L'automatisation des formulaires consiste à collecter électroniquement des données dans un formulaire numérique présenté sur l'appareil de l'utilisateur. Elle va au-delà des champs statiques : elle inclut des formulaires intelligents qui se déclenchent à partir des étapes précédentes et lancent les étapes suivantes, s'ajustent dynamiquement en fonction des saisies de l'utilisateur et transmettent les valeurs des champs aux systèmes en aval qui en ont besoin.
Avec un logiciel d'automatisation de formulaires, vous pouvez créer des formulaires intelligents qui collectent les informations exactes dont vous avez besoin et déclenchent de nouvelles actions en fonction des saisies des utilisateurs, sans avoir besoin de codage compliqué.
Définition de l'automatisation des formulaires
L'automatisation des formulaires consiste à utiliser la technologie pour simplifier et rationaliser la création, la distribution, le remplissage et le traitement des formulaires de collecte d'informations. Cette technologie automatise des tâches telles que la saisie, la validation, le routage et le stockage des données, ce qui réduit les efforts manuels, minimise les erreurs et améliore l'efficacité organisationnelle. Les applications courantes de l'automatisation des formulaires incluent les enquêtes, les inscriptions, la collecte de commentaires et les approbations de flux de travail.
Comprendre l'automatisation des formulaires
Selon le secteur dans lequel vous travaillez, vous serez peut-être surpris de constater combien d’industries dépendent encore de formulaires papier pour une grande partie de leur collecte d’informations.
Les formulaires papier sont encore largement utilisés et constituent une partie des 12.1 trillions de feuilles de papier Les bureaux américains utilisent chaque année. Les entreprises américaines dépensent plus de 120 milliards de dollars par an en formulaires imprimés , la plupart devenant obsolètes au bout de trois mois. Formulaires papier et processus papier a coûté 39 milliards de dollars au gouvernement fédéral américain . De toute évidence, nous avons toujours un problème de papier.
La technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR), connue sous le nom de traitement intelligent des documents (IDP) ou traitement intelligent des formulaires, peut aider à résoudre ce problème de papier.
L'automatisation des formulaires commence par la numérisation du formulaire, suivie d'algorithmes de classification automatisés qui déterminent le type de document et d'algorithmes d'extraction automatisés qui extraient les données du formulaire en fonction de son emplacement ou des paires nom/valeur de champ. Les éventuelles erreurs peuvent être corrigées par un humain lors d'une étape de validation des données avant leur transmission aux systèmes en aval. Si l'OCR avancée peut alléger le traitement papier, le processus commence toujours par le papier.
Idéalement, le papier ne devrait jamais être créé. Voici donc l'arrivée des formulaires numériques. Les formulaires numériques naissent numériquement et ne sont jamais imprimés. Les utilisateurs utilisent des appareils électroniques pour remplir le formulaire numérique, éliminant ainsi les inefficacités liées au remplissage et au retour des formulaires papier. Un formulaire numérique est l'élément central de toute automatisation de formulaires.
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Quels sont les avantages des formulaires automatisés ?
70% des Répondants à l'enquête AIIM indiquent qu'ils prévoient d'intensifier leurs efforts pour encourager et soutenir davantage de documents nés numériquement. 41 % ont déclaré qu'ils prévoient d'adopter pleinement les formulaires électroniques.
Pourquoi les formulaires automatisés sont-ils si précieux ?
Les organisations optent pour des formulaires automatisés plutôt que des formulaires papier pour de nombreuses raisons :
Les économies de coûts
L'avantage le plus évident de l'automatisation des formulaires réside dans les économies substantielles réalisées par rapport aux formulaires papier. Grâce aux formulaires numériques, les organisations peuvent éliminer les dépenses liées au papier, à l'impression, au transport, à la numérisation, à la saisie manuelle des données et au stockage. Selon l'ampleur et le volume de formulaires traités chaque année, ces coûts peuvent rapidement représenter des économies de plusieurs milliers de dollars.
Processus accélérés
L'automatisation des formulaires accélère les processus de remplissage. Au lieu de plusieurs jours nécessaires pour remplir, renvoyer, recevoir, traiter et répondre à un formulaire papier, les formulaires numériques permettent une soumission instantanée des données et un traitement plus rapide des demandes, en quelques minutes ou heures seulement, dans la plupart des cas.
