Qu'est-ce que la visualisation des flux de travail ?

Q: L'importance de la visualisation du flux de travail

Workflow visualization gives companies clarity into complex processes with multiple steps, stakeholders, or dependencies. Process owners can see exactly what’s happening in a workflow and find ways to optimize it. Some benefits of workflow visualization include improvements in the following areas:

Q: Types de visualisations de flux de travail

Organizations use different types of workflow visualizations depending on the process they are mapping and the reason they’re mapping it. The four main types of workflow visualizations are: Workflow chartsThese are the most widely used types of workflow visualization. Workflow charts use shapes, symbols, and arrows to represent steps and their directional flow. Commonly used by project managers and process owners, workflow charts outline and standardize a company’s procedures. Swimlane flowchartsSwimlane diagrams are flowcharts that emphasize who does what in a process. They are divided into horizontal rows or vertical columns, with each ‘lane’ representing a particular employee or team. With swimlane diagrams, you can see connections and handoffs between responsible parties, which increases accountability and highlights inefficiencies. Process mapsThese maps are similar to workflow charts because they use shapes and symbols to depict a process visually. But process maps include additional details, such as inputs, outputs, timelines, and responsible parties. This makes them perfect for in-depth use cases like outlining manufacturing or quality control processes. Gantt chartsA Gantt chart is a visual representation of a project over time. It has tasks on the left, a timeline on the right, and horizontal bars that indicate the duration of each task. These charts are helpful for organizations managing processes with many stakeholders and moving parts.

Q: Workflow bonnes pratiques de visualisation

Workflow visualization helps companies improve their processes and make better decisions, saving time and money. But it’s not without its challenges. If your team lacks experience designing workflows, they could create misleading or confusing diagrams or resist the adoption of new software. Follow these best practices to ensure your organization gets the most out of workflow visualization:

Q: Comment choisir le bon outil de visualisation de flux de travail

You can create workflows in both project management and process management platforms. But process management software typically offers more features and functionalities to customize, automate, and iterate your visualizations. Look for:

Q: Comment mettre en œuvre la visualisation du flux de travail

Once you have the right tool, getting started with workflow visualization is easy. Follow this five-step process: Step 1: Identify a workflowStart by identifying a specific workflow you want to visualize. Consider choosing one that’s essential to key business initiatives—or one that causes frustrating inefficiencies. For example, you might focus on employee onboarding or customer support ticket handling. Step 2: Gather dataTalk to stakeholders to ensure you capture the workflow as accurately as possible. Note which activities are involved in each step, who is in charge of decisions or tasks, and how long the process takes. You will also want to consider possible bottlenecks and required inputs (like equipment and data). Step 3: Determine your start and end pointsYou have to identify your Point A and Point B before you map the journey between the two. If your process has multiple potential outcomes, write down each one. Step 4: Map out the remaining stepsThen, using the information you gathered earlier, fill in the rest of the activities in your process. This includes adding tasks and decision points in sequential order. Step 5: Design your visualizationUsing your chosen tool, design your workflow visualization. Select an appropriate type of diagram or flowchart based on your specific process and audience. Be intentional with colors, symbols, and shapes so the chart is easy to understand. Step 6. Share and collaborateA workflow visualization works best when it’s simple to use, share, and edit. Invite team members to view the diagram and leave feedback.

Q: Exemples de visualisation de flux de travail

Workflow visualization is a helpful tool in nearly every industry and organizational function. Some use cases include: Hospitals and clinics often use workflow visualizations to outline protocols for patient intake and emergencies. But they also use these diagrams to enhance employee productivity. For example, University of Maryland Upper Chesapeake Health used Nintex to optimize employee onboarding, improve the evaluation process, and track and approve capital requests. By establishing standard procedures, workflow diagrams contribute to a more efficient workplace and free up time for better patient care. Workflow visualizations are perfect for helping businesses capture supply chain and logistics information. For example, San Francisco Municipal Transportation Agency (SFTMTA) switched from managing supply chain processes through email to documenting and automating them with visual workflows. This ensured they could track every process and task more efficiently. Project managers use workflow diagrams to show the steps of a project and assign tasks to different contributors. For example, construction management firm KBA, Inc., located in Seattle, designed more than 20 workflows per project site to manage processes like change orders, expense reimbursements, and approvals. These workflows boosted their teams’ productivity by 25–50%, helping them save money and serve clients faster. Looking to implement workflow visualization yourself? Learn more about how Nintex helps you visualize and manage workflows. About Forms & Mobile About Document Generation About Robotic Process Automation À propos Workflow About Process Identification About Process Management À propos des analyses et des informations

Lorsque vous évaluez un processus ou un flux de travail complexe, votre première étape consiste à le décomposer en parties plus petites. Workflow La visualisation aide à cela en cartographiant chaque étape du processus à l'aide de formes et de symboles simples.

