Au MBIE NZ Companies Office, 45 employés traitent 400 appels et 4,000 22 transactions par jour. Ils gèrent XNUMX registres différents et aident d'autres pays à faire de même.
Bureau des sociétés MBIE NZ adopté la norme ISO 9001 Avant même que cela ne soit obligatoire. Anita Savelio, responsable de l'équipe Assurance Qualité, explique que c'est parce que les enjeux sont importants : l'avenir des entreprises et des vies réelles dépend de l'exactitude et de la fiabilité des données.
« Nous ne voulons pas que quelqu'un prenne une décision commerciale sur la base de nos informations et constate le lendemain que les choses ont changé. Ce qui est publié doit être correct du premier coup. »
Du temps et des efforts pour se tenir au courant
Maintenir la norme ISO 9001 et assurer manuellement cette qualité représentait un défi majeur pour le Companies Office. Pour adhérer aux meilleures pratiques définies par la norme, l'entreprise documentait les processus du début à la fin, y compris toutes les complexités… et elles étaient nombreuses.
Même avec une équipe de personnes gardant les informations à jour, une équipe de deux personnes devait être responsable du suivi de chaque changement de processus — une tâche presque impossible dans une grande organisation.
« Nintex disposait de toutes les fonctionnalités automatisées nécessaires pour répondre à nos normes. Et comme les normes ont évolué, Nintex Promapp continue d'évoluer, ce qui nous réjouit vraiment », a déclaré Savelio.
Automatiser les complexités — économiser sur les coûts
Documenter chaque processus du début à la fin, en écrivant tout et en manipulant manuellement les cartes Visio, prenait beaucoup de temps. Avec Nintex, la documentation est automatique et toutes les informations s'affichent sur un seul écran. Cela représente un gain de temps et d'argent. Par exemple, l'équipe d'assurance qualité comptait auparavant cinq personnes très occupées. Désormais, elles ne sont plus que deux à gérer les processus.
Cette efficacité accrue est en partie due à la capacité des équipes à maintenir leurs propres processus à jour. C'est logique : ces processus sont plus utiles car ils reposent sur une véritable connaissance du terrain.
Anita, responsable de l'équipe d'assurance qualité, peut suivre tous ces changements au fur et à mesure de leur mise en œuvre. Elle peut rapidement repérer les processus non mis à jour et inciter les responsables d'équipe à le faire. Une fois les modifications validées, elles sont automatiquement mises à jour pour le personnel, permettant ainsi à tous les intervenants de travailler avec les informations les plus récentes.
Les processus ne sont accessibles au personnel qu'une fois publiés. Les responsables des processus peuvent travailler sur les mises à jour sans interrompre la consultation des informations par le personnel.
Qui peut voir quoi et quand
Les différentes équipes du Companies Office ont différents niveaux d'accès à Nintex, en fonction des informations qu'elles traitent.
Il est parfois important de restreindre l'accès à l'information. Par exemple, l'une des équipes est chargée de l'application de la loi, qui traite des informations très sensibles. Pour préserver la confidentialité de ces informations, l'équipe chargée de l'application de la loi dispose d'autorisations et doit se connecter au système pour consulter les processus.
À l'inverse, la possibilité de partager des processus moins sensibles facilite les interactions avec d'autres organisations et le public. Par exemple, le Companies Office met à la disposition du centre de contact des processus et des informations accessibles à tous.
« Avec Nintex, l'information peut être restreinte ou librement accessible. Cela permet cette flexibilité, d'un extrême à l'autre », a déclaré Savelio.
Garder une trace de chaque changement
Compte tenu de la complexité des activités, il est important de suivre les modifications et les versions des documents, et pas seulement parce qu'il s'agit d'une exigence de la norme ISO 9001. En cas de problème, l'historique du document peut être récupéré pour aider à le résoudre.
Auparavant, le suivi des modifications des documents était complexe, mais ce n'est plus le cas avec Nintex. Chaque fois qu'un collaborateur clique sur « Enregistrer », une nouvelle version du document est créée et un numéro de version lui est attribué. L'auteur de la modification est identifié et les autres collaborateurs peuvent suivre les modifications.
« Ce sont les équipes qui travaillent avec le processus. Elles savent immédiatement quand quelque chose a changé ; elles peuvent facilement apporter des modifications avec Nintex », a déclaré Savelio.
Les propriétaires de processus peuvent archiver leurs documents en sachant qu'ils peuvent être récupérés à tout moment ou supprimés après une certaine période.
Nintex vous facilite la tâche
Vérification des modifications, rappels aux chefs d'équipe et revues : tout cela se fait quelques fois par mois seulement. Grâce aux notifications automatisées et au système convivial de Nintex, le Companies Office économise du temps et de l'argent, tout en améliorant la précision et la transparence de ses processus.
Je n'ai jamais vu de meilleur système. Nintex simplifie les choses.
Garder une trace de chaque changement
et Gestionnaire de processus Nintex, les informations sont standardisées et mises à jour à chaque changement et révision.
Les différentes équipes du Companies Office ont différents niveaux d'accès aux Process Manager en fonction des informations qu'ils traitent, les informations confidentielles sont donc réservées à ceux qui en ont l'autorisation.
À l’autre bout de l’échelle, la possibilité de partager des processus moins sensibles facilite l’interaction avec d’autres organisations et membres du public.
