Parfois, il est judicieux pour les entreprises que les humains restent à l’écart. Workflow L'automatisation est une méthode intelligente permettant d'effectuer une série de tâches sans intervention humaine. Grâce à une logique basée sur des règles, le logiciel gère les tâches, les flux de travail et le routage, de l'approbation des documents à la saisie des données.
Découvrez comment l’automatisation des flux de travail améliore la collaboration et la productivité et comment trouver et mettre en œuvre le bon logiciel.
Définition de l'automatisation des flux de travail (et comment les entreprises l'utilisent)
Workflow L'automatisation consiste à remplacer les flux de travail manuels par des règles et des déclencheurs automatisés. Par exemple, lorsqu'une tâche est terminée, l'automatisation lance la tâche suivante.
Les entreprises utilisent des flux de travail automatisés pour :
- Remédier aux inefficacités opérationnelles : L'automatisation garantit que les tâches sont exécutées à temps et selon des règles spécifiques. Cela réduit les goulots d’étranglement et le temps passé à corriger les erreurs.
- Libérez le temps des employés pour des tâches précieuses : Grâce aux flux de travail automatisés fonctionnant en arrière-plan, les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur des tâches plus précieuses qui nécessitent une expertise spécialisée.
- Réduire les coûts: Grâce à l'automatisation des flux de travail, les entreprises réduisent leur dépendance aux ressources. Elles ont besoin de moins d'heures de travail humain, ce qui réduit leurs coûts de main-d'œuvre.
- Minimisez les erreurs : Moins de dépendance à l’égard d’employés humains signifie moins de risques d’erreur humaine et moins de temps passé à corriger ces erreurs.
- Améliorer l’expérience client : Les flux de travail automatisés réduisent les goulots d'étranglement et les erreurs pour garantir des livraisons plus ponctuelles. Les entreprises les utilisent également pour envoyer des e-mails personnalisés, proposer une assistance par chatbot et en direct, et optimiser les tickets d'assistance.
- Faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe : Les entreprises utilisent l'automatisation des workflows pour envoyer des notifications ponctuelles, améliorer la visibilité des opérations et proposer des mises à jour de projet en temps réel. En tenant tout le monde informé, l'automatisation des workflows améliore le travail d'équipe et la communication.
Workflow l'automatisation en action
Grâce aux outils d’automatisation des flux de travail, les entreprises peuvent rationaliser presque tous les flux de travail commerciaux. gagner du temps et de l'argent. Par exemple, vous pouvez :
- Collectez des signatures électroniques dans votre processus d'approbation
- Collecter et partager des donnéesAjouter des prospects aux campagnes goutte à goutte
- Envoyer des alertes à l'approche des échéances
- Acheminer les tâches vers la personne responsable
- Intégrer les clientsRecueillir des commentaires après l'achat
- Générer et envoyer des facturesApprouver les demandes de congés
- Gérer les tickets d'assistanceCréer des rapports
Workflow Les logiciels d'automatisation s'intègrent à d'autres outils, vous permettant ainsi de gérer facilement des flux de travail complexes et interdépendants. Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail unique qui crée un enregistrement dans votre logiciel de gestion de la relation client (CRM), alimente une liste dans une base de données et alerte certains employés via l'application de messagerie de votre entreprise.
Fabricant de vêtements Lands' End a créé un flux de travail Nintex Pour accélérer le traitement des commandes personnalisées de vêtements avec logo, un processus auparavant lent, manuel et fastidieux, l'entreprise a constaté une réduction de 76 % du nombre d'étapes de travail et une précision des commandes passée de 50 % à 95 %. Lands' End gère ainsi moins de retouches et réalise des économies, grâce à l'automatisation du flux de travail.
Comment choisir le bon logiciel d'automatisation des flux de travail
Tous les outils d'automatisation des flux de travail ne se valent pas. Lors du choix d'une plateforme, tenez compte de facteurs tels que le budget de votre entreprise, le nombre d'employés et les inefficacités. Ensuite, sélectionnez le logiciel qui répond le mieux à vos critères.
