À mesure que votre entreprise se développe, les choses peuvent devenir un peu chaotiques. Utilisez l'intégration des processus pour contrer le chaos et harmoniser l'ensemble de votre organisation.
L'intégration des processus est une méthode utilisée par les organisations pour unifier leurs applications logicielles, leurs employés et leurs données. En connectant des éléments disparates, l'intégration des processus (également connue sous le nom d'intégration des processus métiers ou BPI) permet aux entreprises d'optimiser leurs ressources et d'atteindre plus efficacement leurs objectifs primordiaux.
À mesure que les processus commerciaux deviennent plus complexes, l’intégration des processus permet de maintenir l’harmonie et l’efficacité entre les éléments mobiles de l’entreprise, en alignant les processus internes et les outils externes pour favoriser la cohésion et l’adaptabilité.
Définition de l'intégration des processus
L'intégration des processus aligne et connecte de manière transparente divers processus, systèmes ou workflows métier afin qu'ils fonctionnent de manière plus cohérente. Elle permet le partage d'informations, élimine les silos de données et rationalise les opérations en reliant les tâches et les activités entre les services. Cela améliore l'efficacité, réduit les redondances et favorise une performance organisationnelle unifiée et axée sur les objectifs.
Comprendre l'intégration des processus
Comme une machine, une entreprise a besoin que ses éléments fonctionnent ensemble pour réussir. C’est là que l’intégration des processus entre en jeu. C'est comme le pétrole qui assure le bon fonctionnement des rouages de votre organisation.
En intégrant les processus, votre entreprise peut briser les silos, favoriser une meilleure communication et maximiser sa productivité. Pour atteindre ces objectifs, vous avez besoin des outils et de la bonne infrastructure.
La technologie contribue à faciliter l’intégration des processus métier en :
- Permettre la connexion des systèmes et des applications
- Automatisation des tâches et processus répétitifs
- Intégration de données provenant de différentes sources et formats
- Concevoir et orchestrer des flux de travail
- Proposer des tableaux de bord et des rapports pour analyser et améliorer les performances des processus
Types d'intégration de processus
L'intégration de processus vous permet de connecter des applications, de fusionner des données et d'intégrer des workflows. Pour atteindre ces objectifs, plusieurs types d'intégration de processus peuvent être nécessaires, notamment :
Intégrations natives
Certains logiciels sont dotés de capacités d'intégration intégrées qui vous permettent de les connecter de manière transparente à d'autres plates-formes. Les intégrations natives facilitent la communication entre les deux plates-formes, sans que vous ayez à demander des autorisations spéciales ni à effectuer des étapes supplémentaires.
Intégrations tierces
Les organisations ayant des besoins complexes peuvent choisir de développer une solution interne pour connecter leurs logiciels. Mais cela est compliqué et coûteux. Pour cette raison, ils utilisent souvent une intégration tierce, un produit logiciel construit et détenu par une autre entreprise sur une plateforme externe.
Interface de programmation d'application (API)
Vous aurez peut-être besoin d'API si le logiciel n'est pas livré avec des intégrations natives pour les plates-formes de votre pile technologique existante. Par exemple, vous pouvez utiliser une API pour connecter votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) à votre processeur de paiement.
Robotic process automation Intégrations (RPA)
Les RPA peuvent s'intégrer aux systèmes existants, aux applications métier, cloud services, ainsi que les technologies d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML). Les intégrations RPA utilisent des API pour connecter facilement les plateformes et effectuer des tâches répétitives comme la saisie de données entre elles.
Mise en œuvre de l'intégration des processus
Dans les organisations de taille moyenne à grande, l'intégration des processus peut sembler complexe. Une approche systématique est la plus efficace. Pour de meilleurs résultats, suivez ces cinq étapes :
1. Considérez vos objectifs
Identifiez clairement ce que vous espérez réaliser grâce à l’intégration des processus. Par exemple, vous souhaiterez peut-être automatiser des tâches manuelles, améliorer la précision des données ou améliorer la communication. Attachez des chiffres à vos objectifs (par exemple, améliorez la précision des données de 25 %). Avoir une vision claire et concrète permet d’orienter votre stratégie de mise en œuvre et vous donne la preuve de vos résultats.
2. Analysez vos processus actuels
Effectuez une analyse approfondie de vos flux de travail et systèmes actuels. Évaluez leurs performances par rapport à des indicateurs prédéfinis et identifiez les goulots d'étranglement, les inefficacités ou les lacunes que vous pourriez combler grâce aux intégrations. Portez une attention particulière aux dépendances, aux interconnexions et aux transferts de processus pour mieux comprendre vos opportunités d'intégration.
