Créé en 1964 par feu David Rockefeller et d'autres, l'International Executive Service Corps rassemble l'élite des secteurs public et privé américains pour stimuler le développement économique des pays en développement du monde entier. Les activités de l'IESC couvrent le commerce et l'entreprise, l'information et la communication et les technologies appliquées, les services financiers, le tourisme, le secteur public et l'accompagnement des entreprises. L'organisation n'est pas immense – elle ne compte que 100 employés – mais son impact est considérable. L'IESC a mené à bien plus de 25,000 130 projets dans XNUMX pays. Un projet financé par l'USDA en République dominicaine, par exemple, aide les agriculteurs à accroître le rendement de leurs aubergines – et leurs revenus – en remplaçant les pesticides par des soucis et des tournesols qui favorisent la lutte naturelle contre les ravageurs.
Forte de son expérience, l'IESC cherche constamment à améliorer l'efficacité de ses opérations. Après tout, les contrats et subventions gouvernementaux financent une grande partie de son travail, et les exigences de conformité et de responsabilité liées à ces ressources sont plus strictes que celles auxquelles sont soumises de nombreuses entreprises privées.
C'est en partie la raison pour laquelle l'IESC a migré d'un environnement Lotus Notes sur site vers Microsoft Office 365 en 2014. L'IESC a acquis une approche moderne, cloudun environnement basé sur le cloud, accessible au personnel et aux bénévoles du monde entier, prenant en charge les appareils mobiles et permettant à l'organisation de se libérer de la maintenance du matériel.
Les choses ne se sont pas déroulées comme prévu
L'IESC a utilisé une solution prête à l'emploi SharePoint Pour les formulaires et les flux de travail, le personnel et les bénévoles ont trouvé leur utilisation difficile. L'adoption a été faible. Les utilisateurs optant pour des solutions de contournement par e-mail pour contourner les flux de travail ont créé le risque d'audit que l'IESC souhaitait précisément éviter.
L'IESC avait besoin d'une meilleure solution de gestion des flux de travail. Elle a étudié d'autres options, dont Infowise Ultimate Forms, et a choisi Nintex. Workflow pour Office 365.
« Nous voulions une solution qui s’intègre parfaitement à Office 365 « Nous avions déjà une interface très intuitive, déjà largement utilisée », explique John Troup, responsable des services d'information à l'IESC. « C'est Nintex pour Office 365C'est vraiment une norme du secteur. Les consultants l'ont recommandé. Les responsables informatiques de notre association professionnelle l'ont recommandé.
Des victoires faciles et efficaces
Troup et son équipe ont adopté Nintex Workflow pour Office 365 En 2015, nous avons mis en place un flux de travail relativement simple pour les demandes de congés du personnel, réduisant ainsi immédiatement le temps d'approbation des demandes par les superviseurs. Les dirigeants ont également apprécié la possibilité d'approuver les demandes simplement et facilement via l'interface Nintex sur leur téléphone, sans passer par un serveur. SharePoint.
Fort de cette victoire, l'IESC a ensuite créé un flux de travail plus complexe pour la gestion des sous-traitants, nécessitant une intégration avec les logiciels tiers DocuSign et Taleo. « L'intégration était on ne peut plus simple », explique Troup. « Nintex dispose d'une intégration native avec DocuSign, ce qui élimine le besoin de travail personnalisé. De plus, les services Web de Nintex étaient un excellent moyen d'appeler l'API REST de Taleo. Nous avons ainsi économisé un temps précieux et des coûts considérables pour les consultants. »
La productivité est en hausse de 350 %
Un autre workflow IESC, celui de l'approbation des factures, « permet d'économiser beaucoup de temps et de réflexion », explique Troup. Il élimine également le travail physique lié à l'approbation des factures, comme la recherche des superviseurs dans les couloirs pour obtenir leurs signatures. Ce workflow, basé sur Nintex, vérifie le profil de l'émetteur pour savoir s'il est autorisé à approuver directement la facture ; dans ce cas, la facture est transmise directement à la comptabilité pour traitement. Sinon, le workflow utilise des notifications par e-mail et un tableau de bord rapide pour acheminer automatiquement les factures.
Les résultats du processus d'approbation des factures sont impressionnants. La productivité a considérablement augmenté, IESC traitant 350 % de factures de plus qu'avant l'utilisation de Nintex. Workflow. Et le temps d’approbation d’une facture est réduit de 80 %, passant de 7 jours à 1.5 jour ou moins.
Troup apprécie la différence que l'IESC a faite avec Nintex Workflow« Lorsque je travaillais dans une équipe projet, je passais une grande partie de ma journée à déterminer où en étaient les factures et les demandes de déplacement [dans le processus d'approbation] et à les enregistrer dans mes propres feuilles de suivi Excel », explique-t-il. « Avec Nintex, nous avons éliminé tout cela. WorkflowNous ne perdons pas de temps à échanger des courriels ou à effectuer un suivi manuel. Office 365 est en place, ce qui signifie que le personnel et les bénévoles l'apprécient.
Stimule Office 365 manière intense
Depuis que l'IESC a adopté Nintex Workflow et a rendu les flux de travail accessibles via son SharePointDans les centres d'approvisionnement basés sur le cloud, les visites au centre d'approvisionnement ont été multipliées par 10. C'est un exemple d'utilisation active accrue pour Office 365.
Les fonctionnalités qui permettent au personnel de l'IESC de suivre automatiquement les flux de travail permettent également à l'organisation de respecter les exigences de conformité et de responsabilité. « Tout passe par Nintex. » Workflow « La solution fournit un historique complet des flux de travail », explique Troup. « Nous utilisons Nintex. Workflow pour éliminer le risque des audits.
Réduit les risques et les pénalités potentielles
Autrement, ce risque serait considérable. « Si nous ne pouvons pas démontrer l'utilisation et le suivi des fonds, nous pourrions perdre de futures sources de financement », explique Troup. « Nous pourrions être passibles d'amendes importantes. Cela pourrait mettre en péril la stabilité financière de l'organisation. Nintex atténue ce risque pour nous. » Pour l'avenir, Troup voit Nintex Mobile au cœur d'un ensemble d'applications évolutives prévues pour les bureaux internationaux de l'IESC. Et ce n'est là qu'une des utilisations futures. « Plus je passe de temps sur la plateforme Nintex, plus j'en tire profit, plus je trouve de fonctionnalités qui peuvent améliorer la productivité de nos équipes et l'efficacité de notre organisation. »
