Voir réellement peut mener à la conviction – et à une meilleure compréhension. Prenons l'exemple de la cartographie des processus, une technique visuelle permettant d'illustrer la séquence et le flux des processus organisationnels. Des diagrammes clairs et concis décrivent les tâches et sous-tâches impliquées, ainsi que les personnes chargées de les réaliser.
En cartographiant un flux de travail, les entreprises comprennent mieux le fonctionnement d'un processus donné.
Cela aide les employés à accomplir leur travail avec plus de confiance et d'efficacité et permet aux équipes d'identifier les opportunités d'optimisation. La création d'une cartographie des processus fournit également une base solide pour la mise en œuvre d'opportunités d'automatisation, qui favorisent l'amélioration et la croissance continues.
Pourquoi créer une cartographie des processus ?
La modélisation des processus contribue à améliorer le travail d'équipe, la prise de décision et la résolution de problèmes. Parmi les autres avantages importants, on peut citer :
- Visibilité améliorée : Les cartes de processus montrent comment les tâches et les activités se déroulent au sein de votre entreprise. Cela aide les dirigeants et les managers à comprendre la manière dont les processus fonctionnent et s'interconnectent, et donne aux employés une meilleure compréhension de leurs rôles et responsabilités.
- Collaboration et communication améliorées : En proposant une référence visuelle partagée, vous garantissez que chacun dispose d'un langage commun pour discuter des tâches et comprendre les attentes et les objectifs du processus. Cela favorise la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
- Efficacité accrue: La cartographie des flux de travail permet à votre équipe d'identifier facilement les inefficacités, les goulots d'étranglement et les redondances. Une fois ces problèmes résolus, vous pouvez rationaliser les opérations pour gagner du temps et accroître l'efficacité de votre entreprise.
- Plus de satisfaction au travail : Les cartes de processus offrent de la transparence, délimitant clairement les rôles et responsabilités des employés. Cela élimine les incertitudes, les aide à se sentir plus confiants dans leur travail et améliore leur productivité et leur satisfaction au travail.
- Formation simplifiée : Avec des couleurs, des formes et des symboles reconnaissables, les cartes de processus sont faciles à comprendre en un coup d'œil. Cela les rend idéaux pour la formation et l’intégration des employés. Les cartes guident les utilisateurs dans les tâches qui leur sont assignées et facilitent un apprentissage plus rapide.
Comment la création de cartes de processus améliore la conformité
La meilleure façon de comprendre les avantages de la création d’une cartographie des processus est de voir un exemple en action. Voyons comment la cartographie des processus a aidé une entreprise à améliorer sa conformité.
Sonardyne , une entreprise manufacturière mondiale basée au Royaume-Uni et spécialisée dans la navigation sous-marine et la technologie marine, devait améliorer son efficacité et sa standardisation au fur et à mesure de sa croissance. Dans un secteur fortement réglementé, ce n’est pas une tâche facile.
L'entreprise a adopté Nintex Process Manager comme plateforme centrale. En cartographiant ses processus, Sonardyne a réévalué ses méthodes de travail et créé de nouvelles bonnes pratiques et pratiques communes à l'échelle de l'entreprise. Cela a non seulement amélioré sa conformité aux normes de l'Organisation internationale de normalisation (ISO), mais aussi rationalisé ses processus d'approvisionnement et réduit le temps consacré à la formation des employés.
