Besoin d'une arme secrète pour améliorer vos flux de travail et accomplir plus de travail avec moins d'efforts ? En automatisant et en optimisant vos processus clés, votre entreprise peut gagner en efficacité, en rapidité et en sécurité, grâce à la technologie.
L'optimisation des processus est un outil précieux pour les entreprises en pleine transformation numérique. Elle peut améliorer la qualité d'un produit ou d'un service, faciliter la gestion des risques et réduire les coûts à l'échelle de l'organisation. Plus important encore, elle rationalise les opérations et simplifie la gestion de projet, libérant ainsi du personnel et créant davantage d'opportunités de croissance stratégique.
Définition de l'optimisation des processus
Grâce à l'automatisation des processus, les organisations utilisent la technologie pour exécuter, rationaliser et optimiser leurs processus métier avec une intervention humaine minimale. L'automatisation des processus réduit les tâches manuelles répétitives, diminue les erreurs et améliore l'efficacité grâce à des outils comme l'automatisation des workflows. robotic process automation (RPA) et IA. Les applications courantes incluent la saisie de données, les approbations et le support client.
Étapes pour optimiser les processus métier
Il n'y a pas deux entreprises identiques, mais la plupart suivent la même approche générale en matière d'optimisation des processus : fixer des objectifs, découvrir ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas), essayer quelque chose de nouveau et, bien sûr, étudier les résultats. L'amélioration continue signifie des tests fréquents pour découvrir les domaines à améliorer et la création d'une approche étape par étape peut vous aider à obtenir des résultats cohérents.
Étape 1 : Fixez-vous des objectifs
Pour avancer, il faut d'abord savoir où l'on se situe. Identifiez les processus existants qui pourraient être optimisés : les flux de travail qui produisent systématiquement de mauvais résultats, ralentissent les équipes et coûtent du temps et des ressources à votre entreprise lors des audits.
Étape 2 : Identifiez ce qui fonctionne (et ne fonctionne pas)
Une fois que vous avez identifié les domaines dans lesquels les opérations commerciales pourraient être améliorées, réfléchissez à ce qui les freine. Les outils et méthodes de travail obsolètes font-ils trébucher le personnel ? L’erreur humaine persistante crée-t-elle des erreurs coûteuses ou des failles de sécurité ? Assurez-vous également de noter ce qui fonctionne bien.
Étape 3 : Créer de nouveaux processus
Il est temps de créer votre nouveau processus amélioré. En utilisant les résultats initiaux de la troisième étape, créez un nouveau processus qui tente de concilier les faiblesses ou les imperfections de votre ancien processus. Rappelez-vous, quand il s'agit de intégration de processus: un à la fois. Si vous modifiez chaque étape en même temps, il sera difficile d'isoler les sources d'erreur lors de l'étape suivante.
Étape 4 : Étudiez les résultats
Au fur et à mesure que vos nouveaux processus entrent en vigueur, assurez-vous d'enregistrer tout changement de productivité, de coûts et d'autres variables au sein de votre entreprise. Les données que vous collectez au cours de cette phase joueront un rôle important dans votre approche de analyse de processus (c'est-à-dire les points clés que vous pouvez utiliser pour continuer à améliorer vos nouveaux processus au fil du temps).
Étape 5 : Rincez et répétez
…Ou revenez à l'étape 2 et recommencez. L'optimisation des processus métier est un processus sans fin ! Il y aura toujours des opportunités d'améliorer vos méthodes de travail, notamment avec l'arrivée de nouvelles technologies et de nouveaux outils. Continuez à collecter des données, à identifier les points faibles de vos flux de travail et à tester vos anciens (et nouveaux) processus. Plus vous collecterez d'informations, mieux vous comprendrez ce qui fonctionne pour votre entreprise, et bien sûr, ce qui ne fonctionne pas.
Méthodes d'optimisation des processus
L'optimisation des processus n'est pas une nouveauté. Partout dans le monde, des professionnels de tous secteurs d'activité explorent, testent et expérimentent de nouvelles méthodes de travail depuis des siècles. Du Japon aux Pays-Bas en passant par les États-Unis, il existe des dizaines de stratégies, chacune offrant une approche unique des flux de travail, de la productivité, de l'efficacité et de l'analyse.
Six Sigma
Parmi toutes les méthodes répertoriées ici, vous avez probablement déjà entendu parler de celle-ci. Créé à l'origine pour améliorer le contrôle qualité dans les environnements de fabrication, Six Sigma est un ensemble bien connu d'outils d'amélioration des processus. Aujourd’hui, il est utilisé par des professionnels dans de nombreux autres secteurs. Ses principes fondamentaux postulent que la réussite d’une entreprise dépend de l’engagement de l’ensemble de l’organisation à réduire la variation des processus.
