New Bedford Corporation était confrontée à la tâche quotidienne consistant à saisir manuellement et fastidieusement les données sur les soins des patients dans son application Vitera Intergy Practice Management. Chaque semaine, des milliers de frais médicaux – des dossiers contenant jusqu'à 40 informations différentes, notamment le nom, l'adresse et le traitement spécifique – provenant des 50 clients prestataires de soins de santé de New Bedford ont été reçus, saisis dans Intergy et vérifiés par recoupement pour l'exactitude et les informations d'assurance. . Ce faisant, l'entreprise risquait des erreurs de saisie, des retards et les implications juridiques inhérentes au traitement d'informations médicales sensibles, sans parler du coût d'embauche de travailleurs pour effectuer le travail.
« C'était un processus manuel, mais pour nous, il ne s'agit pas simplement de saisir des informations », explique Jonathan Ferrell, président de New Bedford. « Parfois, les informations démographiques du patient n'existent pas dans notre base de données et nous devons les demander au prestataire. Parfois, nous recevons des frais en double ou des frais de suivi qui ne devraient pas du tout être facturés à l'assurance. Il y a des décisions à prendre en cours de route.
Après une évaluation minutieuse de l'efficacité, de la facilité d'utilisation et de la valeur, New Bedford Corporation a choisi Nintex RPA pour automatiser la saisie de ses données de facturation, ce qui a considérablement amélioré sa productivité.
Le défi
Les employés de New Bedford devaient examiner personnellement les dossiers des patients, enregistrer et saisir manuellement des données telles que le nom, l'emplacement et le traitement du patient dans leur logiciel de facturation exclusif. Ici, les codes et les coûts ont été attribués et les enregistrements sont exportés quotidiennement sous forme de feuille de calcul Microsoft Excel™.
Le processus précédent de New Bedford exigeait que les données exportées soient saisies manuellement dans Intergy. Avec jusqu'à 30 secondes pour chacun des 1,000 XNUMX enregistrements quotidiens, New Bedford avait besoin de huit heures par jour pour charger manuellement les données des patients et de facturation.
La solution RPA
Nintex RPA copie désormais automatiquement les données des patients à partir du système de facturation exclusif de New Bedford et les saisit dans Intergy à une fréquence allant jusqu'à six enregistrements par minute, soit un gain de temps de 62 % par rapport à la saisie manuelle. De plus, Nintex RPA fonctionne la nuit, les employés sont donc libres pendant les heures de travail de créer de la valeur par d'autres moyens. « Nous pouvons consacrer plus de temps à d’autres activités, comme le suivi des paiements auprès des compagnies d’assurance. Cela se traduit par des revenus encore plus importants collectés en aval. dit Ferrell.
New Bedford estime que Nintex RPA leur évite d'avoir à ajouter deux employés à temps plein pour effectuer leurs tâches de saisie de données, soit une économie pouvant atteindre 70,000 100 $ par an. Et, tout comme le ferait un employé à temps plein, Nintex RPA réagit intelligemment aux données qu'il rencontre. Contrairement à un employé à temps plein, Nintex RPA saisit les données avec une précision de XNUMX %.
« Si un patient n'existe pas dans notre système, Nintex RPA rédige un journal des erreurs. S'il y a des frais de suivi qui ne devraient pas être facturés à l'assurance, par exemple, Nintex RPA marque ces frais directement comme « responsabilité du patient » », a déclaré Ferrell. « Foxtrot réagit lorsqu'un problème est détecté. Nous appelons cela une saisie de données intelligente.
