L'automatisation des contrats est un moyen d'automatiser les processus liés à la création, à la gestion et à la maintenance des contrats grâce à la technologie.
Autrefois, les contrats commerciaux étaient des processus lourds en papier qui reposaient sur des dizaines de processus manuels. Pour certaines organisations, c'est toujours le cas.
Entre les révisions, les approbations, les négociations et les renouvellements, la gestion des contrats continue d’être un processus chronophage et gourmand en ressources, sujet aux erreurs humaines et aux redondances.
Les outils d'automatisation des contrats permettent aux entreprises d'éliminer une grande partie de ces tâches chronophages et gourmandes en ressources, d'accélérer les flux de travail et de tirer davantage d'informations de leurs partenariats. Ils rationalisent chaque phase du cycle de vie des contrats en automatisant les flux de travail clés, comme la génération, le stockage et l'accès aux documents.
De nombreuses entreprises ont pris des mesures pour automatiser la gestion des contrats avec de nouveaux outils qui peuvent transformer la manière dont les partenariats sont forgés et introduire la sécurité et les analyses indispensables à des projets auparavant complexes et disparates.
Grâce aux outils d’automatisation des contrats, votre organisation peut gagner du temps, réduire le gaspillage et rationaliser chaque étape du processus contractuel, tout en rendant vos flux de travail plus rapides et plus intelligents.
Définition de l'automatisation des contrats
L'automatisation des contrats consiste à utiliser des technologies d'automatisation pour créer, gérer et rationaliser les flux de travail contractuels sans intervention manuelle. Elle automatise des tâches telles que la rédaction, la révision, l'approbation et le stockage des contrats, souvent à l'aide de modèles et de règles prédéfinies. Cela améliore l'efficacité, réduit les erreurs, garantit la conformité et fait gagner du temps dans le processus complexe de gestion des contrats.
Comment l’automatisation des contrats profite-t-elle à une entreprise ?
Les outils d'automatisation des contrats réduisent les erreurs humaines dans les flux de travail clés. L'automatisation peut effectuer ou faciliter des tâches telles que le suivi et la surveillance des modifications, le stockage et l'organisation des documents, la gestion des risques et de la conformité, permettant ainsi de gagner du temps et de gagner des ressources tout au long du cycle de vie du contrat.
Toutes les plateformes d'automatisation des contrats n'offrent pas les mêmes fonctionnalités. La plupart des fonctionnalités listées ci-dessus sont considérées comme standard, mais selon les besoins de l'organisation, celle-ci peut préférer un outil offrant davantage d'analyses. Voici quelques fonctionnalités que vous retrouverez dans les meilleures solutions d'automatisation des contrats. solutions consistent à
- La possibilité de générer des contrats (ou de créer des contrats à partir de modèles de contrat)
- Outils pour accélérer la phase d'approbation du contrat (comme la collecte de signatures électroniques)
- Un système d'organisation qui fournit un référentiel de contrats centralisé et accessible
- Outils de reporting personnalisés capables de fournir des alertes et de générer des informations sur les KPI du projet
Qui peut bénéficier des contrats automatisés ?
Toute entreprise qui noue régulièrement des partenariats avec d'autres entreprises, fournisseurs, clients ou employés peut tirer profit de l'automatisation des contrats. Chaque processus, de la création à la gestion des contrats, jusqu'à leur renouvellement ou leur résiliation, peut être automatisé pour plus d'efficacité et de sécurité. Cela allège la charge de travail de tous les acteurs : managers, équipes informatiques, juridiques, direction et toute autre personne impliquée dans le projet.
Les avantages associés aux contrats automatisés solutions Ne vous limitez pas à leur utilisation par l'entreprise. Ces avantages sont répercutés sur les partenaires, fournisseurs et clients impliqués à l'autre bout du contrat. Au final, l'expérience est améliorée pour tous les acteurs, où chaque étape du cycle de vie du contrat est rapide, sûre, efficace et pertinente.
Comment l’automatisation des contrats peut-elle aider ?
Les avantages de l'automatisation des contrats sont permanents, car les workflows automatisés sont conçus pour s'améliorer progressivement au fil du temps. En effet, leur efficacité peut être étudiée, ajustée et testée après avoir collecté suffisamment de données. Voici quelques-unes des améliorations les plus courantes qu'une organisation constatera en recalibrant ses workflows en fonction de ces données :
Erreur humaine réduite
Les workflows automatisés nécessitent généralement très peu d'intervention humaine une fois opérationnels. Le seul moment où un humain les utilise est pour ajuster des variables ou des conditions. Les tâches manuelles fastidieuses du cycle de vie du contrat (le reporting, par exemple) et sujettes aux erreurs humaines peuvent être automatisées pour des performances plus fluides et plus précises.
Flux de travail standardisés
Pas besoin de faire quelque chose différemment à chaque fois, surtout lorsque vous pouvez économiser du temps et des efforts en standardisant votre approche. Créer un contrat à partir de zéro chaque fois qu'une entreprise conclut un nouveau partenariat peut prendre un temps et des ressources précieux. Avec un logiciel d'automatisation des contrats, une organisation peut créer un modèle de contrat de base qui peut être utilisé encore et encore avec de petits ajustements.
Stockage de documents plus intelligent
L’une des caractéristiques clés d’un logiciel de gestion automatisée des contrats est sa capacité à traiter, stocker et organiser des informations importantes. Plus tôt, nous avons expliqué que la gestion des contrats était historiquement une entreprise lourde de papier. La technologie a permis aux entreprises de gérer plus de données et de documents que jamais auparavant, mais la technologie axée sur l'automatisation apporte de la clarté (et une plus grande sécurité) à ce processus.
Plus d’informations à partir des données
Pendant la durée du contrat, comment une organisation peut-elle savoir si ses performances sont sur la bonne voie ? À la fin du contrat, comment évaluer la rentabilité du partenariat ? Les outils d'automatisation des contrats éclairent ces questions grâce à des fonctionnalités intégrées d'analyse et de reporting qui fournissent un aperçu des indicateurs clés. Ils aident les entreprises à identifier les points forts et les points faibles, afin d'ajuster ces facteurs pour de meilleurs résultats.
De meilleures expériences client
Nous avons évoqué les avantages de l'automatisation des contrats pour les entreprises. Mais qu'en est-il des clients ? Lorsqu'une organisation met en œuvre une approche sûre, fluide et efficace de la gestion des contrats, ses partenaires en bénéficient. Des flux de travail sans erreur produisent des résultats de meilleure qualité, des documents bien organisés facilitent la communication, et les outils de données et d'analyse permettent de maintenir les livrables sur la bonne voie.
Des processus continuellement améliorés
Les outils d'automatisation des contrats favorisent l'amélioration continue des processus. Dans le monde concurrentiel actuel, l'immobilisme est incontournable. Les organisations doivent constamment améliorer leurs processus pour conserver un avantage concurrentiel, et la technologie adéquate leur permet de les perfectionner en fonction des meilleures pratiques émergentes.
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