Il peut être quasiment impossible d'accomplir une tâche lorsque l'information est dispersée et que personne ne sait quoi faire. C'est là que les workflows entrent en jeu.
Définition d'un workflow
Un flux de travail est généralement défini comme un ensemble d’activités ou d’étapes nécessaires pour accomplir une tâche. Workflows déplacent les informations entre les humains et les systèmes et se concentrent, littéralement, sur la fluidité du travail.
Comment un flux de travail s’intègre-t-il exactement dans une organisation ?
Dans les organisations modernes, la performance exige souvent de comprendre les personnes, les systèmes et les informations nécessaires à l'exécution efficace des tâches. Ces connaissances peuvent être difficiles à suivre, évoluer sans préavis et ne sont souvent comprises que par un petit groupe de personnes. En utilisant les workflows, les organisations peuvent surmonter certains de ces défis et garantir un travail efficace et efficient.
WorkflowLes S sont une séquence d'activités ou de tâches utilisées pour orchestrer le flux d'informations et le travail entre les personnes et les systèmes de manière structurée. Ils sont généralement utilisés pour structurer la manière dont une fonction ou un processus commercial est exécuté et sont utilisés dans tous les secteurs. WorkflowLes s peuvent être définis et documentés manuellement ou peuvent être définis en utilisant un logiciel d'automatisation du flux de travail.
WorkflowLes outils peuvent être utilisés pour tous les types d'activités commerciales, depuis des processus relativement simples et axés sur l'interne comme la création de contenu, jusqu'à des activités très complexes impliquant plusieurs départements et personnes, de nombreux systèmes d'entreprise différents et des centaines d'étapes individuelles.
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Quel est le but d’un workflow ?
L’objectif d’un flux de travail est de fournir un plan directeur pour réaliser des fonctions ou des processus commerciaux spécifiques. Workflows définir les personnes, les systèmes et les informations impliqués dans une activité et fournir l'ordre dans lequel chaque étape doit être effectuée pour mener à bien l'activité. WorkflowIls fournissent une approche cohérente pour mener à bien les activités commerciales critiques et sont souvent essentiels pour garantir que les normes de gouvernance et de conformité sont respectées, en particulier dans les secteurs fortement réglementés.
Les trois composants de base d'un flux de travail
WorkflowLes processus métier sont généralement constitués de trois éléments principaux : les actions ou étapes, les données et les règles/logiques métier. Ensemble, ces trois éléments définissent les activités à réaliser, les données et les systèmes impliqués, et la progression du flux de travail d'une étape à l'autre.
- Les actions, ou étapes, définissent l'ensemble spécifique d'activités à réaliser pour faire avancer le flux de travail. Il peut s'agir d'une tâche effectuée par un travailleur humain ou numérique, ou d'une intégration avec un système ou une application métier tiers.
- La plupart des workflows impliquent le déplacement de données d'un endroit à un autre. Les données incluent le type d'informations traitées ainsi que le ou les systèmes où elles sont stockées.
- Les règles et la logique métier permettent de définir l'ordre dans lequel chaque action doit être effectuée et fournissent des informations sur les dépendances entre elles. Par exemple, votre organisation peut avoir une politique de notes de frais exigeant un deuxième niveau d'approbation si le montant total des dépenses est supérieur à 10,000 XNUMX $. Cette règle métier définira l'ensemble des actions à entreprendre et l'ordre dans lequel les étapes d'approbation des dépenses doivent être réalisées.
Les différences entre les flux de travail et les processus
Les termes « workflow » et « processus » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils sont différents, bien que liés. Un workflow est la description ou le plan de la séquence d'étapes nécessaires à l'accomplissement d'une tâche. Le terme « processus » est plus large et désigne généralement tout ce qui contribue à la réalisation d'un travail de manière structurée. Les processus incluent les workflows, mais aussi les informations sur les personnes impliquées, les interfaces utilisées pour collecter les informations, ainsi que les rapports et indicateurs utilisés pour mesurer la réussite.