Certaines caractéristiques et fonctionnalités clés à rechercher incluent :
| Conception low-code Une interface utilisateur intuitive réduit la prise en main du logiciel et la dépendance au service informatique, tout en augmentant votre délai de rentabilisation. Privilégiez une option permettant aux employés de glisser-déposer des éléments visuels sur un canevas de flux de travail sans aucune connaissance en codage. | Personnalisation Votre entreprise a des besoins d'automatisation des flux de travail spécifiques à votre modèle économique, à vos employés et à votre technologie existante. Choisissez un logiciel qui vous permet de personnaliser vos flux de travail grâce à la logique conditionnelle, aux intégrations et à la mise en forme des formulaires. |
| Rapports et analyses La plupart des plateformes d'automatisation vous permettent de surveiller et d'améliorer les performances de vos workflows via un tableau de bord. Choisissez une solution offrant également des rapports intégrés, afin de pouvoir télécharger des rapports d'analyse et en discuter avec votre équipe. | Opérabilité du cloud Les outils cloud vous permettent d'accéder à vos flux de travail où que vous soyez. C'est essentiel pour les entreprises dont les équipes travaillent à distance, mais cela présente également d'autres avantages. La maintenance est généralement réduite et les données sont plus sécurisées et confidentielles. |
| Gabarits Vous aurez probablement besoin de votre flux de travail générer des documents et les formulaires. Commencer avec un modèle vous permet de gagner du temps tout en obtenant un résultat personnalisé. Envisagez un logiciel doté de fonctionnalités améliorées par l'IA pour créer et traduire vos formulaires et options telles que les balises de géolocalisation et les pièces jointes. | intégrations Workflow Les logiciels d'automatisation doivent s'intégrer à votre infrastructure technologique existante. Vérifiez les spécifications du fournisseur. page d'intégrations pour vous assurer qu'il offre des connexions intégrées aux applications populaires et des options Open API pour offrir plus d'options. |
| Service client
L'assistance varie considérablement selon les produits d'automatisation des workflows et les niveaux de prix. Vous pourriez avoir besoin d'aide pour une installation de base ou d'une assistance plus approfondie pour la configuration et l'utilisation. Choisissez un logiciel qui vous offre l'assistance dont vous avez besoin, comme vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'une base de connaissances en libre-service ou d'un accompagnement téléphonique. | Prix Optez pour un produit avec des niveaux de tarification flexibles afin de ne pas payer pour plus de fonctionnalités que nécessaire. Certaines entreprises proposant des outils d'automatisation des workflows créent des forfaits personnalisés sur demande. |
Étapes pour mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail
Workflow L'automatisation simplifie et optimise les tâches métier, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. Voici comment démarrer avec l'automatisation des workflows en six étapes :
Étape 1 : Identifier un flux de travail à automatiser
La première étape de la mise en œuvre de l'automatisation des workflows consiste à identifier les tâches ou opérations qui pourraient en bénéficier. Évitez les suppositions ou les intuitions. Cartographiez plutôt vos opérations actuelles et analysez les points à améliorer. Identifiez les tâches répétitives, les approbations manuelles ou les points bloquants. Ensuite, interrogez vos employés sur leurs principaux obstacles et frustrations.
Étape 2 : Définissez vos objectifs
Les données collectées à la première étape devraient vous aider à définir vos objectifs. Quels bénéfices espérez-vous tirer de l'élimination des inefficacités de ce flux de travail ? Par exemple, vous pourriez souhaiter accélérer la mise sur le marché, accroître la productivité ou optimiser le retour sur investissement (ROI). Assurez-vous que votre objectif est mesurable et qu'il soutient au moins un objectif organisationnel afin de renforcer l'adhésion.
Étape 3 : Choisissez le bon outil
Si vous ne disposez pas encore d'un outil d'automatisation des workflows, choisissez-en un qui répond aux besoins de votre entreprise. Privilégiez une solution conviviale et évolutive, offrant des fonctionnalités robustes comme le glisser-déposer, des capacités d'intégration et de reporting. De nombreuses entreprises proposent une démonstration en direct ou essai gratuit pour vous assurer que le logiciel fonctionne pour vous avant d'investir dans celui-ci.
Étape 4 : Concevoir et créer le nouveau flux de travail
Dans votre outil d'automatisation, cartographiez le nouveau flux de travail sur un canevas. Commencez par identifier et configurer l'événement de démarrage, qui marque le début de votre flux de travail. Par exemple, votre flux de travail peut démarrer lorsqu'un utilisateur crée un fichier dans Google Drive ou remplit un formulaire. Ensuite, ajoutez et configurez des actions et des dépendances supplémentaires sur votre carte. Cela peut paraître compliqué, mais c'est facile à réaliser grâce à une interface glisser-déposer avec un logiciel adapté.
