FAQ sur la migration K2 – Nintex SharePoint au K2 

A: Bien que les deux solutions sont déployés sur site, K2 est construit dès le départ sur un moteur complètement séparé qui fonctionne indépendamment de SharePoint, tandis que Nintex pour SharePoint est construit au-dessus de la SharePoint Moteur de workflow. Avec K2 : 

• SharePoint n'est qu'une option de source de données parmi tant d'autres (SQL, CRM, services Web, etc.) 

• La logique métier peut être implémentée sur des vues/formulaires réutilisables, dans le workflow ou avec des composants réutilisables tels que SQL ou des API. La plateforme est extrêmement flexible à cet égard. 

• Vous pouvez créer des flux de travail et des applications entiers entièrement en dehors de SharePoint 
• K2 possède sa propre base de données et son propre moteur de workflow 

A: Les SmartObjects sont des entités dans K2 qui fournissent une couche d'abstraction pour l'intégration des données.  

• Vous permet d'accéder directement ou de récupérer et de manipuler des données à partir de systèmes externes tout en respectant les autorisations et la sécurité du système d'entreprise 

• Alimenter les formulaires, les processus et les rapports en données 

• Peut combiner des données provenant de plusieurs sources (SmartObjects composites) 

• Conçus pour être réutilisables, ils peuvent être créés une fois, mis à jour et gérés depuis un seul emplacement, mais utilisés dans de nombreux flux de travail et applications. 

A: K2 utilise une structure de catégories hiérarchique pour organiser les artefacts : 

• Les catégories aident à différencier les artefacts entre les applications 

• SharePointLes artefacts basés sur sont automatiquement stockés sous «SharePoint Catégories « 2013 » (ou similaires) 

• Chaque collection de sites obtient sa propre sous-catégorie 

• Vous pouvez créer des catégories personnalisées pour les applications en dehors de SharePoint 

• Les autorisations peuvent être gérées au niveau de la catégorie (c'est-à-dire penser à des dossiers par projet ou à un dossier de plusieurs projets) 

A: K2 vous offre une flexibilité dans le choix de votre approche de stockage de données : 

• SharePoint listes: Continuez si la conformité l'exige, mais cela n'est pas recommandé si vous recréez des bases de données relationnelles. 

• Base de données SQL: Recommandé pour les bases de données relationnelles, ce protocole permet également un meilleur contrôle de la sécurité au niveau des lignes (RLS) et du chiffrement transparent des données (TDE). Vous pouvez affiner les procédures SQL pour optimiser les performances et la mémoire. 

• Approche hybride: Utilisation SharePoint pour certaines données, SQL pour d'autres 

• La base de données SQL n'a pas besoin d'être sur le même serveur que K2 

A: K2 utilise une approche plus robuste que le stockage XML de Nintex : 

• Créer des listes/tableaux séparés pour les données répétitives (relation maître-détail) 

• Lien avec des clés étrangères ou des colonnes de recherche 

• Affichage via les vues de liste de K2 dans les formulaires. Ces formulaires sont également personnalisables en termes de fonctionnalités, de chargement de données et de filtrage. 

• Cela offre de meilleures options de maintenance, de performances et d'interface utilisateur 

• Recommandation:Reconstruire l'architecture plutôt que d'essayer d'analyser le XML existant 

A: Chaque environnement K2 ne peut être intégré qu'à un seul environnement SP. Cependant, nous pouvons collecter facilement les informations de n'importe quel site/liste de ce locataire, à condition que les autorisations spécifiques au site/liste le permettent.. K2 prend en charge : 

• Créez des SmartObjects composites qui extraient des données de plusieurs sites 

• Utiliser des clés étrangères pour lier des données entre différents SharePoint les sites 

• Peut combiner SharePoint données avec d'autres systèmes (SQL, services Web, etc.) 