Comment créer une carte de processus
La cartographie des flux de travail vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de mieux comprendre le fonctionnement d'un processus. Une fois prêt à créer une cartographie des processus, suivez ces huit étapes pour un résultat optimal :
- Identifier un processus à cartographier
Identifiez un processus que vous souhaitez cartographier à l'aide des données ou des contributions des parties prenantes. Envisagez d'en choisir un qui rencontre fréquemment des goulots d'étranglement. Par exemple, vous pourriez vouloir décrire un cycle de développement produit ou votre processus de réception des paiements. - Fixer des objectifs
Il est plus facile de réussir avec une cartographie des processus si vous définissez d'abord à quoi ressemble le succès. Demandez-vous pourquoi vous souhaitez cartographier ce processus. Par exemple, vous souhaiterez peut-être produire une carte pour réduire le temps d’intégration des nouveaux employés. Attachez des nombres ou des pourcentages spécifiques à vos objectifs pour servir d'indicateurs de performance et vous montrer si la cartographie du processus a rempli son objectif. - Sélectionnez un type de cartographie des processus
Choisissez un type de carte adapté à vos objectifs, qu'il s'agisse d'un organigramme simple ou d'un diagramme de flux de travail plus détaillé. Par exemple, si vous souhaitez optimiser l'efficacité du processus d'approvisionnement de votre chaîne d'approvisionnement, vous pouvez opter pour une carte de flux de valeur. - Constituer une équipe de cartographie des processus
La cartographie des processus nécessite une collaboration. Impliquez les principales parties prenantes, telles que les propriétaires et les gestionnaires de processus, pour recueillir des informations spécifiques sur les activités, les intrants, les extrants et les rôles. Cet effort collectif permet diverses perspectives et améliore la précision de votre carte. - Identifier les étapes
Commencez par identifier le début et la fin du processus, puis complétez les étapes suivantes de manière séquentielle. Vous pouvez documenter ces étapes sous forme de liste ou d'organigramme. Assurez-vous simplement d'inclure toutes les tâches, événements et décisions, ainsi que les rôles ou fonctions responsables de leur exécution. - Dessinez la carte à l'aide de symboles
À l’aide de votre logiciel de cartographie des processus, créez une représentation visuelle formelle du processus à l’aide de formes, de couleurs et de symboles standard. Assurez-vous d'inclure des informations telles que les déclencheurs, les actions, les décisions et les parties prenantes. - Partagez la carte avec les parties prenantes
Une fois votre diagramme de processus métier rédigé, partagez-le avec votre équipe pour en vérifier l'exactitude et la lisibilité. Sollicitez leurs avis sur les omissions ou les redondances et apportez les dernières modifications. - Mettre en œuvre et optimiser
Une fois que vous avez finalisé la cartographie des processus, mettez-la en œuvre avec un petit groupe pour minimiser les risques pour votre entreprise. Surveillez ses performances et obtenez des commentaires supplémentaires de la part des participants à votre projet pilote avant de partager la carte avec le reste de l'équipe. Une fois la carte largement utilisée, examinez régulièrement les données et apportez des modifications pour encourager une amélioration continue.
Explication des types courants de cartographie des processus
En fonction de ses objectifs, de son secteur d’activité et de ses processus, votre entreprise peut développer et utiliser l’un des types de cartes suivants :
Représentation schématique
L'un des types de cartes de processus les plus courants, un organigramme utilise des symboles standardisés pour représenter les étapes, les décisions, les entrées, les sorties et les flux. Vous pouvez utiliser ces graphiques pour décrire des processus de haut niveau ou détaillés.
Schéma SIPOC
SIPOC signifie fournisseurs, intrants, processus, extrants et clients, ce qui correspond exactement à ce que montre ce type de carte. Un SIPOC fournit une vue d’ensemble d’un processus, vous aidant à le contextualiser et à comprendre ses limites. Les organisations créent ces cartes pour diverses utilisations, notamment le lancement de produits, l'intégration des employés et la compréhension des attentes des clients.
Cartes de processus détaillées
Également appelés diagrammes de processus détaillés, ces diagrammes offrent une vue granulaire de chaque tâche, sous-tâche, décision, entrée, sortie, intervalle de temps et interaction d'un processus. Les diagrammes de flux de travail détaillés facilitent l'analyse approfondie pour les responsables de processus et minimisent les risques d'ambiguïté pour les opérateurs de terrain qui les exécutent.
Carte des couloirs
Les cartes Swimlane organisent les étapes du processus en couloirs, chacun représentant une équipe ou un individu différent. Diverses entreprises développent ces cartes pour comprendre les rôles et les responsabilités et visualiser les interactions et les transferts entre les parties prenantes.
Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
Couramment utilisés dans l'industrie manufacturière, les VSM vous aident à visualiser le flux de matériaux, d'informations et d'actions pour fournir un produit ou un service au client. Bien que la création de ces cartes prenne du temps en raison du niveau de détail impliqué, elles fournissent des informations utiles pour identifier les améliorations des processus et éliminer le gaspillage.
Cartes de processus de haut niveau
Également appelées cartes macro ou vues descendantes, elles offrent une vue d'ensemble d'un processus, sans entrer dans les détails. Elles présentent les principales étapes et leurs interactions majeures afin d'aider les dirigeants dans leur planification stratégique et leur alignement.
Éléments à inclure dans votre cartographie des processus
Quel que soit le type de diagramme de processus que vous créez, vous avez besoin de symboles pour représenter les activités, les entrées, les sorties, les points de décision et le sens du flux. Modèle et notation des processus métiers (BPMN) 2.0 décrit les symboles les plus courants et comment les utiliser :
- Événements de fin : Utilisez des cercles pour indiquer la première et la dernière étape du processus
- Activités ou tâches : Sélectionnez des rectangles aux coins arrondis pour représenter les activités ou les tâches à accomplir
- Passerelles : Utilisez des losanges pour afficher les points de décision qui peuvent changer le chemin du graphique
- Couler: Insérez des flèches pour indiquer le flux directionnel entre les étapes
Ces symboles sont similaires à ceux décrits par le langage de modélisation unifié (UML). La différence réside dans le fait que BPMN est destiné à la modélisation des processus métier, tandis qu'UML a des applications plus larges dans les processus complexes, notamment dans l'industrie du logiciel.