Erreurs de traitement réduites
Les validations de précision des champs et les calculs multi-champs automatiques garantissent l'exactitude des champs avant la soumission du formulaire. Avec les formulaires papier, les erreurs ne sont détectées qu'à la réception du formulaire, et le processus doit alors recommencer, ce qui représente une perte de temps et d'efforts pour l'organisation et le déclarant. De plus, avec des opérateurs humains saisissant manuellement des données provenant de dizaines de formulaires chaque jour, les erreurs de saisie sont inévitables. L'automatisation des formulaires élimine les erreurs de saisie humaines.
Un plus grand partage d’informations
Contrairement à leurs homologues papier, les formulaires automatisés sont stockés de manière centralisée et facilement partagés et consultables au sein d'une organisation distribuée et/ou distante. Au lieu de parcourir des classeurs, l'automatisation des formulaires vous permet de rechercher rapidement par mot-clé un nom de formulaire ou une valeur de champ dans le formulaire, soit avant le déploiement du formulaire, soit après que des milliers de formulaires aient été remplis et soumis. Alors que le travail à distance atteint un niveau sans précédent, le partage pratique d’informations et la possibilité de recherche sont plus que jamais essentiels à l’agilité et à la compétitivité des entreprises.
Adaptabilité et optimisation des formulaires
L'automatisation des formulaires permet de créer des formulaires dynamiques qui s'adaptent aux réponses des utilisateurs. Ils offrent une expérience utilisateur optimale : l'utilisateur ne remplit que les champs qui lui sont pertinents. Plus besoin de parcourir un formulaire en entier et de décider s'il doit ou non sauter une section, et quelle section est pertinente. La conception des formulaires peut également être optimisée, permettant de tester différents champs et mises en page au fil du temps afin d'optimiser les taux de réponse.
Reporting, conformité, sécurité
Grâce à l'automatisation des formulaires, la génération de rapports sur les données soumises dans des centaines, voire des milliers de formulaires, devient une option réaliste, ce qui était impossible avec les formulaires papier. Les organisations peuvent identifier les tendances dans les données et optimiser leurs ajustements. Ce reporting amélioré contribue également à la conformité et à la préparation aux audits de données. Du point de vue de la sécurité, la collecte et le stockage des données sensibles sont chiffrés. cloud Le stockage offre une approche beaucoup plus sûre de la collecte de données de formulaires que les classeurs.
Des intégrations de flux de travail plus fluides
L'automatisation des formulaires est un élément clé de l'automatisation plus large des workflows, où le remplissage d'un formulaire constitue une étape d'un processus métier complet. Après tout, un formulaire isolé n'est pas très utile : nous devons pouvoir l'appeler de différentes manières et exploiter les données qu'il contient pour faire progresser les étapes suivantes du processus métier. L'automatisation des formulaires permet une intégration efficace des workflows, tant en entrée qu'en sortie.
Comment automatiser les formulaires ?
Avec les logiciels d’automatisation de formulaires modernes, l’automatisation des formulaires est un processus simple impliquant trois étapes :
Se construisent
Pour créer un formulaire numérique, tenez compte des éléments suivants :
- Déterminez si votre formulaire sera accessible publiquement par toute personne disposant d'un lien, ou uniquement par authentification. Un formulaire privé est généralement réservé à certains clients, partenaires ou employés.
- Si un formulaire PDF remplissable ou non existe déjà pour le formulaire souhaité, inutile d'en créer un nouveau. Vous pouvez utiliser un convertisseur PDF en formulaire qui utilise l'apprentissage automatique et la vision par ordinateur pour identifier automatiquement les champs de formulaire à créer. Sélectionnez simplement les champs de données dans votre document, importez-les dans le concepteur de formulaires et personnalisez-les.
