Numérisation des processus de recrutement
En tant que principal organisme de parrainage de programmes d'échange d'enseignants aux États-Unis, Participate recrute des enseignants de haut niveau du monde entier, créant ainsi des programmes d'éducation internationale pour les écoles et les districts scolaires. Si la langue et la distance constituent des obstacles évidents, les démarches administratives nécessaires à l'installation d'enseignants internationaux aux États-Unis représentent également un défi de taille.
Au départ, Participate a fait appel à un développeur interne pour créer une base de données et un système de salon de l'emploi virtuel sur mesure afin de gérer le processus de recrutement. Les membres de l'équipe Participate saisissaient, coupaient et collaient manuellement des données dans de nombreux documents, notamment des CV numériques, des demandes de visa et des formulaires d'inscription aux avantages sociaux. Pire encore, ce système interne nécessitait l'envoi de documents à l'étranger pour signature manuscrite des candidats enseignants, puis leur renvoi par courrier. L'ensemble du processus pouvait prendre des mois.
Au fil du temps, le système de Participate, gourmand en temps et sujet aux erreurs, est devenu insuffisant. En 2012, Participate a migré de son ancienne base de données vers une nouvelle. Salesforceet embauché Salesforce Matt Torcasso, expert en la matière, Salesforce consultant en mise en œuvre.
Matt connaissait très bien Nintex DocGennous avons utilisé le service de génération de documents de [nom de l'entreprise] et nous pensions que c'était la solution évidente.
« À mon arrivée chez Participate, le personnel souhaitait réaliser de nombreuses opérations sur les documents qu'il n'avait jamais effectuées auparavant », explique Matt, aujourd'hui responsable des technologies de l'information chez Participate. « Fort de mon expérience, je savais que Drawloop pouvait gérer les situations les plus simples comme les plus complexes et transformerait radicalement le processus de recrutement des enseignants. »
Générer des documents en un clic
Le suivi de son système de salons de l'emploi virtuels est devenu la priorité absolue de Participate. Pour remplacer ce système, l'équipe de développement de Participate a créé un modèle de CV et l'a utilisé. Nintex DocGen fusionner les informations requises à partir de Salesforce ajouter des objets personnalisés au modèle.
Grâce à une fonctionnalité appelée « Diffusion de contenu », Participate envoie plusieurs CV et les vidéos d'enseignants associées aux responsables des districts scolaires, qui peuvent ainsi facilement consulter les profils et effectuer des recherches sur les candidats.
"Nintex DocGen « Cela permet à mon équipe d'économiser environ 40 heures de travail manuel par saison, auparavant consacrées à la fusion et à la correction des CV des candidats », a déclaré Kyle Freedman, directeur adjoint des partenariats. « Maintenant que nous disposons d'un modèle de CV, il suffit d'appuyer sur un bouton. » Salesforce et il ne faut que quelques minutes pour envoyer les CV de plusieurs candidats à nos clients des districts scolaires. »
Avec Nintex DocGen, nous avons non seulement créé un processus de gestion électronique des documents, mais de nombreux documents sont également préremplis de données dans SalesforceTout le monde y gagne – nos équipes internes comme nos candidats enseignants – à ne plus avoir à manipuler et remplir de documents. C'est une expérience de première qualité.
Matt Torcasso, Salesforce Consultant de mise en œuvre
Nintex DocGen permet aux clients internes de Participate de s'aider eux-mêmes
Participate est le principal organisme américain de parrainage des visas K1, qui permettent aux enseignants étrangers d'enseigner légalement aux États-Unis pendant trois à cinq ans. Avec un coût moyen de 50 $ par dossier, l'envoi de centaines de demandes de visa chaque année représentait autrefois une dépense considérable. Aujourd'hui, Participate envoie les dossiers de visa par voie électronique, ce qui permet d'économiser des milliers de dollars.
Participer utilise également Nintex DocGen – avec Excel comme intermédiaire – pour agréger les informations de badgeage au niveau de chaque école et du district scolaire. La génération de documents transfère les données de badgeage des enseignants depuis Salesforce vers Excel, puis dans des tableaux récapitulant le nombre total de crédits de badges obtenus par chaque individu.
Nintex DocGen Participate permet à ses utilisateurs internes d'aider eux-mêmes les enseignants, les écoles et l'ensemble du district. Les données sont converties en graphiques, accessibles aux écoles et aux administrateurs du district.
Nintex DocGen a amélioré la productivité et l'efficacité du recrutement, des ventes, des districts scolaires clients et des services informatiques et Salesforce équipes administratives.
«Comme le Salesforce « En tant qu'administrateur de l'ensemble de l'entreprise, il est parfois difficile de répondre aussi rapidement que je le souhaiterais à chaque demande interne », a déclaré Matt. « Parce que Nintex DocGen Grâce à son interface d'administration conviviale et intuitive, mes clients internes peuvent gérer eux-mêmes leurs comptes et effectuer des mises à jour simples des champs et des étiquettes sans jamais avoir à me solliciter.
À propos de Nintex
Nintex est la référence mondiale en matière de gestion et d'automatisation des processus. Aujourd'hui, plus de 8 000 clients des secteurs public et privé, répartis dans 90 pays, font confiance à la plateforme Nintex pour accélérer leur transformation numérique en gérant, automatisant et optimisant facilement et rapidement leurs processus métier.
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