Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

La réponse courte : l’automatisation des processus est le MVP pour votre entreprise.

Définition de l'automatisation des processus

L'automatisation des processus est une approche d'automatisation des étapes de travail basée sur l'IA et assistée par des robots, visant à optimiser les flux de travail des entreprises. Elle permet aux organisations d'automatiser leurs processus métier afin de libérer du temps et des ressources. Elle favorise également la gestion des risques et la sécurité globale en éliminant les erreurs humaines liées aux tâches répétitives. La transformation numérique étant au cœur de nombreuses stratégies d'entreprise, l'automatisation des processus est (et reste) un outil précieux d'amélioration continue.

Exemples d'automatisation de processus

Bien que l’automatisation des processus soit plus dynamique, flexible et intelligente que jamais, le concept existe depuis longtemps. Après tout, les humains créent des machines pour faciliter leurs travaux fastidieux depuis des milliers d’années ; les machines d'aujourd'hui sont tout simplement beaucoup plus sophistiquées.

Pour un exemple concret d'automatisation des processus, il suffit d'observer ce qui se passe autour de vous. Vous pourriez utiliser un chatbot basé sur l'IA pour le service client lors de vos achats en ligne. Au travail, vos demandes de congés génèrent automatiquement des enregistrements pour la commodité de votre organisation. Au sein du service informatique, les experts en sécurité de votre organisation accèdent aux rapports et journaux d'activité de plusieurs équipes de l'entreprise pour suivre les tendances en matière de sécurité et de conformité.

L'automatisation des processus est omniprésente et peut améliorer l'efficacité de presque tous les flux de travail de votre organisation. D'ailleurs, la plupart des entreprises qui utilisent des outils d'automatisation des processus en bénéficient directement.Lisez quelques-unes de leurs histoires ici.)

Automatisation des processus métier (BPA) vs. robotic process automation (APR)

Business Process Automation, ou BPA, décrit une approche de l'automatisation dans des environnements commerciaux pris en charge par la technologie. Cette technologie peut inclure Robotic Process Automation, ou RPA, un type de BPA utilisant des robots logiciels et l'intelligence artificielle pour observer, mémoriser et reproduire une série d'actions effectuées par un humain. Ainsi, si le BPA est un terme générique, le RPA se trouve en dessous (avec d'autres types de technologies d'automatisation).

Le BPA est souvent confondu avec d'entreprise Process Management (BPM). Cette dernière se décrit mieux comme une stratégie, combinant différents types de philosophies et de technologies pour documenter et gérer les processus métier. La première, en revanche, fait spécifiquement référence aux améliorations technologiques des processus métier grâce à l'automatisation. En termes simples : l'automatisation des processus métier automatise, tandis que l'automatisation des processus métier Process Management documents.

Comment mettre en œuvre l'automatisation des processus métier

On pourrait être tenté de dire qu'il n'y a pas de mauvaise façon d'utiliser les outils d'automatisation des processus métier. Mais certaines méthodes sont meilleures que d'autres.

Les essais et erreurs seront votre meilleur allié dans votre démarche d'automatisation des processus (l'amélioration continue est la marque de fabrique des entreprises les plus compétitives), mais rassurez-vous : le logiciel se charge du travail fastidieux et répétitif. C'est son rôle !

Identifier les opportunités
Commencez par examiner les processus les plus importants de votre organisation. Ce sont souvent ceux qui ont le plus d'impact sur les équipes et les services : ceux qui prennent le plus de temps, mobilisent le plus de ressources et génèrent le plus d'erreurs et/ou d'incidents de sécurité. En résumé, identifiez les processus qui, entièrement automatisés, pourraient avoir l'impact le plus important sur votre productivité.

Vous ne savez pas par où commencer ? Appelez un ami (ou un collègue, dans ce cas). Dans la plupart des entreprises, les personnes les plus proches des processus problématiques sont les mieux placées pour mettre en lumière les points à améliorer. Demandez des précisions sur les points faibles des flux de travail, le gaspillage de ressources et la fréquence des audits ou des contrôles de conformité. Ces données vous rappelleront vos progrès par la suite.

Fixer des objectifs
Une fois que vous avez une meilleure compréhension des processus les plus impactants de votre entreprise, il est temps de porter votre attention sur la concurrence. Pensez aux organisations qui établissent la norme en matière de performance dans votre secteur. Que font-ils bien ? Que font-ils de manière plus efficace ? Compte tenu du temps, du soutien et des ressources, votre entreprise pourrait-elle raisonnablement obtenir les mêmes résultats ?

La première étape pour atteindre un objectif ambitieux comme celui-ci consiste à le décomposer en objectifs plus petits et plus faciles à gérer. En analysant chaque flux de travail et chaque étape de celui-ci, dressez la liste des objectifs « essentiels » et « souhaitables ». N'oubliez pas que les meilleurs objectifs sont à la fois ambitieux et atteignables : donnez à vos équipes un objectif ambitieux, mais pas inatteignable.

Choisissez un ensemble d'outils
Dans le vaste monde de l'automatisation des processus, il existe des centaines, voire des milliers d'outils parmi lesquels choisir. Pour la plupart des entreprises, choisir une solution d'automatisation représente un défi à multiples facettes : il faut non seulement choisir une solution capable d'évoluer pour accompagner votre organisation (et de croître avec vous, une fois votre transformation numérique véritablement lancée), mais aussi tenir compte de l'accessibilité.