- Pour créer un formulaire de toutes pièces, utilisez un concepteur visuel sans code pour glisser-déposer les contrôles de champ sur la zone de travail et configurer les champs pour qu'ils s'affichent et se comportent comme vous le souhaitez. Champs de formulaire prêts à l'emploi disponibles dans le Nintex Forms le concepteur comprend :
- Adresse
- Code barres
- Choix unique
- Choix multiple
- Devise
- Recherche de données
- Date / heure
- télécharger des fichiers
- Géolocalisation
- Réservation de groupe
- Image(s)
- Étiquette
- Numéro
- Humain
- Section répétitive
- La Signature
- espace
- Texte court
- Texte long
- Si votre formulaire est long ou complexe, il peut être judicieux de le diviser en plusieurs pages, chacune ayant un objectif et un regroupement distincts. Par exemple, la page 1 pourrait inclure les champs d'informations personnelles, la page 2 les champs décrivant les produits, les quantités et les prix indiqués, et la page 3 les champs relatifs à la langue légale, à la signature et à la date. Les rubriques de navigation en haut du formulaire permettent à l'utilisateur de savoir où il en est dans le processus.
- Au fur et à mesure que vous créez le formulaire, vous souhaiterez pouvoir le prévisualiser pour son apparence ainsi que ses fonctionnalités. Le formulaire fonctionne-t-il comme vous le pensez ? Les aperçus périodiques constituent un bon moyen de tester le formulaire pendant la phase de conception.
- Pensez également au style du formulaire. Votre outil de création de formulaires doit proposer des modèles prêts à l'emploi pour les formulaires courants, comme les demandes de contact ou les commentaires, et vous permettre de personnaliser facilement des éléments comme les polices, les couleurs et les logos. Pensez à utiliser des feuilles de style CSS pour respecter les directives de votre marque.
- Ce qui rend l'automatisation des formulaires si puissante, ce sont les règles dynamiques, la logique avancée et la mise en forme conditionnelle que vous pouvez définir pour dicter le comportement du formulaire et la façon dont l'utilisateur interagit avec lui. Formulaires sans code solutions offre la possibilité de créer des règles if/then/else et/ou qui sont très faciles à définir.
- Par exemple, si la case « J'accepte » est cochée, le formulaire affichera la zone de signature. Sinon, elle ne s'affichera pas. Ou, si le produit X est sélectionné, le formulaire affichera l'article optionnel Y proposé pour ce produit. Si le produit X n'est pas sélectionné, le formulaire n'affichera pas l'article optionnel Y.
- Les créateurs de formulaires doivent également prendre en charge le concept de variables. Des variables telles que « Prénom », « Numéro de client » et « E-mail » sont utiles non seulement pour exporter les données vers les systèmes d'enregistrement, mais aussi pour définir des actions à effectuer en dehors du formulaire lui-même. Par exemple, dans le cadre d'une plateforme d'automatisation de bout en bout, un créateur de formulaires peut lancer un processus qui envoie un e-mail à « E-mail » adressé à « Prénom » une fois le formulaire soumis.
Intégrer et déployer
Une fois un formulaire créé avec un outil de création de formulaires, l'automatisation va plus loin et vous permet de l'intégrer aux autres étapes d'automatisation du processus métier. Par exemple, l'URL d'un formulaire sécurisé peut être envoyée automatiquement par courriel lors du processus d'intégration d'un employé, une fois celui-ci atteint une certaine étape. L'affichage d'un formulaire sur une page web ou une application peut également être déclenché lors d'un processus de devis en ligne sur le site web d'une compagnie d'assurance. Les données des formulaires peuvent ensuite être transférées vers un système RH ou un système CRM, respectivement. Ces données peuvent également auto-alimenter un document personnalisé qui peut être envoyé par courriel au prospect pour signature électronique.
La solution d'automatisation des formulaires doit également avoir la capacité d'afficher le formulaire déployé sur n'importe quel appareil (ordinateur de bureau, mobile ou tablette) et navigateur pris en charge. Ceux-ci sont appelés « formulaires réactifs » et la sélection de cette option devrait être aussi simple qu'une case à cocher de configuration. La solution devrait également offrir la possibilité de remplir automatiquement le formulaire avec des données connues basées sur les intégrations de webhooks avec les systèmes existants, permettant ainsi au visiteur de gagner du temps lorsqu'il remplit le formulaire.
Maintenir
Automatisation des formulaires solutions devrait être maintenu au fil du temps de trois manières.
Tout d’abord, et c’est le plus important, étant donné que les formulaires changent à mesure que l’entreprise évolue, il est de bonne pratique commerciale de s’assurer périodiquement que tout formulaire donné répond toujours aux besoins de l’entreprise.