Alors que certaines entreprises créent des visualisations sur des tableaux blancs ou avec du papier et un stylo, beaucoup préfèrent utiliser un logiciel pour concevoir des diagrammes d'aspect professionnel qu'ils peuvent facilement partager. Ce logiciel aide les organisations à améliorer leur gestion de projet et leur productivité.

Définition de la visualisation du flux de travail

Workflow La visualisation est la représentation graphique d'un flux de travail qui illustre les tâches, les processus et leur déroulement séquentiel. Grâce à des outils tels que des organigrammes, des diagrammes et des cartes, elle offre une vue d'ensemble claire des rôles, des dépendances et des goulots d'étranglement, aidant ainsi les équipes à comprendre, surveiller et optimiser leurs flux de travail pour une efficacité et une collaboration accrues.

L'importance de la visualisation du flux de travail

Workflow La visualisation permet aux entreprises de mieux comprendre les processus complexes comportant de multiples étapes, intervenants et dépendances. Les responsables de processus peuvent visualiser précisément le déroulement d'un flux de travail et trouver des solutions pour l'optimiser.

Certains avantages de la visualisation du flux de travail incluent des améliorations dans les domaines suivants :

Rendement : Workflow les diagrammes vous aident à repérer les goulots d’étranglement et les inefficacités. Vous pouvez ensuite supprimer les étapes redondantes ou inutiles, réduisant ainsi le temps nécessaire à l’exécution des tâches.
La communication: Un visuel fournit un point de référence partagé et un langage commun pour discuter d'un processus. Cela encourage la collaboration pour améliorer et optimiser le flux de travail.
Gestion des risques: Visualiser votre flux de travail peut vous aider à identifier les points de défaillance potentiels. En atténuant ces problèmes avant qu'ils ne surviennent, vous pouvez éviter des pertes coûteuses et une mauvaise expérience client.
Formation et intégration : Les diagrammes visuels aident les nouvelles recrues à comprendre les processus plus rapidement, ce qui en fait un excellent outil de formation.
La prise de décision: Workflow la visualisation vous aide à décider quels goulots d'étranglement corriger en premier et où allouer plus de ressources ou investir dans de nouveaux outils.

Types de visualisations de flux de travail

Les organisations utilisent différents types de visualisations de flux de travail en fonction du processus qu'elles cartographient et de la raison pour laquelle elles le cartographient.

Les quatre principaux types de visualisations de flux de travail sont :

Workflow graphiques
Ce sont les types de visualisation de flux de travail les plus utilisés. Workflow Les diagrammes utilisent des formes, des symboles et des flèches pour représenter les étapes et leur flux directionnel. Couramment utilisés par les chefs de projet et les responsables de processus, les diagrammes de flux de travail décrivent et standardisent les procédures d'une entreprise.

Organigrammes à couloirs
Les diagrammes à couloirs sont des organigrammes qui mettent en évidence qui fait quoi dans un processus. Ils sont divisés en lignes horizontales ou en colonnes verticales, chaque « voie » représentant un employé ou une équipe particulière. Avec les diagrammes à couloirs, vous pouvez voir les connexions et les transferts entre les parties responsables, ce qui augmente la responsabilité et met en évidence les inefficacités.

Cartes de processus
Ces cartes sont similaires aux diagrammes de flux de travail car elles utilisent des formes et des symboles pour représenter visuellement un processus. Cependant, elles incluent des détails supplémentaires, tels que les entrées, les sorties, les échéanciers et les responsables. Elles sont donc idéales pour des cas d'utilisation approfondis, comme la description des processus de fabrication ou de contrôle qualité.

Les diagrammes de Gantt
Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle d'un projet au fil du temps. Il comporte des tâches à gauche, une chronologie à droite et des barres horizontales qui indiquent la durée de chaque tâche. Ces graphiques sont utiles pour les organisations qui gèrent des processus impliquant de nombreuses parties prenantes et pièces mobiles.