• L'authentification est gérée par instance de service 

A: Les formulaires K2 sont beaucoup plus puissants : 

• Nintex: Principalement pour la collecte de données, puis transfert vers le flux de travail 

• K2:Peut effectuer des opérations complexes directement sans workflows 

• Peut exécuter plusieurs appels SmartObject à partir d'un seul formulaire 

• Prend en charge plusieurs boutons d'action avec différentes fonctions 

• Peut gérer les événements de changement et le chargement dynamique des données 

• Peut créer, mettre à jour et supprimer des données directement à partir des formulaires 

A: Les formulaires K2 offrent de vastes capacités d'interaction : 

• Plusieurs boutons d'action avec différents appels SmartObject 

• Événements de changement (par exemple, remplir la liste déroulante en fonction d'une autre sélection) 

• Intégration directe avec les services Web à partir de formulaires 

• Population de champ dynamique 
• Vues de liste intégrées dans les formulaires pour les scénarios maître-détails 

A: Utilisez les processus K2 pour : 

• Flux de travail d'approbation 

• Intégrations de longue durée 

• Opérations nécessitant du temps (notifications, traitement par lots) 

• Tâches d'arrière-plan 

Utilisez les formulaires K2 pour : 

• Saisie et validation des données 

• Opérations de données immédiates 

• Opérations CRUD simples 

• Interactions de l'interface utilisateur 

A: K2 prend en charge les sous-processus synchrones et asynchrones : 

• Mesures synchrones: Le processus principal attend la fin du sous-processus 

• asynchrones: Le processus principal continue quel que soit l'état du sous-processus 

• Vous pouvez définir des délais pour les processus synchrones 

• Les sous-processus ayant échoué n'entraînent pas automatiquement l'échec du processus principal en mode asynchrone 

• Best Practice:Utilisez les champs d'état pour suivre l'achèvement du processus 

A: K2 propose plusieurs options d'intégration : 

• Services Web SOAP: Pour les services Web hérités utilisant WSDL 

• Services REST:Utilisation des définitions Swagger 2.0 

• Courtiers en services douaniers: Bibliothèques C# pour les intégrations personnalisées 
• Fournisseurs de services JavaScript:Disponible à partir de la version 5.8.1 

 A: Oui, K2 prend en charge les appels de service Web à partir des deux emplacements : 

• À partir des formulaires: Appels SmartObject directs aux services Web 

• à partir de Workflows: Appels SmartObject dans les étapes du processus 

• L'authentification est configurée au niveau de l'instance de service 

• Peut utiliser différentes méthodes d'authentification (statique, OAuth, emprunt d'identité) 

A: K2 fournit une gestion complète des erreurs : 

• Les erreurs de processus sont visibles sur le site K2 Management 

• Les détails de l'erreur incluent l'horodatage, l'utilisateur, la description et l'instance du processus 

• Créer des processus automatisés de notification d'erreur et des erreurs automatisées RAPIDE processus qui traiteront les problèmes connus d’une manière définie. 
• Les processus de notification d'erreur peuvent être filtrés par nom de flux de travail ou par application 

A: Créez un processus dédié de gestion des erreurs : 

1. Utiliser l'événement « Démarrer en cas d'erreur d'un flux de travail » 
2. Configurer les notifications par e-mail pour des utilisateurs/groupes spécifiques 
3. Inclure les détails de l'erreur (nom du flux de travail, message d'erreur, horodatage) 
4. Peut filtrer des flux de travail ou des applications spécifiques 
5. Peut s'intégrer à la journalisation personnalisée solutions 

A: Les erreurs de formulaire doivent être traitées dans le formulaire lui-même : 

• Utiliser les validations de champ/données intégrées 

• Implémenter des messages d'erreur personnalisés 

• Pour les appels de service Web à partir de formulaires, gérez les délais d'expiration et les échecs de manière appropriée 

A: K2 prend en charge plusieurs couches d’autorisation : 

• SharePoint niveau: La norme SharePoint les autorisations s'appliquent aux listes/bibliothèques 

• Niveau d'artefact K2: Autorisations sur les formulaires, les vues et les processus 

• Niveau de catégorie:Contrôler l'accès à des applications entières 
• Niveau d'instance de service: Authentification pour les systèmes externes 

 A: Oui, K2 s'intègre parfaitement à vos structures de groupe existantes : 

• K2 peut utiliser SharePoint groupes pour les autorisations 

• Peut également utiliser des groupes Active Directory 

• Peut créer des rôles K2 personnalisés 

• Les notifications par e-mail peuvent être envoyées à SharePoint ou groupes AD 

 A: Une configuration K2 typique comprend ces environnements recommandés : 

• Développement: Gratuit avec la licence K2 

• UAT/Test:Nécessite une licence distincte 

• Production:Nécessite une licence distincte 
• Chaque environnement a besoin du K2 pour SharePoint application installée et configurée 

A: Gérer plusieurs SharePoint sites est simple : 

• Installez l'application K2 sur chaque site nécessitant la fonctionnalité K2 

• L'installation de l'application peut être automatisée via PowerShell 

• Chaque site crée sa propre instance de service dans K2 
• Vous pouvez réutiliser les SmartObjects sur plusieurs sites en fournissant des paramètres d'URL de site. 

