Il y a bien longtemps que l'on n'avait plus besoin d'un stylo et d'encre pour officialiser un accord commercial. La signature électronique, ou eSignature, est un moyen pratique, économique, juridiquement contraignant et sécurisé permettant aux signataires d'accepter électroniquement les conditions générales d'un document sans avoir recours à une signature manuscrite (stylo et papier).
Définition d'une signature électronique
Une signature électronique est une méthode numérique de signature de documents qui indique un consentement ou une approbation. Elle remplace la signature manuscrite et est juridiquement contraignante dans de nombreuses juridictions. Les signatures électroniques améliorent l'efficacité en permettant aux utilisateurs de signer des documents à distance, garantissant une authentification sécurisée, des enregistrements infalsifiables et des flux de travail simplifiés sur différents appareils et plateformes.
Pourquoi utiliser les signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont très répandues dans le monde des affaires actuel en raison de leur efficacité, de leur simplicité et de leur respect de l'environnement. Nombre de ces transactions impliquent plusieurs parties, ce qui rend le processus de signature traditionnel long, coûteux et sujet aux erreurs.
eSignature solutions Les solutions disponibles aujourd'hui sur le marché vous permettent de configurer, demander, signer/rappeler, envoyer et stocker des documents. Elles vous permettent également de gérer le flux de travail lié au processus de signature électronique, y compris les actions à effectuer avant et après la cérémonie de signature.
Ces solutions Vous pouvez effectuer toutes ces opérations depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez. Les intégrations sont également un élément clé d'une solution de signature électronique. Elles permettent aux organisations d'extraire et de fusionner des données issues de systèmes CRM tels que SalesforceVous pouvez également intégrer des signatures électroniques dans les flux de travail des utilisateurs existants qui sont actuellement ralentis par l'impression, les signatures humides et l'envoi.
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui, les signatures électroniques sont reconnues par de nombreux pays à travers le monde comme un moyen juridiquement contraignant de signer un document. Aux États-Unis, le Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) de 1999 et de la Loi ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) de 2000 a rendu les documents signés électroniquement juridiquement contraignants tant que toutes les parties consentent à la signature électronique, les autres règles de signature manuscrite restant applicables (montrant l'intention d'accepter, attribuant la signature électronique au document et le nom de la personne signataire, et le document électronique étant conservé pour référence ultérieure).
Les seuls documents qui doivent encore être signés avec un stylo et du papier sont les documents liés au droit de la famille tels que les testaments, les fiducies et les documents de divorce, ainsi que les documents judiciaires.
Les signatures électroniques sont-elles sécurisées ?
Oui, les signatures électroniques sont sécurisées, encore plus que les signatures manuscrites. Les signatures manuscrites peuvent être falsifiées et les documents signés perdus ou falsifiés. Un document signé électroniquement génère et stocke une piste d'audit permettant de remonter jusqu'à l'identité du signataire, son emplacement, ainsi que les documents signés et leur date. Les documents signés électroniquement doivent être transmis et stockés sous forme chiffrée afin d'éviter toute falsification. cloud environnement qui stocke en toute sécurité les informations personnelles identifiables, les documents signés et toutes les informations de paiement associées.
Quels sont les exemples de signatures électroniques ?
Les signatures sont requises sur de nombreux types de transactions commerciales, des lettres d'offre aux bons de commande en passant par les contrats de vente et de fournisseur, les transactions immobilières et les polices d'assurance. La complexité de la signature électronique peut aller d'une seule signature et d'une date à la fin d'un document, à des dizaines de champs à compléter tout au long du document (remplir les blancs, cases à cocher, initiales sur chaque page, etc.), à des dizaines de champs pour plusieurs signataires de plusieurs parties où un flux de travail automatisé est nécessaire pour faire avancer chaque étape du processus.
Quelle est la différence entre les signatures électroniques et numériques ?