Éléments de visualisation du flux de travail

La plupart des visualisations de flux de travail ressemblent à des organigrammes. Bien qu'il existe différents types d'organigrammes, ils partagent des caractéristiques clés, notamment :

Activités : Chaque étape ou tâche du flux de travail est appelée une activité. Représentées par des rectangles étiquetés, les activités sont les éléments constitutifs d'un processus. Elles sont reliées par des flèches ou des lignes pour indiquer le déroulement du travail.
Points de décision : Il s'agit d'étapes du flux de travail où vous devez faire un choix. Généralement représentés par un losange, les points de décision peuvent orienter le flux de travail dans différentes directions en fonction de certaines conditions ou critères.
Connecteurs : Parfois, un cercle remplace un rectangle dans une visualisation de flux de travail complexe. Les cercles indiquent la continuation du flux sur une autre page ou plateforme.
Repères visuels : les organigrammes utilisent des couleurs, des icônes et des symboles pour permettre aux parties prenantes de comprendre rapidement le flux d'un seul coup d'œil. Ces repères visuels permettent de différencier les types de tâches, de mettre en évidence les informations essentielles ou de clarifier l'état d'une tâche.

Workflow bonnes pratiques de visualisation

Workflow La visualisation aide les entreprises à améliorer leurs processus et à prendre de meilleures décisions, économisant ainsi du temps et de l'argent. Mais elle comporte aussi son lot de défis. Si votre équipe manque d'expérience en conception de flux de travail, elle risque de créer des diagrammes trompeurs ou déroutants, ou de résister à l'adoption de nouveaux logiciels.

Suivez ces bonnes pratiques pour garantir que votre organisation tire le meilleur parti de la visualisation des flux de travail :

Simplifiez-vous la vie : privilégiez la simplicité dans votre diagramme afin que chacun dans votre entreprise puisse le comprendre. Utilisez un langage clair et concis pour éviter de surcharger le tableau.
Fournissez du contexte : même si votre visualisation paraît simple, elle doit contenir suffisamment d'informations contextuelles pour aider les lecteurs à comprendre son objectif. Dans la mesure du possible, incluez des détails tels que la description des tâches, le contexte pertinent et les principales parties prenantes.
Utilisez des conventions cohérentes : veillez à la cohérence des symboles, formes, couleurs et libellés utilisés dans la visualisation. Pour éviter toute confusion, respectez les conventions standard des organigrammes, comme les flèches pour indiquer le sens du flux.
Privilégiez la clarté : utilisez des tailles de police, des espacements et une mise en page appropriés pour améliorer la lisibilité. Cela rend le graphique plus attrayant et réduit la fatigue du lecteur.
Recherchez les goulots d'étranglement : il est souvent plus facile d'identifier les problèmes en visualisant chaque étape d'un processus. Prenez le temps d'analyser la visualisation de votre flux de travail et d'identifier les inefficacités, les redondances et les goulots d'étranglement.
Testez et itérez : testez votre visualisation auprès d'utilisateurs ou de membres de l'équipe pour recueillir des commentaires sur sa clarté et sa convivialité. Utilisez ensuite ces commentaires pour affiner et améliorer le flux de travail.

Comment choisir le bon outil de visualisation de flux de travail

Vous pouvez créer des flux de travail dans les deux plateformes de gestion de projets et de gestion de processus. Mais les logiciels de gestion de processus offrent généralement davantage de fonctionnalités pour personnaliser, automatiser et itérer vos visualisations. Chercher:

Personnalisation : choisissez un outil de gestion de processus qui vous permet d'adapter vos formulaires, conceptions et actions aux besoins de vos utilisateurs.
Automatisation : Certains outils vous aident à visualiser votre flux de travail, sans plus. Optez pour un produit complet qui vous permet de concevoir, de surveiller, d'automatiser et d'optimiser vos processus.
Convivialité : une interface utilisateur intuitive (UI) et une fonctionnalité glisser-déposer encouragent l'adoption par l'utilisateur et vous font gagner du temps.
Intégrations : l’outil que vous choisissez doit être compatible avec d’autres plateformes et applications et s’intégrer parfaitement à votre pile technologique.
CollaborationSouvent, des équipes pluridisciplinaires, de l'informatique au service juridique, collaborent pour visualiser ou gérer un processus. Trouvez une plateforme qui permet un retour d'information en temps réel et un moyen de suivre les modifications du flux de travail. Informations : Le logiciel doit proposer des rapports d'analyse des processus pour vous aider à identifier les améliorations à apporter à votre flux de travail une fois celui-ci exécuté.
Assistance : Si vous rencontrez des problèmes lors de la création de votre visualisation de flux de travail, vous devrez contacter client réactif. Assurez-vous que la plate-forme propose de l'aide via plusieurs canaux, notamment le courrier électronique, le téléphone ou le chat en direct, pour vous offrir des options.

