Qu'est-ce que le Task Mining ?

Q: Exploration de tâches et exploration de processus

Task mining and process mining are both AI-enhanced tools that help organizations make operational improvements, but the two approaches have different purposes. Task mining surfaces granular user interaction data. By capturing an employee’s clicks and keystrokes, it reveals specific actions taken during daily work. The resulting insights help identify inefficiencies, leading to an improved employee experience and productivity. Process mining, on the other hand, extracts broader business data from IT systems. It captures real-time event logs to create an end-to-end visualization of process performance. This helps organizations identify opportunities for optimization and value enhancement across the entire system. While task mining delves into the specifics of employee tasks, process mining offers a broader perspective on overall process flow and performance. When used together, these technologies complement each other, providing a comprehensive understanding of how businesses operate and facilitating improvements in efficiency and effectiveness. Some companies use process mining first to map processes and identify problem areas. They then use task mining to get a closer view of how employees work. Other companies start with task mining to see what drains employees’ time. Then, they apply process mining to see the bigger picture and the causes of those issues.

Q: Le Task Mining en action : cinq exemples de cas d'utilisation

Task mining improves the way people work across many industries, increasing efficiency and productivity. Task mining also has a variety of cross-functional use cases, like improving documentation for training processes, streamlining workflows, and identifying compliance errors.

Q: Avantages de l'exploration de tâches

Task mining has become popular among businesses since it runs independently in the background and provides helpful insights in just days. Promotes continuous improvementOverall, task mining serves as a catalyst for continuous improvement by fostering a data-driven culture and helping organizations make informed decisions about improving their processes in the future. Saves time and moneyBy identifying bottlenecks and inefficiencies, task mining helps streamline workflows. This reduces the time and resources required to complete common processes. Task mining also catches error patterns, enabling businesses to correct them and save time and money spent fixing mistakes. Increases complianceExtra visibility into processes lets you identify tasks that don’t comply with rules or regulations. This becomes especially important in heavily regulated industries like healthcare, finance, manufacturing, and insurance. Monitoring your compliance now saves your company from potential lawsuits and hefty fines later. Improves the employee experienceBy streamlining workflows, automating repetitive tasks, providing training insights, and optimizing application usage, task mining improves the overall employee experience and contributes to a more productive and engaged workforce. Boosts efficiencyTask mining tools find sources of inefficiencies and issues so you can start implementing improvements. For example, the software might identify manual tasks that you could automate or tasks with unnecessary steps that you could streamline. By fixing these issues, your company improves Rapidité d'exécution and efficiency.

Q: Les défis de la mise en œuvre de l'exploration de tâches

While task mining brings numerous benefits, it can also bring challenges. Understanding these issues and developing strategies to overcome them helps ensure success with task mining. Common challenges in task mining include: With foresight and planning, you can overcome these challenges to produce meaningful results.

Q: Meilleures pratiques pour une exploration de tâches réussie

After you install the software, task mining runs on its own. Still, there are a few best practices you can implement to ensure you get the results you want. Learn how Nintex process identification offers insights into processes to improve your operational efficiency.

L'exploration des tâches vous donne un aperçu des coulisses de la manière dont votre équipe accomplit réellement ses tâches.

Il s'agit d'une méthode permettant de capturer et d'analyser les interactions des utilisateurs afin de mieux comprendre la manière dont les employés effectuent leurs tâches. Grâce à la technologie, les organisations enregistrent des activités telles que les clics de souris, les frappes au clavier et l'utilisation des applications pour obtenir une visibilité sur les processus et les flux de travail.

Les organisations utilisent l'exploration de tâches pour identifier les inefficacités, les goulots d'étranglement et les opportunités d'amélioration. L'approche fournit des informations précieuses sur les processus structurés et non structurés, ce qui en fait un outil puissant pour l'automatisation des processus et optimisation.

Définition de l'exploration de tâches

L'exploration de tâches consiste à utiliser la technologie pour analyser et capturer les interactions des utilisateurs avec les applications afin de comprendre comment les tâches sont exécutées. En collectant des données telles que les clics, les frappes et les flux de travail, elle identifie les inefficacités, les tendances et les opportunités d'automatisation ou d'optimisation, aidant ainsi les organisations à améliorer leur productivité et à rationaliser leurs processus.

Exploration de tâches et exploration de processus

L'exploration de tâches et l'exploration de processus sont toutes deux des outils améliorés par l'IA qui aident les organisations à apporter des améliorations opérationnelles, mais les deux approches ont des objectifs différents.

L'exploration des tâches met en évidence des données granulaires sur les interactions utilisateur. En capturant les clics et les frappes des employés, elle révèle des actions spécifiques effectuées au quotidien. Les informations obtenues permettent d'identifier les inefficacités, améliorant ainsi l'expérience et la productivité des employés.

Le Process Mining, quant à lui, extrait des données métier plus larges des systèmes informatiques. Il capture les journaux d'événements en temps réel pour créer une visualisation complète des performances des processus. Cela aide les organisations à identifier les opportunités d'optimisation et de valorisation de l'ensemble du système.