DMAIC/DMADV
Pendant que nous parlons de Six Sigma : DMAIC (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler) et DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir et vérifier) sont deux termes que vous verrez fréquemment mentionnés à côté de cette stratégie. DMAIC est un outil qui pilote de nombreux projets Sigma Six mais qui n'y est pas exclusif, tandis que DMADV est spécifiquement un framework Sigma Six.
Kaizen
Kaizen (qui signifie approximativement « amélioration ») est un terme japonais qui décrit toute activité commerciale visant à améliorer continuellement les résultats. Considérez-le comme le cousin étranger du lean manufacturing : le kaizen vise à réduire le gaspillage et à éliminer les redondances au sein des équipes et des processus.
Extraction de processus
Inventé pour la première fois par l'informaticien néerlandais Wil van der Aalst, le terme « extraction de processus » fait référence à un groupe de techniques permettant d'obtenir des informations exploitables à partir des journaux d'événements. Les techniques d'exploration de processus sont particulièrement utiles pour collecter des données lorsqu'un processus est mal défini ou lorsque les données existantes concernant ce processus ne sont pas fiables.
PDSA
Né dans une usine de fabrication de téléphones des années 1920, le cycle PDSA – planifier, faire, étudier, agir – a été l’une des premières stratégies d’amélioration continue sur la scène commerciale. C’était aussi l’un des plus accessibles : parce que de nombreux travailleurs ne disposaient pas des connaissances nécessaires pour comprendre la méthode scientifique, le PDSA était facile à comprendre et à appliquer aux processus quotidiens.
SIPOC
Né dans les années 80, mais bien vivant dans les méthodologies Six Sigma, SIPOC (fournisseurs, intrants, processus, sorties et clients) est un outil utilisé principalement pour définir les processus métier. Vous pouvez parfois le voir écrit sous la forme COPIS, mais il apparaîtra toujours sous forme de tableau.
Cartographie des flux
Les cartes de flux de valeur présentent visuellement le parcours d'un produit ou d'un service depuis son point d'origine jusqu'à ce qu'il atteigne le client. Il met en évidence les étapes clés d'un processus tout en tenant compte du temps et du volume. Le format du graphique permet une réduction plus rapide des déchets (ou une création d'opérations allégées).
BPO
Ne sous-estimez jamais la valeur d’un coup de main. La plupart des entreprises ne sont pas étrangères au BPO (externalisation des processus métiers). L'externalisation des opérations à un tiers peut offrir à une organisation une plus grande flexibilité, réduire les coûts et améliorer le contrôle qualité.
Avantages de l’optimisation des processus métier
Les stratégies d'optimisation des processus sont des outils précieux à intégrer à votre boîte à outils d'entreprise. Que l'esthétique zen du Kaizen ou le système Six Sigma, plus radical, corresponde davantage à votre philosophie personnelle, il est judicieux d'explorer différentes approches et de réfléchir aux bénéfices que votre organisation pourrait en tirer. Elles peuvent sembler différentes, mais elles partagent toutes au moins un objectif fondamental : un engagement continu. l'amélioration des processus Pour obtenir un avantage concurrentiel dans votre secteur… et ce n'est là qu'un des nombreux avantages. Parmi les autres avantages, on peut citer :
Réduction de risque
Des lacunes dans les processus peuvent rendre les entreprises vulnérables aux menaces de sécurité. La standardisation de ces processus facilite l’isolation des points faibles. De plus, réduire les risques signifie engager moins d’audits (et moins de coûts d’audit).
Contrôle de qualité
Lorsque les erreurs sont faciles à trouver et à éliminer grâce à l’optimisation des processus – c’est-à-dire une surveillance, des tests et une amélioration continus – la qualité du produit s’améliore également automatiquement.
La gestion des ressources
La cartographie de vos processus métier vous montrera où vont vos ressources à chaque étape, ce qui à son tour vous montrera exactement où se produisent les gaspillages, les excédents ou les pénuries.
Moins de coûts
À la base, l’optimisation des processus met l’accent sur la réduction des déchets. Cela signifie se débarrasser des erreurs, des dépenses frivoles et des goulots d’étranglement qui coûtent petit à petit (ce qui représente beaucoup).
Des opérations plus fluides
L'amélioration des processus favorise une fluidité accrue des flux de travail. En réduisant les pertes de temps et les erreurs, les équipes peuvent se concentrer sur les tâches qui leur sont assignées, sans distractions ni interruptions.