Les signatures numériques sont un sous-ensemble des signatures électroniques. Dans leur forme la plus simple, les signatures électroniques fournissent une image de votre signature, manuscrite ou sélectionnée parmi une liste de modèles cursifs, imprimée numériquement sur un document électronique. Les signatures numériques renforcent la sécurité en attachant cryptographiquement à votre signature électronique un certificat numérique unique, autorisé par un tiers, prouvant ainsi que vous êtes bien le signataire du document. Les clés publiques et privées associées à votre certificat numérique garantissent que personne ne peut se faire passer pour le signataire.
Pour de nombreuses transactions commerciales, comme la signature d'un accord de confidentialité ou d'un contrat fournisseur, les signatures électroniques suffisent. Cependant, si la transaction implique des données personnelles hautement sensibles et/ou intervient dans un secteur hautement réglementé, les signatures numériques peuvent être l'itinéraire préféré.
Comment fonctionnent les signatures électroniques ?
1. Configurer
Le processus de configuration consiste à sélectionner le document ou le fichier à signer, à identifier les zones où le(s) destinataire(s) doit/doivent signer ou compléter les données, à sélectionner le type de données du champ (à remplir, signature, date, etc.) et à spécifier les noms, adresses e-mail et ordre d'envoi des destinataires. Pour des workflows plus sophistiqués, vous pouvez également configurer les étapes précédant la signature électronique (par exemple, la création d'un document personnalisé à signer en fusionnant les données du système CRM ou le déclenchement de l'envoi automatique de la signature électronique sous certaines conditions, comme le passage de l'étape de vente à « proposition ») et les étapes suivant la signature électronique (par exemple, l'envoi d'un e-mail de remerciement avec le document finalisé et son exportation vers un système d'archivage). C'est là qu'un workflow plus complet intégrant la signature électronique entre en jeu.
2. Demande
Le lancement du processus de signature électronique peut être effectué manuellement ou via un déclencheur de condition (date/heure, e-mail reçu, champ modifié, etc.). Les demandes de signature électronique peuvent également être effectuées individuellement ou par lots, par exemple en envoyant une mise à jour à un segment de votre clientèle. Vous pouvez également configurer des demandes de signature électronique à envoyer à plusieurs destinataires à la fois, ou un à la fois dans un ordre spécifié afin que les destinataires deux et trois ne puissent pas signer tant que le destinataire un n'a pas signé.
3. Signer
Du côté du destinataire, la signature électronique moderne solutions La signature peut être effectuée via un ordinateur, une page web mobile, une application mobile ou un lien texte. L'objectif est de proposer une fonctionnalité de signature électronique accessible à tout moment, en tout lieu et depuis n'importe quel appareil. Le destinataire clique simplement sur le lien de signature électronique et appuie sur chaque champ pour signer ou compléter les données demandées. Quelques secondes plus tard, il soumet les informations au demandeur.
4. Rappeler
eSignature solutions Ils offrent également la possibilité de rappeler automatiquement aux destinataires, par e-mail ou SMS, de signer s'ils ne l'ont pas encore fait. Cela accélère encore le processus de signature électronique.
5. Envoyer et enregistrer
Une fois la signature électronique terminée, le document entièrement exécuté doit être automatiquement envoyé à toutes les parties et automatiquement stocké pour référence ultérieure dans un système d'enregistrement intégré.
Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Les petites, moyennes et grandes entreprises ont besoin de fonctionnalités de signature électronique, dans tous les services, tels que :
- Ventes : devis, contrats clients
- Marketing : bons de commande, contrats fournisseurs
- Produit : partenariats technologiques, contrats avec les fournisseurs
- Customer Success : contrats de renouvellement, contrats fournisseurs
- Finance et Comptabilité : factures fournisseurs, contrats fournisseurs
- RH : offres aux employés, documents d'intégration et de licenciement
La capacité de signature électronique améliore la vitesse, l'agilité et l'efficacité de ces services, générant ainsi plus de revenus et une meilleure rentabilité. Les clients, les partenaires et les fournisseurs apprécient la simplicité et la commodité de faire affaire avec des organisations qui signent par voie électronique. Aujourd’hui, les signatures électroniques deviennent rapidement une attente des entreprises plutôt qu’une exception, laissant derrière elles celles qui travaillent encore avec un stylo et du papier.