Des outils faciles à comprendre et à utiliser peuvent être adoptés et mis en œuvre beaucoup plus rapidement. Malheureusement, de nombreuses automatisations de processus solutions Cela implique un coût d'entrée élevé : la connaissance pratique du code dans le contexte du développement logiciel. Vous voyez le problème, n'est-ce pas ? La plupart des gens, dans la plupart des entreprises, ne possèdent pas ces connaissances hautement spécialisées.

La solution : l’automatisation low-code. Automatisation à faible code Il s'agit d'une solution d'automatisation des processus basée sur des interfaces intuitives (souvent par glisser-déposer) et une logique simple. Aucune connaissance en codage n'est requise : l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique se chargent du reste.

Gestion du changement
L'adhésion de l'ensemble de votre organisation est essentielle pour mener à bien votre transformation numérique grâce à l'automatisation des processus. Assurez-vous donc d'impliquer vos managers et décideurs, c'est-à-dire toute personne supervisant les flux de travail les plus impactés.

Ce sont les personnes chargées de présenter au personnel de nouvelles méthodes de travail (y compris la mise en œuvre de nouveaux outils au niveau du service, une fois que vous avez fait le tour du marché) et elles auront besoin d'une compréhension approfondie de vos problèmes actuels, de vos objectifs futurs et de vos besoins futurs. solutions.

Évaluer et surveiller
La dernière étape de votre parcours d’automatisation des processus n’est pas vraiment la dernière étape. C'est une performance que vous jouerez encore et encore, car en gardant la dynamique commerciale signifie toujours rechercher des moyens de s’améliorer et d’aller de l’avant.

Lorsque vous commencez à automatiser les processus clés, surveillez-les en permanence et suivez les changements de performances. Les données que vous collectez maintenant vous aideront à comprendre si vous devenez plus efficace, à mettre en évidence les domaines qui fonctionnent bien et à identifier les domaines dans lesquels vous pourriez faire mieux. Le suivi de ces informations permettra à vos équipes de rester responsables et vous permettra de savoir à quel point vous êtes proche des objectifs que vous vous êtes fixés précédemment.

Avantages de l'automatisation

Il serait peut-être plus rapide d'énumérer les inconvénients. (Nous n'en voyons aucun.) L'automatisation a eu un impact considérable sur les entreprises et leurs clients du monde entier, et ce, sur presque tous les plans :

Améliorer l'efficacité
Soyons réalistes : les tâches répétitives sont ennuyeuses. Il existe des centaines, voire des milliers, de meilleures façons pour les employés d'utiliser leur temps, et l'automatisation des processus les libère. Simplifier un processus grâce à des technologies d'automatisation (comme la génération de formulaires et la signature lors du processus d'intégration des employés, par exemple) permet aux équipes de gagner un temps précieux, d'améliorer leur efficacité et de libérer de l'espace pour une réflexion approfondie.

Coût réduit
Confier des tâches simples à des logiciels automatisés peut permettre aux entreprises de réaliser d'importantes économies, notamment en termes de coûts de main-d'œuvre. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des actions plus urgentes et complexes, celles qui impactent stratégiquement la trajectoire de l'entreprise. Et bien sûr, moins d'erreurs implique moins de dépenses pour les résoudre, ce qui réduit encore les coûts pour l'ensemble de l'organisation.

Moins d'erreurs
La mauvaise nouvelle, c'est que lorsque des humains interviennent, les erreurs sont inévitables. Ils se fatiguent, sont stressés et désorientés. Même avec les meilleures intentions, ils commettent des erreurs, surtout lorsqu'il s'agit de tâches répétitives. La bonne nouvelle, c'est que l'automatisation des processus élimine presque entièrement les erreurs humaines. Les workflows automatisés et les robots apprennent à exécuter une tâche, puis la répètent à l'identique, sans aucun écart.

Conformité et réglementation
La gestion des risques est une préoccupation majeure pour chaque entreprise. De nouvelles menaces apparaissent chaque jour et pour y faire face, les organisations doivent continuellement améliorer leurs processus et éliminer les points de défaillance. L'automatisation des processus soutient les initiatives de conformité en automatisant et en accélérant la réponse aux événements de sécurité. Imaginez un monde dans lequel les failles de sécurité sont rapidement découvertes et définitivement comblées, et où les audits sont rares, sans incident et rarement coûteux.

Utilisation efficace du personnel
La croissance continue des employés est une caractéristique clé des organisations leaders. Les travailleurs qui apprennent et développent continuellement leurs compétences deviennent des atouts qui rendent les entreprises plus efficaces et plus stratégiques. Imaginez ce qu'un travailleur qui passe la majeure partie de sa journée à saisir des données, qui prend beaucoup de temps, pourrait faire avec huit heures supplémentaires, en particulier lorsque vous investissez dans ses compétences via le développement citoyen. (Qu’est-ce que le développement par les utilisateurs métier ? Nous sommes heureux que vous ayez posé la question.)

Automatisation de processus solutions

Les logiciels d'automatisation des processus sont peut-être les derniers arrivés dans votre équipe, mais ils deviendront assurément parmi les plus performants, surtout lorsque vous vous engagez dans une transformation à l'échelle de votre organisation. Nintex peut vous accompagner dans cette transition grâce à une solution. plateforme de processus qui met le pouvoir de découvrir, d'automatiser et d'optimiser les flux de travail entre les mains de chacun.

Maintenant que vous savez par où commencer, laissez-nous vous aider à prendre de l'élan : contactez-nous pour une démonstration gratuite et nous vous montrerons la puissance du processus.

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