Comment mettre en œuvre la visualisation du flux de travail

Une fois que vous disposez du bon outil, démarrer avec la visualisation des flux de travail est facile. Suivez ce processus en cinq étapes :

Étape 1 : Identifier un flux de travail
Commencez par identifier un flux de travail spécifique que vous souhaitez visualiser. Choisissez-en un qui soit essentiel aux initiatives clés de l'entreprise, ou qui engendre des inefficacités frustrantes. Par exemple, vous pourriez vous concentrer sur l'intégration des employés ou la gestion des tickets d'assistance client.

Étape 2 : Recueillir des données
Discutez avec les parties prenantes pour vous assurer de saisir le flux de travail le plus précisément possible. Notez les activités impliquées dans chaque étape, les personnes responsables des décisions ou des tâches, et la durée du processus. Vous devrez également tenir compte des éventuels goulots d'étranglement et des intrants nécessaires (comme les équipements et les données).

Étape 3 : Déterminez vos points de départ et d’arrivée
Vous devez identifier votre point A et votre point B avant de tracer le trajet entre les deux. Si votre processus a plusieurs résultats potentiels, notez chacun d’eux.

Étape 4 : Cartographier les étapes restantes
Ensuite, en utilisant les informations que vous avez recueillies précédemment, remplissez le reste des activités de votre processus. Cela inclut l'ajout de tâches et de points de décision dans un ordre séquentiel.

Étape 5 : Concevez votre visualisation
À l'aide de l'outil de votre choix, concevez la visualisation de votre flux de travail. Choisissez un type de diagramme ou d'organigramme adapté à votre processus et à votre public. Choisissez soigneusement les couleurs, les symboles et les formes pour une meilleure compréhension du diagramme.

Étape 6. Partager et collaborer
Une visualisation de flux de travail est optimale lorsqu'elle est simple à utiliser, à partager et à modifier. Invitez les membres de votre équipe à consulter le diagramme et à laisser des commentaires.

Exemples de visualisation de flux de travail

Workflow la visualisation est un outil utile dans presque toutes les fonctions industrielles et organisationnelles.

Certains cas d'utilisation incluent :

Mobilier Médical

Les hôpitaux et les cliniques utilisent souvent des visualisations de flux de travail pour décrire les protocoles d'accueil des patients et de gestion des urgences. Mais ils utilisent également ces diagrammes pour améliorer la productivité des employés. Par exemple : Santé de l'Upper Chesapeake de l'Université du Maryland a utilisé Nintex pour optimiser l'intégration des employés, améliorer le processus d'évaluation et suivre et approuver les demandes de capitaux.

En établissant des procédures standard, les diagrammes de flux de travail contribuent à un lieu de travail plus efficace et libèrent du temps pour de meilleurs soins aux patients.

Gestion de la chaîne d'approvisionnement et logistique

Workflow Les visualisations sont parfaites pour aider les entreprises à capturer des informations sur la chaîne d'approvisionnement et la logistique. Par exemple, Agence municipale des transports de San Francisco (SFTMTA) L'entreprise est passée de la gestion des processus de la chaîne d'approvisionnement par e-mail à leur documentation et automatisation grâce à des workflows visuels. Cela lui a permis de suivre chaque processus et chaque tâche plus efficacement.

Gestion de projet

Les chefs de projet utilisent des diagrammes de flux de travail pour illustrer les étapes d'un projet et attribuer des tâches aux différents contributeurs. Par exemple : société de gestion de construction KBA, Inc., située à Seattle, a conçu plus de 20 workflows par site de projet pour gérer des processus tels que les ordres de modification, les remboursements de frais et les approbations. Ces workflows ont permis d'augmenter la productivité de leurs équipes de 25 à 50 %, leur permettant ainsi de réaliser des économies et de servir leurs clients plus rapidement.

Vous souhaitez implémenter vous-même la visualisation des flux de travail ? Découvrez comment Nintex peut vous aider. visualiser et gérer les flux de travail.