3. Choisissez les bons outils d'intégration
Les outils que vous sélectionnerez varieront considérablement en fonction des besoins de votre organisation. Par exemple, vous pourriez simplement avoir besoin d’API pour connecter deux applications spécifiques. Ou bien, vous souhaiterez peut-être une plate-forme de gestion de processus avec des dizaines d’intégrations natives. Quoi qu’il en soit, recherchez des interfaces conviviales, des mesures de sécurité robustes et une évolutivité pour une croissance future.
4. Développer et tester l'intégration
Si nécessaire, collaborez avec votre équipe informatique ou vos spécialistes pour développer la solution d'intégration. Cela implique de configurer les connecteurs et de créer des workflows tout en garantissant la cohérence et l'exactitude des données.
5. Déployer et surveiller l'intégration
Une fois l’intégration prête, déployez-la de manière contrôlée. Surveillez ses performances et recueillez les commentaires des utilisateurs finaux pour identifier les problèmes potentiels ou les domaines à améliorer.
Exemples d'intégration de processus
L'intégration des processus est incroyablement polyvalente, avec des applications dans divers secteurs. Voici quelques exemples:
Fabrication
L'intégration des processus aide les entreprises à optimiser les résultats en intégrant les processus de contrôle qualité (CQ) à ceux de fabrication et à améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement en coordonnant les étapes telles que l'approvisionnement et la logistique. Les fabricants peuvent également améliorer la planification et l’ordonnancement de la production en intégrant des processus tels que l’usinage et l’assemblage.
Mobilier Médical
Grâce à l'intégration des processus, les hôpitaux et les cliniques peuvent intégrer les dossiers médicaux électroniques (DME) à leurs systèmes administratifs et partager en toute sécurité les informations des patients avec d'autres établissements de santé grâce au système d'échange d'informations médicales (EIM). Ils peuvent également améliorer la coordination des soins entre les équipes interdisciplinaires et faciliter la télémédecine en connectant les plateformes de communication.
Finance
Les institutions financières utilisent l'intégration des processus pour intégrer leurs systèmes de conformité et de gestion des risques afin de garantir le respect des réglementations et de connecter les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les systèmes bancaires pour offrir un service client personnalisé. L'intégration des processus permet également aux entreprises de connecter leurs systèmes de détection de fraude à leurs systèmes d'authentification client et de traitement des paiements afin de détecter et de prévenir les vols en temps réel.
Quels sont les principaux avantages de l’intégration des processus ?
Malgré les défis liés à l’intégration des processus, les organisations continuent de la poursuivre en raison de ses avantages évidents. Certains des avantages de l’intégration des processus comprennent :
Silos de données réduits : Sans systèmes intégrés, votre entreprise crée inévitablement des silos de données. Cela signifie que vos informations sont stockées au même endroit et restent inaccessibles au reste de l’organisation. L'intégration des processus élimine ce problème, permettant aux informations de circuler dans toute votre entreprise. Cela crée une culture plus collaborative et améliore la transparence.
Visibilité et contrôle améliorés : À mesure que vos silos de données s'effondrent, vous bénéficiez d'un accès centralisé aux indicateurs de performance clés (KPI) et aux mesures dans toute l'organisation. Cela vous donne une vue plus complète des opérations en temps réel afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées et basées sur les données.
Amélioration de la productivité et de l'efficacité : Les employés perdent souvent du temps à passer d’une application à l’autre et à copier des données d’un système à un autre. L'intégration et l'automatisation des processus font gagner du temps aux membres de votre équipe, leur permettant ainsi de travailler sur des tâches à valeur ajoutée telles que l'élaboration de stratégies commerciales ou la conclusion d'accords de vente.
Réduction des coûts et optimisation des ressources : L'intégration des processus élimine la duplication des tâches, la redondance des données et les erreurs, réduisant ainsi le temps et l'argent consacrés à la résolution de ces problèmes. De plus, l'intégration vous permet de rationaliser les flux de travail grâce à l'automatisation, ce qui améliore la productivité et l'efficacité des membres de l'équipe et vous permet de réduire les coûts de main-d'œuvre.