A: Plusieurs sous-sites présentent certaines considérations de déploiement : 

• Les modifications apportées aux types de contenu nécessitent une actualisation manuelle des SmartObjects sur chaque site 

• Pas de mécanisme de synchronisation automatique 

• Recommandation:Envisager une restructuration pour réduire le nombre de sous-sites 

• Alternative : utiliser des scripts personnalisés ou des appels de service Web pour les mises à jour en masse 

A: La refonte des flux de travail donne généralement de meilleurs résultats que la migration directe : 

• Les capacités de K2 permettent une meilleure architecture, en particulier leurs composants de formulaire réutilisable, de flux de travail et de SmartObject. 

• Possibilité d'éliminer les solutions de contournement complexes 

• Peut consolider plusieurs flux de travail simples 
• Profitez des capacités de formulaire de K2 pour réduire la complexité des processus 

A: Nous recommandons une approche structurée en quatre phases pour garantir le succès de la migration : 

1. Évaluation:Utilisez « Connaissez votre Workflowscript « s » pour inventorier les processus existants 

2. Catégorisation: Regrouper les flux de travail par complexité (simple, moyenne, complexe) 

3. Développement de la stratégie: 

• Option A : Modifications minimales, conserver la structure existante 
• Option B : Refonte modérée 
• Option C : Reconstruction complète avec une architecture K2 optimale 

4. Mise en œuvre progressive:Commencez par des flux de travail simples et développez des applications complexes 

A: Vous disposez de plusieurs approches pour gérer les données de sections répétitives existantes : 

• Recommandé: Exporter les données et les restructurer dans des tables maître-détail appropriées 

• Alternative: Créer un SmartObject personnalisé pour analyser XML (non recommandé) 

• Tenez compte des scripts de transformation des données lors de la migration 

• Tester minutieusement l’intégrité des données après la restructuration 

A: K2 est conçu pour s'adapter aux besoins de votre entreprise grâce à une planification stratégique. Vous devrez examiner les aspects suivants : 

• Aucune limite stricte sur les tâches (stockées dans la base de données K2) 
• Les performances dépendent des ressources du serveur et de la mise en œuvre 

Pratiques d'excellence:  

• Limiter les appels SmartObject aux champs nécessaires uniquement 
• Utiliser la pagination pour les grands ensembles de données 
• Optimisez soigneusement les SmartObjects composites 
• Surveiller les ressources du serveur à mesure que l'utilisation augmente 

A: Il existe plusieurs stratégies d’optimisation que vous souhaitez examiner, notamment : 

• Sélectionnez uniquement les champs obligatoires dans les SmartObjects 

• Utiliser des sources de données appropriées (SQL vs. SharePoint) 

• Mettre en œuvre une indexation appropriée 

• Utiliser la mise en cache lorsque cela est approprié 

• Tenir compte de l'impact des SmartObjects composites sur les performances 

• Tester avec des volumes de données réalistes 

A: La meilleure ressource pour une documentation plus détaillée sur le fonctionnement de K2 est de consulter notre site d'aide : help.nintex.com. Vous y trouverez la documentation complète de K2. 

Pour des ressources spécifiques sur SharePoint Pour migrer vers K2, visitez notre site web principal et recherchez « Fin du support Microsoft ». La page d'accueil proposera un lien vers des ressources, notamment l'inscription à des webinaires pour plus d'informations, ainsi qu'une liste de contrôle préparatoire pour évaluer votre configuration actuelle. Enfin, sur cette même page de fin de support, vous trouverez un formulaire à remplir pour contacter Nintex afin d'organiser un appel de découverte afin d'analyser votre environnement et d'examiner toutes les options qui s'offrent à vous.