Dans le contexte de l'automatisation des flux de travail, un flux de travail, ou diagramme de flux de travail, est le mise en œuvre physique du processus.
Quels sont les types de flux de travail ?
En général, il existe deux principaux types de workflows : structurés et non structurés. Chaque type de workflow suit le même principe de base : un ensemble d'actions ou d'étapes à réaliser pour accomplir une tâche.
Flux de travail structuré
Les workflows structurés sont un ensemble d'actions clairement définies, toujours exécutées de la même manière. L'approbation d'une demande de voyage en est un exemple. Chaque demande de voyage doit suivre un ensemble d'étapes définies, par exemple : l'employé demande les dates de voyage ; le responsable approuve les dates de voyage ; le billet d'avion est réservé. Des exceptions peuvent exister, par exemple un niveau d'approbation différent pour les voyages nationaux et internationaux, mais dans un workflow structuré, ces exceptions sont clairement définies.
Dans le contexte de l'automatisation des workflows, les workflows structurés sont généralement plus faciles à automatiser. Les étapes et les exceptions sont facilement définies, et les règles métier peuvent être utilisées pour configurer la logique nécessaire à la gestion du flux de travail, même en cas d'exception au processus standard.
Flux de travail non structuré
Les flux de travail non structurés sont moins clairement définis. Les étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche peuvent être vaguement liées ou reposer sur des données ou des décisions prises dans le cadre du flux de travail. Un exemple de flux de travail non structuré est le processus de réclamation d'assurance automobile. Pour chaque réclamation, l'ensemble des actions entreprises dépendra de plusieurs critères qui changeront d'une réclamation à l'autre. Ces critères peuvent être faciles à définir, par exemple le type de réclamation (accident de voiture, dommages causés par une tempête, etc.), ou plus complexes. Par exemple, une réclamation pour dommages causés par une tempête peut nécessiter un examen physique du véhicule par un expert afin de déterminer l'étendue des dommages. La décision prise lors de cet examen peut se fonder sur de nombreux éléments, notamment la météo locale, les réclamations antérieures du client, son expérience, etc., et variera probablement d'une réclamation à l'autre.
Dans le contexte de l'automatisation des workflows, les workflows non structurés sont plus difficiles à automatiser et nécessitent des outils prenant en charge une logique plus complexe. Cette logique est souvent décrite comme un workflow de « gestion des dossiers » ou de « machine à états ».
En quoi les flux de travail automatisés et manuels sont-ils différents ?
Un flux de travail manuel implique simplement que le passage d'une étape à l'autre nécessite une intervention humaine. À l'inverse, un flux de travail automatisé utilise la technologie pour passer d'une étape à l'autre. Dans les deux types de flux de travail, des humains peuvent être impliqués à chaque étape, mais les exigences de chaque personne diffèrent.
Dans un flux de travail manuel, l'humain est responsable de la réalisation complète et correcte de chaque étape. Dans l'exemple de demande de voyage ci-dessus, l'employé peut avoir besoin de contacter physiquement son responsable ou de lui envoyer un courriel pour lui fournir les informations relatives aux dates de voyage, à la compagnie aérienne préférée, etc.
Dans un flux de travail automatisé, lorsque l'employé remplit la demande de voyage, peut-être via un formulaire numérique qui est soumis, le système de flux de travail récupère les informations et achemine automatiquement la demande au responsable, en envoyant automatiquement une notification pour lui faire savoir qu'il a une demande à approuver.
L'automatisation des flux de travail ne signifie pas que tout le travail est réalisé numériquement ni que les humains ne participent pas à la prise de décision. Dans l'exemple du Traitement des demandes ci-dessus, l'expert doit encore procéder à l'examen physique du véhicule, mais une fois sa décision prise, les étapes suivantes du flux de travail démarrent automatiquement, sans son intervention.
Bien que les flux de travail automatisés facilitent le suivi des éléments, garantissent des processus cohérents et réduisent le temps nécessaire pour effectuer les tâches, les flux de travail manuels et automatisés offrent de nombreux avantages.
Quels sont des exemples de workflows ?
