécessaire
Lorsque EducationHR a reçu le courriel l'informant de l'arrêt du support de son système RH WorkSpace, la nouvelle n'a pas été une grande surprise. Le fournisseur avait récemment été racheté par une entreprise américaine et EducationHR avait de plus en plus l'impression d'être marginalisée face à la concurrence.
De plus, la frustration de l'équipe vis-à-vis du système existant s'accroissait depuis un certain temps, tandis que de nouvelles réglementations du NCC concernant les mesures de sécurité des données et la migration vers le cloud cela signifiait qu'un changement devenait de toute façon inévitable.
« Notre ancien système commençait à montrer des signes de vieillissement », explique Ian. « Les coûts augmentaient et les options pour le développement futur du système devenaient à la fois limitées et inabordables. »
L'équipe a décidé de remplacer l'ancien système par un nouveau cloud-basé sur la plateforme WorkSpace, en profitant de l'occasion pour implémenter des fonctionnalités supplémentaires qui garantiraient la conformité aux nouvelles réglementations NCC tout en réduisant considérablement le temps nécessaire pour effectuer une série de tâches RH pour les clients.
Cependant, le support de l'ancien système devant prendre fin en mai 2024, réaliser tout cela dans les délais impartis représentait un défi considérable.
Nouvelle plateforme et nouveau partenaire de confiance
En septembre 2023, avant le lancement de l'appel d'offres, EducationHR a consulté Jaam Automation afin de définir les objectifs réalisables. Cette consultation a permis d'identifier les exigences techniques et fonctionnelles du nouveau système. cloud-plateforme basée sur cette technologie. Cependant, une fois le contrat attribué à jaam fin janvier 2024, il ne restait que quatre mois pour la construire et la mettre en œuvre.
Pour respecter ce délai, jaam s'est concentré sur la livraison d'un système de base initial qui prenne en charge les principales exigences d'EducationHR dès le premier jour, mais qui pourrait être amélioré avec des fonctionnalités supplémentaires lors de futures mises à jour du système.
« Compte tenu des délais très serrés, le choix des technologies et des outils adaptés à la nouvelle plateforme était crucial », explique Nuno. « Nous avons décidé d'utiliser Nintex Automation Nous avons utilisé K2 Cloud dès le début, à la fois pour les formulaires back-end et front-end, ainsi que pour la mise en place des flux de travail clés dont l'équipe EducationHR avait besoin pour travailler efficacement.
Nintex Automation K2 Cloud permet aux utilisateurs de coordonner les flux de travail, les applications et les décisions à l'échelle de l'ensemble de l'organisation dans un environnement privé. cloudK2 intègre la gouvernance directement dans les flux de travail, garantissant ainsi la traçabilité de chaque action, le contrôle de chaque décision et la conformité de chaque processus aux politiques et réglementations strictes en matière de données.
Jaam a également tiré parti de technologies complémentaires pour l'intégration, le stockage et la génération de documents afin de soutenir l'architecture globale de la solution. Cette approche a permis à Jaam de construire rapidement une solution très robuste. cloud- une base solide dotée de fonctionnalités essentielles pouvant être enrichies et améliorées au fil du temps.
Transition harmonieuse de l'ancien au nouveau
jaam a livré la nouvelle plateforme WorkSpace en mai 2024, permettant ainsi à EducationHR de passer en douceur de son ancien système au nouveau. cloud- une solution sans aucune interruption pour les clients. Cette première livraison a ensuite été suivie de quatre sprints de développement pour implémenter les fonctionnalités améliorées souhaitées par EducationHR, notamment :
- Téléchargement régulier des données des employés – afin que les clients puissent consulter les informations contractuelles de base de leurs employés et les utiliser pour préremplir automatiquement les champs plutôt que de les saisir manuellement.
- Journaux d'audit et d'activité clairs – aussi bien pour le personnel interne que pour les clients, ce qui signifie que chacun peut voir ce qui se passe à chaque étape du processus.
- Distribution de documents à partir du système – éliminant ainsi la nécessité de leur envoyer manuellement un courriel.
- La possibilité de télécharger directement des pièces justificatives dans le système – permettant un gain de temps considérable pour les clients et les équipes internes.
- Fonctionnalité permettant de s'inscrire aux alertes et notifications – veiller à ce qu'aucune information importante ni aucune étape majeure du processus ne soient manquées.
"Nintex Automation « K2 Cloud a été la clé de la nouvelle plateforme », explique Nuno. « Il nous a permis de créer non seulement toutes les interfaces utilisateur, mais aussi les interfaces d'administration, ce qui signifie que des données essentielles comme les indemnités, les grilles salariales, les établissements et la taille des équipes peuvent être gérées de manière centralisée par les administrateurs. Cela améliore considérablement l'efficacité et permet à l'équipe EducationHR de travailler beaucoup plus rapidement qu'auparavant. »
L'interface utilisateur intuitive simplifie les tâches quotidiennes
La nouvelle plateforme WorkSpace a rapidement apporté de nombreux avantages à l'équipe interne d'EducationHR.
« L’interface utilisateur intuitive la rend incroyablement facile à utiliser, ce qui réduit considérablement le nombre de clics nécessaires pour chaque tâche », explique Jo Gardiner, chef d’équipe chez EducationHR, qui a piloté le projet côté client tout au long des phases de conception, de test, de mise en œuvre et de développement. « De nouvelles fonctionnalités comme l’authentification unique permettent un accès plus rapide à tous, tandis que la possibilité de créer et d’envoyer des documents aux clients directement depuis la plateforme représente un gain de temps considérable. »
Des flux de travail simplifiés permettent aux clients de gagner du temps et de garantir la sécurité des données.
L'impact sur les clients a été tout aussi positif, les retours sur la nouvelle plateforme étant extrêmement positifs.
« L’importation des données des employés permet à nos clients de préremplir de nombreux champs obligatoires, ce qui leur fait gagner un temps précieux », ajoute Jo. « Les pistes d’audit visibles leur permettent de suivre l’exécution des tâches, tandis que la possibilité de recevoir des documents directement dans le système centralise toutes les informations. Cela réduit les risques de fuites de données et permet d’obtenir rapidement et facilement des copies de documents importants en cas de besoin. »
Cap sur l’avenir
Alors qu'EducationHR poursuit sa transformation, l'équipe a déjà identifié une série de prochaines étapes qu'elle souhaite franchir.
« Nous cherchons constamment à améliorer nos flux de travail et à simplifier les processus pour nos collaborateurs et nos clients », explique Jo. « Notre prochain projet consiste à développer un tout nouveau système de gestion des dossiers, appelé CaseSpace, pour notre équipe de conseil en RH. Ce système permettra d'accroître l'efficacité et la cohérence des processus, tout en réduisant les délais de réponse. »
CaseSpace sera également soutenu par Nintex Automation K2 Cloud offrira des fonctionnalités similaires à la plateforme WorkSpace de l'équipe, mais se concentrera sur la gestion des dossiers liés aux relations avec les employés. L'équipe prévoit d'établir des liens étroits entre CaseSpace et WorkSpace afin de faciliter la transmission des informations entre ses équipes RH.
« Ce parcours a été très positif pour nous », conclut Jo. « Pour la suite, nous sommes impatients d'utiliser les outils et plateformes innovants à notre disposition, comme… » Nintex Automation K2 Cloud, pour rester à la pointe du progrès et garantir à nos clients un niveau de service optimal.