Exemples d'optimisation de processus
Les avantages de l'optimisation des processus ne se limitent pas à un seul type d'équipe, de flux de travail, d'entreprise ou de secteur. Il existe d'innombrables scénarios dans lesquels l'amélioration des processus peut transformer les méthodes de travail d'un service, voire d'une organisation entière.
Par exemple, considérons la logistique de tout processus manuel sur papier. (Utilisons les congés payés.)
Les demandes de congés payés sont des événements urgents qui nécessitent l'approbation de plusieurs parties : employé, superviseur, ressources humaines et parfois d'autres. Le formulaire est envoyé par l'employé et peut mettre plusieurs jours à parvenir à la personne concernée, surtout si celle-ci est absente de son bureau, ou encore si elle travaille dans un autre service ou un autre bâtiment. Enfin, un enregistrement de cette demande doit être créé manuellement, puis stocké physiquement.
Grâce à l’optimisation des processus basée sur la technologie, les congés payés peuvent devenir entièrement numériques et automatisés. Fini l'impression des demandes de prise de force : l'employé remplit simplement un formulaire électronique et clique sur Soumettre. En quelques secondes (et non en minutes, ni même en heures), l'interlocuteur suivant reçoit les demandes, où qu'il se trouve : à son bureau ou sur son téléphone dans une autre ville. Et si plusieurs parties reçoivent automatiquement des copies électroniques de la demande, davantage de personnes sont disponibles pour l'approuver. Les enregistrements électroniques sont automatiquement générés et stockés pour la postérité.
Conseils Nintex pour une optimisation réussie des processus
Vous commencez tout juste votre parcours d’optimisation de processus ? Nous vous proposons des trucs et astuces utiles pour tirer le meilleur parti de l’approche que vous avez choisie.
Impliquez tout le monde
L’amélioration continue est un engagement à l’échelle de l’organisation. Lorsque tout le monde est impliqué, des employés à la direction en passant par les parties prenantes, tout le monde tire dans la même direction. C'est également l'occasion de partager des idées et de la valeur entre les équipes.
Changer une chose à la fois
Si vous envisagez une refonte complète de vos processus métier, n’actionnez pas tout de suite l’interrupteur principal. Introduire de nouvelles pratiques et façons de travailler une à la fois. Vous pourrez alors constater des effets directs (et isolés) qui ne se perdront pas dans le bruit des autres données provenant des autres processus que vous testez.
Données, données, données
Rassemblez-en autant que vous le pouvez. Les données vous aideront à comprendre ce que vous faites correctement, quand et où cela se produit. Cela vous montrera également où les choses pourraient être améliorées. Utilisez-le pour ajuster vos processus en conséquence et tester de nouvelles initiatives.
Comment Nintex peut vous aider à optimiser vos processus métier
L'optimisation des processus est le domaine d'expertise de Nintex. Notre technologie optimise le flux de travail grâce à des informations basées sur l'IA, des outils low-code faciles à utiliser et solutions Pour chaque équipe et chaque service. Bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos processus actuels et identifiez les axes d'amélioration. Vous apprécierez les économies et l'efficacité réalisées, et vos collaborateurs apprécieront le temps que Nintex libère pour la réflexion stratégique et les pauses café en milieu d'après-midi.
Problèmes et solutions
| Défis communs | Solutions |
|---|---|
| Résistance au changement | Cultiver une culture d'ouverture et de communication |
| Équilibrer les objectifs à court et à long terme | Créer une feuille de route claire alignant les objectifs à court et à long terme |
| Identifier les goulots d'étranglement | Utiliser l'analyse des données pour identifier les goulots d'étranglement |
| Allocation de ressources | Rationaliser l'allocation des ressources grâce à une planification stratégique |
QFP
Q. Qu’est-ce que l’optimisation des processus ?
A. Il s’agit d’affiner les flux de travail pour obtenir une plus grande efficacité et efficience dans les opérations commerciales.
Q. Pourquoi l’optimisation des processus est-elle importante ?
A. Il permet aux organisations de réagir rapidement aux changements du marché, de satisfaire aux demandes des clients et de conserver un avantage concurrentiel.
Q. Comment les entreprises mettent-elles en œuvre l’optimisation des processus ?
A. En analysant les flux de travail, en identifiant les goulots d’étranglement et en appliquant des améliorations stratégiques à l’aide de méthodes telles que Lean, Six Sigma et Kaizen.
Q. Quelles technologies soutiennent l’optimisation des processus ?
A. Les technologies clés comprennent les outils d’automatisation, l’analyse de données et les systèmes de gestion des flux de travail.
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