Alors que l'exploration de tâches approfondit les spécificités des tâches des employés, l'exploration de processus offre une perspective plus large sur le flux et les performances globaux des processus. Lorsqu'elles sont utilisées ensemble, ces technologies se complètent, offrant une compréhension globale du fonctionnement des entreprises et facilitant les améliorations en termes d'efficience et d'efficacité.

Certaines entreprises utilisent d'abord le Process Mining pour cartographier les processus et identifier les zones problématiques. Ils utilisent ensuite l’exploration de tâches pour avoir une vision plus précise du fonctionnement des employés. D'autres entreprises commencent par l'exploration de tâches pour voir ce qui fait perdre du temps aux employés. Ensuite, ils appliquent l’exploration de processus pour avoir une vue d’ensemble et les causes de ces problèmes.

Le Task Mining en action : cinq exemples de cas d'utilisation

L'exploration de tâches améliore la façon dont les gens travaillent dans de nombreux secteurs, augmentant ainsi l'efficacité et la productivité.

Secteur de la vente au détail : L'exploration des tâches permet aux entreprises de vente au détail d'analyser leurs processus de traitement des commandes afin d'identifier les inefficacités et d'automatiser les tâches. Cela permet un traitement plus rapide, une satisfaction client accrue et un chiffre d'affaires accru.
Operations commerciales: En optimisant des processus tels que le traitement et l'approbation des factures, l'exploration des tâches réduit les erreurs futures et améliore les relations avec les fournisseurs. Elle identifie également les tâches répétitives susceptibles d'être automatisées, améliorant ainsi l'utilisation des ressources et l'efficacité.
Service à la clientèle: L'exploration des tâches analyse les interactions des agents et l'utilisation des outils afin de détecter les goulots d'étranglement du service client. Grâce aux données obtenues, les entreprises peuvent réorganiser leurs flux de travail, améliorer le délai de résolution (TTR) et garantir la satisfaction client.
Ventes et marketing: Les entreprises peuvent utiliser l'exploration des tâches pour analyser les activités des commerciaux performants et optimiser leurs programmes de génération de leads. Cela les aide à enrichir leur pipeline et à augmenter leur chiffre d'affaires.
Support et gestion informatique : L'exploration de tâches améliore la résolution des incidents en identifiant des modèles dans les données des tickets d'assistance. Grâce à une meilleure résolution des incidents, le service informatique réduit les temps d'arrêt et apprend à prévenir les problèmes futurs.

L'exploration de tâches présente également une variété de cas d'utilisation interfonctionnels, comme l'amélioration de la documentation des processus de formation, la rationalisation des flux de travail et l'identification des erreurs de conformité.

Comment fonctionne l'exploration de tâches, en six étapes :

Collecte de données
Le logiciel d'exploration de tâches s'exécute en arrière-plan des bureaux des utilisateurs, collectant des données sur leurs interactions informatiques. Il enregistre des activités telles que les clics de souris, l'utilisation des applications, les saisies au clavier, le copier-coller, le défilement et le temps passé sur les tâches. Certains outils peuvent également capturer des captures d'écran ou des enregistrements pour ajouter un contexte visuel aux données collectées.
Reconnaissance du contexte
Les outils d'exploration de tâches utilisent souvent des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire du texte à partir de captures d'écran ou d'enregistrements. L'OCR permet au logiciel d'associer les actions spécifiques des employés aux tâches auxquelles ils contribuent, offrant ainsi une meilleure compréhension du flux de travail.
Identification des tâches
L'exploration de tâches se concentre sur l'identification de tâches individuelles plutôt que sur des processus entiers. Dans ce contexte, une tâche est une activité réalisée par un utilisateur dans le cadre d'un processus plus large. À partir des données collectées par le logiciel, les outils d'exploration de tâches utilisent l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) pour comprendre les tâches effectuées par l'utilisateur.
Reconnaissance des formes
Des algorithmes avancés passent au crible les données pour identifier les tâches récurrentes, comme un mécanisme commun de saisie de données ou la résolution d'erreurs répétées. Le logiciel reconnaît également les différents chemins empruntés par chaque employé pour accomplir ses tâches, offrant ainsi des informations précieuses pour l'amélioration des processus.
Recommandations d'automatisation
En s'appuyant sur l'analyse des interactions des utilisateurs et des schémas identifiés, les outils d'exploration de tâches génèrent des recommandations d'automatisation. Celles-ci peuvent inclure des suggestions pour automatiser les tâches répétitives, optimiser les flux de travail et rationaliser les processus. Par exemple, un outil peut suggérer qu'une équipe a besoin d'une formation dans un domaine spécifique ou qu'un processus doit être restructuré.
Visualisation et reporting
Le logiciel présente les résultats de l'analyse d'exploration de tâches dans des visualisations et des rapports conviviaux. Les graphiques, tableaux, cartes thermiques et diagrammes permettent aux parties prenantes de suivre les mesures de performance au fil du temps, de surveiller l'impact des efforts d'automatisation et de prendre des décisions éclairées pour optimisation du processus.