Étape 5 : tester et affiner le flux de travail
Avant de déployer l'automatisation du workflow, testez-la pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu. De nombreuses plateformes de gestion de workflow vous permettent d'exécuter un exemple de workflow avant de le publier. Ensuite, continuez à itérer jusqu'à obtenir le résultat souhaité.
Workflow automatisation vs. robotic process automation
Workflow automatisation et robotic process automation (RPA) aide à la fois une organisation à rationaliser les flux de travail et à améliorer l'efficacité en réduisant la charge de travail des employés.
Workflow l'automatisation Définit et optimise un processus de bout en bout pour une exécution autonome, sans intervention humaine. Vous pouvez l'utiliser pour structurer votre processus d'approbation des dépenses de A à Z, en créant un workflow qui génère automatiquement des formulaires, automatise les tâches, envoie des mises à jour de statut et collecte les signatures. Avec un logiciel d'automatisation de workflow low-code, il est facile de glisser-déposer des composants sur une interface visuelle.
Robotic process automation fournit aux organisations une équipe de « robots » logiciels virtuels pour effectuer des tâches répétitives pour les employés humains. Ces robots peuvent effectuer des tâches chronophages comme surveiller les stocks, former les employés ou remplir des feuilles de calcul. Par exemple, au lieu de transférer manuellement des données d’une application à une autre, la RPA peut le faire à votre place. Cela élimine les erreurs possibles et vous évite une tâche fastidieuse, vous laissant ainsi plus de temps pour des responsabilités créatives ou stratégiques.
Et les organisations n’ont pas à choisir entre l’automatisation des flux de travail et robotic process automation. La plupart trouvent les deux solutions se complètent pour améliorer leur efficacité opérationnelle, permettre l’agilité de l’entreprise et améliorer la satisfaction des employés.
Tendances futures en matière d'automatisation des flux de travail
Workflow l’automatisation change la façon dont les gens font des affaires. D’ici 2030, les entreprises pourraient automatiser des activités représentant jusqu’à 30 % des heures travaillées actuellement aux États-Unis, selon McKinsey.
Alors que de plus en plus d’organisations s’appuient sur l’automatisation, il convient d’examiner de plus près quatre tendances émergentes :
- Intelligence artificielle (AI)
Grâce à l'IA, les outils d'automatisation des flux de travail peuvent identifier des modèles de données et utiliser l'analyse prédictive pour améliorer les flux de travail. Les capacités d'IA générative vous aident à créer des documents et à traduire des PDF d'une langue à l'autre. Au fil du temps, de plus en plus de solutions offrira des connexions intégrées à OpenAI et Azure pour offrir des options simples d'écriture, de conception et de création. - Automatisation low-code et no-code
Les entreprises recherchent une technologie de workflow permettant une adoption et une évolutivité rapides. Les outils low-code et no-code rendent cela possible. Ils permettent à chacun de créer ou de modifier un workflow, démocratisant ainsi le processus d'automatisation et le rendant plus collaboratif. Les équipes n'ont pas besoin d'attendre que le service informatique ajoute une tâche ; elles peuvent le faire elles-mêmes, garantissant ainsi la continuité des activités. - Hyperautomatisation
L'hyperautomatisation est le processus d'automatisation de toutes les activités possibles au sein d'une entreprise. Les organisations qui misent sur l'hyperautomatisation adoptent de multiples outils pour rationaliser les tâches répétitives ou répétitives, comme l'IA, la RPA et le machine learning (ML). Désignée par Gartner comme l'une des principales tendances technologiques stratégiques de 2022, l'hyperautomatisation poursuit son essor. Elle permet aux entreprises d'exploiter leurs données opérationnelles et d'améliorer l'efficacité et la précision de leurs flux de travail complexes, tels que les cycles de facturation, la logistique d'expédition, les communications avec le service client et l'analyse commerciale. - L'essor de l'automatisation des flux de travail dans l'informatique
D’après Salesforce95 % des responsables informatiques et d'ingénierie accordent la priorité à l'automatisation des flux de travail. Plus de logiciels solutions offrira des fonctionnalités pour améliorer la capacité du service informatique à automatiser l'administration du réseau et à configurer, gérer et surveiller les services et périphériques réseau.
Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont l’automatisation peut aider votre entreprise.
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