Deuxièmement, il est important de mesurer la réponse au formulaire au fil du temps afin d'identifier les champs complétés, ceux qui ne le sont pas, les versions du formulaire entièrement soumises et celles qui sont abandonnées. Cela permettra d'optimiser les taux de réponse.
Troisièmement, le processus plus large lui-même devrait être réexaminé périodiquement. Les bonnes étapes sont-elles effectuées avant que le formulaire ne soit présenté ou envoyé par courrier électronique ? Les systèmes et les personnes appropriés sont-ils informés une fois le formulaire soumis ?
Comment les organisations utilisent-elles l’automatisation des formulaires ?
Les organisations de tous les secteurs d’activité profitent de l’automatisation des formulaires pour rationaliser la collecte de données auprès des prospects, des clients, des partenaires et des employés.
Les formulaires numériques courants comprennent :
- Les réclamations d'assurance
- Demandes de compte bancaire
- Demandes de prêt
- Demandes d'emploi
- Applications collégiales
- Admission à l'hôpital
- Enquêtes et formulaires de commentaires des clients
- Contrats
- Ordres de travail
- Commandes
- Demandes d'achat et bons de commande
- Rapports de dépenses
- Factures
- Feuilles de temps, demandes de vacances
- Rapports d'inspection sur le terrain
- Rapports financiers
- Demandes de contenu marketing
- Formulaires de génération de leads marketing
- Demandes d'aide informatique
- Formulaire de ticket d'assistance
Découvrez comment ces trois clients transforment leurs entreprises avec Nintex Forms:
Ferring Pharmaceuticals Nintex d'occasion Workflow et mes Nintex Forms pour accélérer et optimiser l'approbation des voyages. L'entreprise a éliminé les processus de demande manuels, éliminant ainsi les goulots d'étranglement administratifs et permettant aux managers d'approuver les demandes de voyage rapidement, où qu'ils soient. L'entreprise constate désormais moins de retards grâce à une approbation efficace des voyages, et le processus d'approbation numérisé est un véritable plaisir pour les employés.
SFMT utilise la plateforme Nintex pour piloter la transformation numérique de l'environnement de travail et des opérations. La SFTMTA est responsable de la gestion des transports terrestres à San Francisco, en Californie. Elle souhaitait éliminer les formulaires papier et numériser ses processus métier afin d'améliorer sa productivité et son efficacité globales. Elle a utilisé Nintex et s'est associée à KnowledgeLake pour transformer les formulaires et documents papier de l'organisation en formulaires et flux de travail numériques avec Nintex.
Wataniya Mobile, un important fournisseur de télécommunications dans les Territoires palestiniens, met en œuvre des processus pour simplifier et accélérer ses activités. Mais que se passe-t-il lorsque ces processus entravent sa réussite ? Asem Nairat, BI et SharePoint Chef d'équipe chez Wataniya Mobile, a présenté Nintex Workflow Des avancées ont été mises en place pour mettre fin aux interminables séries de courriels et d'appels téléphoniques liés aux processus, qui perturbaient le service aux clients de Wataniya. Nintex Forms et Nintex Workflow pour Office 365, SFMTA a pu automatiser divers processus internes et externes pour gagner du temps et améliorer l'efficacité.
Exemples de cas d'utilisation : flux de travail réels, simplifiés
Intégration des employés :
- L'employé atteint l'étape suivante du processus d'intégration
- Courriel envoyé avec un lien vers un formulaire numérique
- Mises à jour des données de soumission du système RH
Devis d'assurance en ligne :
- Le visiteur clique sur « Demander un devis »
- Affichage complet du formulaire, demandant des détails
- La soumission met à jour le CRM et déclenche l'envoi d'un e-mail au service commercial, générant automatiquement un devis pour la signature électronique
Vous pouvez configurer ces étapes de flux de travail à l’aide d’un produit d’automatisation de flux de travail comme Nintex Cloud Automation CEVous pouvez faire glisser et déposer les étapes du processus sur une toile numérique sans aucun code requis.
Avec un produit d'automatisation du flux de travail comme Nintex Cloud Automation CE, vous pouvez facilement configurer ces étapes – et sans codage non plus, juste la simplicité du glisser-déposer.