Meilleures pratiques pour créer une cartographie des processus
Un diagramme de processus métier est un outil puissant pour comprendre, améliorer et communiquer la manière d'effectuer une tâche. Pour en créer un efficace, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
- Engagez toutes les parties prenantes : Chaque personne participant au processus devrait apporter son point de vue lors de son élaboration. Les parties prenantes peuvent vous aider à décomposer les tâches en sous-tâches et à identifier les éventuelles lacunes. Cela garantit l'utilisabilité et l'efficacité de votre diagramme de processus.
- Utilisez une notation cohérente : La plupart des entreprises utilisent des symboles standardisés pour représenter leurs flux de travail, comme des flèches pour indiquer le sens de circulation. Ces méthodes ont fait leurs preuves et les employés les connaissent peut-être déjà grâce à leur expérience dans d'autres entreprises. Si vous devez vous écarter de la notation standard, veillez à utiliser les mêmes formes et symboles dans tous vos schémas de processus afin de garantir la cohérence.
- Rester simple: L'objectif d'un organigramme est de fournir aux parties prenantes un repère visuel rapide. Évitez les éléments superflus, comme de longues explications, qui pourraient détourner l'attention des points essentiels. Parallèlement, ne simplifiez pas à l'excès le processus lui-même. Ajoutez autant d'étapes et de sous-étapes que nécessaire pour l'illustrer avec précision.
- Cartographier avant d'apporter des améliorations : Cartographier un processus avec toutes ses inefficacités et ses goulots d'étranglement peut sembler fastidieux lorsque l'on sait que des changements sont nécessaires. Mais pour de meilleurs résultats, il est conseillé de commencer par cartographier l'état actuel du processus. Cela vous permet d'en comprendre pleinement les tenants et aboutissants et d'y apporter des améliorations réfléchies.
Choisissez le bon outil pour créer votre cartographie des processus
Avant de commencer, choisissez un outil de gestion et de cartographie des processus facile à utiliser pour une meilleure adoption. Des outils comme Nintex Process Manager proposez une interface utilisateur (UI) simple avec une fonctionnalité glisser-déposer afin que n'importe quel membre de votre équipe puisse contribuer à une carte.
Avec Nintex Process Manager, vous pouvez aussi:
- Automatisez les processus que vous créez pour augmenter votre efficacité
- Éliminez les processus papier pour réduire les coûts et gagner du temps
- Envoyez des notifications automatiques sur les modifications de processus pour faciliter la gestion des changements
Découvrez comment cartographier vos processus de bout en bout avec Nintex.
Points clés
Un diagramme de processus est un schéma visuel qui illustre les étapes, les rôles et les décisions impliqués dans un flux de travail.
- Les avantages des cartographies de processus incluent une meilleure visibilité, un travail d'équipe amélioré, une formation facilitée, une conformité accrue et une plus grande satisfaction au travail.
- Les étapes de création d'un diagramme de processus vont du choix du processus et de la définition des objectifs à la cartographie des étapes, au partage des brouillons et à l'amélioration du diagramme au fil du temps.
- Les types de cartographie des processus comprennent les organigrammes, les diagrammes de couloirs, les diagrammes SIPOC, les cartographies de la chaîne de valeur et les vues d'ensemble de haut niveau.
- Cartographie des processus vs. gestion des processus : la cartographie crée un instantané visuel, tandis que la gestion des processus supervise l’amélioration continue.
QFP
Q. Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
A. Un diagramme de processus est un schéma qui illustre les étapes, les tâches et les points de décision d'un flux de travail.
Q. Pourquoi créer un diagramme de processus ?
A. L'élaboration d'un diagramme de processus aide une organisation à comprendre et à améliorer son fonctionnement. Elle accroît la transparence, renforce le travail d'équipe, facilite la formation et assure la fluidité des activités.
Q. Quelles sont les étapes pour créer un diagramme de processus ?
A. Les principales étapes sont les suivantes : identifier le processus, définir les objectifs, choisir un type de carte, impliquer les parties prenantes, lister les étapes, dessiner la carte, la partager pour examen et l’optimiser.
Q. Quels sont les différents types de cartographies de processus ?
A. Ils comprennent des organigrammes, des diagrammes SIPOC, des cartes de couloirs, des cartes détaillées au niveau des tâches et des cartes de la chaîne de valeur.
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