Défis de la mise en œuvre de l’intégration des processus
Intégrer vos processus n'est pas toujours facile. Voici quelques-uns des défis que les organisations doivent relever pour mettre en œuvre l’intégration des processus :
Qualité des données: Dans un projet d'intégration de processus, vous pourriez rencontrer des données erronées, des doublons ou des incohérences entre les plateformes. Garantir l'intégrité des données est crucial, car elle impacte la prise de décision et l'efficacité opérationnelle. Résolvez ce problème en standardisant vos formats et protocoles de données afin de garantir la cohérence du traitement des données et en utilisant l'automatisation des workflows. RPA pour éliminer les erreurs manuelles.
Problèmes de compatibilité: Lorsque vous utilisez diverses technologies provenant de différents fournisseurs, vous pouvez rencontrer des incompatibilités au niveau des formats de données, des protocoles ou des API. Cela peut créer des problèmes d’échange de données et d’automatisation des processus. Pour éviter cela, explorez toujours les intégrations avant d'acheter.
Résistance des employés : Les initiatives d’intégration des processus peuvent entraîner des modifications des flux de travail et des responsabilités, ce qui entraîne une frustration chez les employés. Avoir un solide programme de gestion du changement en place aide.
Sécurité et confidentialité des données : L'intégration de systèmes implique le partage d'informations d'une plateforme à une autre. Vous devez protéger les données sensibles tout au long du processus grâce à des méthodes telles que le chiffrement des données, l'authentification multifacteur (AMF) et les paramètres d'autorisation. Recherchez des plateformes qui prennent la sécurité au sérieux.
Comment l’intégration des processus génère des résultats
Examinons comment deux entreprises réelles utilisent l'intégration des processus pour constater des améliorations opérationnelles tangibles.
Wataniya Mobile
Wataniya Mobile, opérateur de télécommunications dans les Territoires palestiniens, a constaté que son processus de gestion, des approbations RH complexes aux demandes marketing, était chronophage et fastidieux. Wataniya a adopté Nintex pour créer rapidement des workflows intégrant et automatisant les processus. Grâce à Nintex, l'entreprise a intégré Oracle ERP, SAP et SharePoint, créant plus de 80 flux de travail interagissant avec 80 formulaires sophistiqués. L'entreprise estime que cela lui a permis d'économiser plus de 62,000 XNUMX $ par an.
Berglandmilch
Berglandmilch, le plus grand fournisseur de produits laitiers d'Autriche, souhaitait transformer et automatiser son processus complexe de changement d'emballage afin d'accroître la transparence pour les parties prenantes. Avec près de 6,000 300 variétés d'emballages différentes et XNUMX changements par mois, la tâche était complexe. Le logiciel Nintex a simplifié la tâche en permettant à l'entreprise de créer un flux de travail automatisé qui s'intègre parfaitement à son système SAP et à ses applications Microsoft. Les responsables peuvent ainsi copier les conceptions existantes depuis SAP pour lancer le processus de changement et stocker automatiquement les documents relatifs au processus sur le système. cloud avec Microsoft Office 365Le résultat est une plus grande transparence et 7,200 XNUMX heures économisées par an.
Premiers pas avec l'intégration de processus
Obtenir des résultats puissants grâce à l’intégration des processus est à votre portée, quelle que soit la complexité de vos processus. N’oubliez pas d’éviter ces pièges lorsque vous commencez :
- Planification insuffisante : Lorsqu’on est à la recherche d’une solution rapide, il est tentant de se lancer tête première dans l’intégration des processus. Mais prenez le temps de réfléchir aux besoins et aux objectifs de votre organisation. Cela vous aide à guider votre prise de décision et conduit à un succès à long terme dans l’intégration de vos processus.
- Manque de soutien: L'intégration des processus affecte les tenants et les aboutissants de la façon dont votre équipe accomplit les tâches. Assurez-vous que votre équipe reçoive une formation adéquate sur les plateformes et les outils que vous adoptez, et nommez des mentors ou des champions pour soutenir les employés qui ont besoin d’une aide personnalisée supplémentaire.
- Ignorer les problèmes de sécurité : Lorsque vos données transitent entre les applications, elles sont confrontées à des menaces potentielles provenant d'acteurs malveillants tels que des pirates informatiques. Donnez la priorité à la sécurité tout au long du processus d'intégration pour protéger les données sensibles telles que les informations personnelles des clients ou les informations comptables de l'entreprise.
Nintex vous aide à éviter les pièges courants grâce à sa suite d'outils sécurisés et une variété de ressources de soutien. De plus, il propose des dizaines d'intégrations intégrées appelées Connecteurs RF et d'innombrables extensions, afin que vous puissiez intégrer et automatiser les processus en toute simplicité.
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