Une fois le processus terminé, il redémarre. L'exploration de tâches n'est pas une activité ponctuelle, mais un processus continu de surveillance, d'analyse et d'optimisation des tâches et des flux de travail.

Avantages de l'exploration de tâches

L'exploration de tâches est devenue populaire parmi les entreprises car elle s'exécute de manière indépendante en arrière-plan et fournit des informations utiles en quelques jours seulement.

Favorise l’amélioration continue
Dans l’ensemble, l’exploration des tâches sert de catalyseur pour l’amélioration continue en favorisant une culture axée sur les données et en aidant les organisations à prendre des décisions éclairées sur l’amélioration de leurs processus à l’avenir.

Gain de temps et d'argent
En identifiant les goulots d'étranglement et les inefficacités, le Task Mining contribue à rationaliser les flux de travail. Cela réduit le temps et les ressources nécessaires à l'exécution des processus courants. Le Task Mining détecte également les schémas d'erreur, permettant ainsi aux entreprises de les corriger et de gagner du temps et de l'argent.

Augmente la conformité
Une visibilité supplémentaire sur les processus vous permet d'identifier les tâches qui ne sont pas conformes aux règles ou réglementations. Cela devient particulièrement important dans les secteurs fortement réglementés comme la santé, la finance, l’industrie manufacturière et les assurances. Le contrôle de votre conformité évite désormais à votre entreprise d’éventuelles poursuites judiciaires et de lourdes amendes ultérieures.

Améliore l’expérience employé
En rationalisant les flux de travail, en automatisant les tâches répétitives, en fournissant des informations sur la formation et en optimisant l'utilisation des applications, l'exploration des tâches améliore l'expérience globale des employés et contribue à une main-d'œuvre plus productive et plus engagée.

Augmente l'efficacité
Les outils d'exploration des tâches identifient les sources d'inefficacité et les problèmes afin que vous puissiez commencer à mettre en œuvre des améliorations. Par exemple, le logiciel peut identifier des tâches manuelles à automatiser ou des tâches comportant des étapes inutiles à rationaliser. En corrigeant ces problèmes, votre entreprise améliore sa rapidité d'exécution et son efficacité.

Les défis de la mise en œuvre de l'exploration de tâches

Si le task mining présente de nombreux avantages, il peut aussi comporter des défis. Comprendre ces problèmes et développer des stratégies pour les surmonter contribue à garantir le succès du task mining.

Les défis courants dans l’exploration de tâches comprennent :

Résistance au changement: Lorsque vous introduisez l’exploration de tâches, vous pouvez faire face à la résistance des membres de l’équipe. Ils peuvent être sceptiques quant à ses avantages ou hésiter à l’idée que leurs actions soient surveillées. Pour éviter cela, vous devrez tirer parti la gestion du changement. Envisagez d'organiser des séances d'information et d'offrir des opportunités de formation pour obtenir l'adhésion et le soutien des parties prenantes.
Problèmes de confidentialité et de sécurité des données : L'exploration de tâches capture et analyse les interactions des utilisateurs, ce qui soulève des problèmes de confidentialité parmi les employés. Vous devrez prendre des mesures actives pour protéger les informations sensibles et vous conformer aux réglementations en vigueur.
Disponibilité limitée des données : L'exploration de tâches nécessite un accès à des données suffisantes pour fournir des informations pertinentes. Si votre entreprise produit des ensembles de données incomplets ou épars, votre logiciel risque de rencontrer des difficultés pour identifier les tendances et les inefficacités.

Avec de la prévoyance et de la planification, vous pouvez surmonter ces défis et produire des résultats significatifs.

Meilleures pratiques pour une exploration de tâches réussie

Après avoir installé le logiciel, l'exploration de tâches s'exécute de manière autonome. Il existe néanmoins quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour vous assurer d’obtenir les résultats souhaités.

Impliquez les parties prenantes dès le début : impliquez les représentants des services informatiques, RH, opérationnels et autres fonctions concernées pour définir les besoins logiciels, prioriser les initiatives et fixer des objectifs mesurables. En collaborant avec vos employés, vous obtenez des informations précieuses et les aidez à comprendre l'intérêt de l'exploration des tâches.
Aligner l'exploration des tâches sur les objectifs organisationnels : Assurez-vous que les initiatives d'exploration des tâches sont alignées sur les objectifs stratégiques de votre organisation. En vous concentrant sur les processus ayant le plus d'impact sur les résultats opérationnels, vous optimisez vos améliorations potentielles et renforcez votre avantage concurrentiel.
Commencez par un projet pilote : commencez par un projet test à petite échelle avec quelques utilisateurs. Cet essai produira des données et des visualisations que vous pourrez utiliser pour démontrer les avantages de l'approche et obtenir le soutien des parties prenantes.
Suivi et évaluation continus : Suivez et évaluez régulièrement les résultats des initiatives d'exploration des tâches afin d'identifier les points à améliorer et d'apporter les ajustements nécessaires. Cela vous permet d'optimiser vos processus et de gagner du temps et des ressources.

Apprener comment Identification du processus Nintex offre un aperçu des processus pour améliorer votre efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que l’exploration de tâches ?