Une nouvelle façon d'embaucher
Les responsables de l'unité de planification et d'installations des infrastructures (IPF) de l'Université d'État du Michigan devaient maintenir leurs opérations avec une efficacité maximale. Un élément clé pour atteindre des performances optimales était de disposer des bonnes personnes, ce qui impliquait d'optimiser le processus de recrutement. IPF souhaitait clarifier les exigences du poste, gérer la paperasse plus efficacement et améliorer le processus d'intégration, ce qui contribuerait à ce que l'IPF recrute avec succès les candidats les plus qualifiés. L'IPF était claire sur le processus de recrutement et d'intégration cohérent, efficace et transparent qu'elle souhaitait – mais y parvenir était compliqué par des processus concurrents apparus indépendamment au cours de 50 ans, des obligations contractuelles envers divers syndicats, des différences opérationnelles et plus encore.
L'IPF utilisait Nintex Process Management Depuis plusieurs années, nous avons cartographié et géré les processus métier, mais uniquement pour ce que Kelly Feister, coordinatrice de la gestion des actifs et de la maintenance préventive chez IPF, appelait des « poches d'informations ». Lorsque Mme Feister et ses collègues ont décidé de tester la capacité de la solution à gérer des processus de bout en bout, ils ont identifié le processus de recrutement et d'intégration comme leur candidat idéal.
Tester une capacité de processus de bout en bout
L'équipe d'amélioration des processus de l'IPF a d'abord utilisé Nintex Process Management Afin de recueillir les contributions de sa méthodologie d'amélioration des processus RAPID en cinq phases, un cadre populaire dans l'enseignement supérieur, l'IPF a ensuite organisé une journée « Process Palooza » avec des intervenants clés de tous les secteurs de l'organisation. Les participants ont examiné le système Nintex. Process Management processus et détails fournis, ressources supplémentaires, idées d’amélioration, questions et plus encore – plus de 150 éléments de retour d’information sur les processus au total.
L'équipe d'amélioration a examiné les commentaires et les a utilisés pour créer une nouvelle version du processus d'embauche et d'intégration, en utilisant Nintex Process Management fonctionnalités incluant les processus liés, les conditionnels, les processus parallèles et le balisage des systèmes.
Une fois le processus complet et mis à jour approuvé, l'IPF a organisé une session de formation destinée à un large éventail de collaborateurs, de la direction aux superviseurs, en passant par les managers, les coordinateurs de recrutement et les assistants administratifs. Les participants ont utilisé Nintex. Process Management pour revoir chaque étape du nouveau processus de bout en bout et continuer à utiliser Nintex Process Management en tant que source unique et centralisée d'informations fiables et à jour sur le recrutement et l'intégration.