Il existe des workflows partout autour de nous, il est donc fort probable que vous ayez déjà interagi avec un workflow sans même le savoir ! Presque toutes vos tâches ou activités habituelles font probablement partie d'un workflow d'une manière ou d'une autre. Envoyez-vous régulièrement des rapports d'avancement à votre responsable ? C'est un workflow. Remplissez-vous les formulaires d'avantages sociaux envoyés chaque année à votre équipe RH ? C'est un workflow. Et que diriez-vous de suivre les commandes clients dans un tableur ? Oui, c'est aussi un workflow.
WorkflowLes workflows peuvent être axés sur l'interne ou l'externe, et les exemples sont presque innombrables. Voici quelques exemples courants de workflows :
- Intégration/Départ des employés
- Demandes de voyage
- Notes de frais
- Gestion des fournisseurs
- Intégration client
- Demandes d'achat
- gestion des incidents
WorkflowLes flux de travail peuvent également être très spécifiques au secteur d'activité de votre entreprise. Voici quelques exemples courants de flux de travail spécifiques à un secteur :
- Assurance Traitement des demandes
- Prise en charge des nouvelles affaires juridiques
- La gestion du cycle de vie du produit
- Gestion des essais cliniques
- Assurance qualité pharmaceutique
Quels sont les avantages du workflow ?
Les organisations qui privilégient les workflows présentent de nombreux avantages. Que vous optiez pour des workflows manuels ou automatisés, voici quelques-uns de ces avantages :
- Élimination des tâches redondantes
- Efficacité améliorée
- Meilleure visibilité sur la façon dont le travail est effectué
- Responsabilité et appropriation
- Collaboration
De plus, les flux de travail automatisés offrent des avantages supplémentaires tels que :
- Pistes d'audit automatisées
- Temps de traitement réduit
- Réduction des erreurs d’origine humaine
- Amélioration de la productivité
De nombreuses organisations qui mettent en œuvre l’automatisation des flux de travail constatent un retour sur investissement significatif, produisant des résultats qui affectent positivement les principaux moteurs de l’activité, notamment la productivité des employés, la satisfaction des clients et la croissance des revenus.
Démarrer avec le flux de travail
Maintenant que vous savez ce que sont les workflows et comment ils peuvent être bénéfiques pour votre entreprise, vous vous demandez peut-être comment vous y prendre. Heureusement, il est très facile d'identifier les workflows. Commencez par échanger avec des professionnels de l'entreprise. identifier les tâches communes qui sont effectués régulièrement.
À partir de là, vous pouvez commencer à documenter vos flux de travail afin d'identifier les personnes, les systèmes et les données impliqués dans chacun d'eux. Aucun outil spécifique n'est nécessaire pour documenter vos flux de travail, mais une cartographie des processus dédiée ou outil de gestion des processus peut rendre le travail beaucoup plus facile
Une fois vos workflows documentés, vous pouvez déterminer s'il y en a que vous souhaitez automatiser. Pour cela, vous aurez besoin de logiciel d'automatisation de flux de travail. Workflow Les logiciels d'automatisation vous permettent de créer une représentation visuelle du flux de travail et de configurer la logique métier et l'intégration système nécessaires à l'automatisation de chaque étape. Il existe aujourd'hui de nombreux types de logiciels d'automatisation des flux de travail sur le marché. Les meilleurs outils permettent de créer tous types de flux de travail, structurés ou non.
De plus, certains logiciels d’automatisation des flux de travail incluent des fonctionnalités supplémentaires et connexes telles que le développement de formulaires numériques, la génération de documents, robotic process automation, signatures électroniques et exploration de tâches ou de processus pour rendre la découverte et l'identification des flux de travail encore plus automatisées.
Selon les besoins de votre organisation, vous devrez évaluer les outils d'automatisation des workflows afin de vous assurer que leurs fonctionnalités répondent à tous vos besoins. Il peut également être utile de tenir compte des besoins futurs, car il est important de choisir un outil suffisamment flexible pour évoluer avec vous, à mesure que l'automatisation des workflows se développe au sein de votre organisation.
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