Qu'est-ce que la gestion des flux de travail mobiles ?

La gestion des flux de travail mobiles est un système qui aide les entreprises à rationaliser et à améliorer leurs opérations quotidiennes grâce aux appareils mobiles. Il permet aux utilisateurs de superviser, de modifier et d'exécuter des séquences d'actions prédéfinies, garantissant ainsi l'efficacité même des équipes dispersées.

Avec le flux de travail mobile solutionsLes travailleurs sur le terrain peuvent soumettre des formulaires, effectuer des tâches, suivre les progrès et prendre des décisions quel que soit l'emplacement, favorisant ainsi l'agilité et la productivité dans toute l'organisation.

Définition de la gestion des flux de travail mobiles

Grâce à la gestion mobile des flux de travail, les travailleurs sur le terrain peuvent utiliser des appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes pour créer, suivre et gérer leurs flux de travail et leurs tâches en temps réel. Elle permet aux travailleurs sur le terrain et aux autres utilisateurs mobiles de collaborer, d'approuver et d'exécuter des processus où qu'ils soient, améliorant ainsi la flexibilité et la productivité. Les principales fonctionnalités incluent les notifications, l'attribution des tâches et l'intégration aux systèmes d'entreprise pour une gestion fluide des opérations.

Comment les entreprises utilisent-elles la gestion des flux de travail mobiles ?

Les outils mobiles de gestion des flux de travail fournissent des informations en temps réel sur l'état d'avancement, la progression et les problèmes des projets, directement sur les appareils mobiles. solutions Améliorez l'efficacité dans divers secteurs en suivant les progrès à distance, en accédant aux données clients en déplacement et en encourageant le respect des délais et des processus.

Les secteurs d'activité qui s'appuient sur la gestion mobile des flux de travail sont ceux dont les employés sont en déplacement ou sur le terrain. Parmi ces secteurs, on trouve :

Construction
Logistique
Gestion d'entrepôt
Transports
Livraison
Mobilier Médical
Ventes
Gestion de propriétés
Entrepreneurs commerciaux

Gestion des flux de travail mobiles vs flux de travail traditionnels

Historiquement, la gestion du travail de terrain impliquait des processus manuels, des communications en face à face et beaucoup de paperasse. Le déroulement traditionnel pourrait se dérouler ainsi :
Un répartiteur ou un gestionnaire attribue manuellement les bons de travail en fonction de la disponibilité et des compétences de son technicien de service sur le terrain ou de son travailleur mobile.

L'employé se rend au bureau ou à l'entrepôt pour récupérer un document contenant l'ordre de travail, la demande de service ou la fiche de travail. Une fois la mission terminée, il se rend sur le site distant.

Une fois sur place, le travailleur mobile communique avec l'entreprise par téléphone ou par radio bidirectionnelle s'il a des questions ou rencontre des problèmes, dans l'espoir d'une réponse ou d'une résolution rapide.

À la fin de la mission, l'employé consigne manuellement les informations telles que le travail effectué, les résultats et toute note complémentaire sur des formulaires papier ou des fiches de travail. Il complète également des documents complémentaires pour suivre et gérer les stocks, comme les matériaux ou les pièces.

Ensuite, le travailleur retourne au bureau central ou à l’entrepôt pour remettre tous les formulaires et documents, qu’une autre personne doit saisir manuellement dans le système.

Bien que les entreprises utilisent ce type de flux de travail depuis des décennies, il est fastidieux, provoque des problèmes de communication et de la frustration, et invite à la négligence et aux erreurs.

La gestion des flux de travail mobiles, en revanche, résout la plupart des défis des flux de travail traditionnels, créant un processus rationalisé qui permet à l'organisation d'économiser du temps et de l'argent.

Le flux de travail mobile pourrait ressembler à :

Les employés reçoivent leurs missions à distance par téléphone ou par messages sur la plateforme de messagerie de l'entreprise.
Ils accèdent aux informations sur le poste en cliquant sur un lien vers un ticket sur leur plateforme de gestion de la relation client (CRM), puis ils se rendent sur le chantier.
Une application mobile les guide à travers les étapes d'un workflow personnalisé, comme remplir un formulaire, recueillir une signature ou envoyer une facture. Lorsqu'un collaborateur termine une tâche, le workflow passe automatiquement à la suivante.
Ils peuvent accéder aux données sur place pour guider les décisions concernant les pièces ou les prix.

Une fois le travail terminé, le travailleur n'a plus à se soucier de conserver les documents ni de retourner au bureau pour les classer. S'il dispose d'une connexion internet, les documents sont déjà téléchargés, ou enregistrés et seront automatiquement téléchargés dès le retour de la connexion.

Gestion des flux de travail mobiles en action

La société canadienne BGC Engineering L'entreprise souhaitait passer de processus manuels à une solution mobile de gestion des flux de travail afin de réduire les visites répétées sur site et la collecte de données redondantes. Elle a fait appel à Nintex pour bénéficier de flux de travail dynamiques, de la capture de données mobile et de la possibilité de créer, d'accéder et de modifier des formulaires à la volée. Résultat ? Elle a économisé 30,000 45,000 $ en coûts de reporting, XNUMX XNUMX $ en coûts de saisie de données et un délai d'obtention des résultats réduit de trois semaines.

Avantages de la gestion des flux de travail mobiles

Les flux de travail mobiles simplifient les processus pour les managers comme pour les agents de terrain. Ils offrent des avantages tels que :

Efficacité et productivité accrues
La gestion mobile des flux de travail automatise les tâches manuelles pour accélérer les processus. En consacrant moins de temps aux tâches administratives, vos employés peuvent se concentrer sur leurs responsabilités principales et leurs activités génératrices de revenus.

Service client amélioré
Les logiciels de gestion des flux de travail mobiles aident les entreprises à répondre rapidement aux demandes des clients. Cette attention portée au service se traduit souvent par une satisfaction et une fidélité accrues des clients.

Flexibilité
Les utilisateurs bénéficient non seulement de la flexibilité d'accéder aux workflows où qu'ils soient, mais aussi de la possibilité d'interagir avec eux depuis leur appareil préféré. Ils peuvent également personnaliser les workflows et les formulaires pour les adapter à leurs processus spécifiques et même à leur image de marque.

Une plus grande visibilité
Grâce aux logiciels et aux applications, les responsables peuvent obtenir des informations précises et en temps réel sur la performance des flux de travail. Cette visibilité leur permet de surveiller la performance des processus et d'améliorer leur prise de décision.

Les économies de coûts
Les organisations économisent de l’argent grâce aux outils de gestion des flux de travail mobiles, qui augmentent l’efficacité opérationnelle et réduisent le temps consacré à la saisie de données, à la gestion des documents et à la prise de décision.

Soutien aux employés
Les logiciels mobiles de gestion des flux de travail permettent aux employés d'accéder à des données, formulaires et documents à jour. Au lieu de consulter les chefs de projet, ils se sentent plus à même de prendre des décisions éclairées, où qu'ils soient.

Choisir la bonne solution de gestion des flux de travail mobiles

Les organisations disposant d'employés sur le terrain sont confrontées à des défis de gestion spécifiques. Elles doivent trouver des moyens de communiquer avec leurs employés mobiles et de les accompagner tout en collectant les données qu'ils saisissent depuis leur poste.

Choisir le bon outil de gestion des flux de travail mobiles simplifie les choses. Lors de l'évaluation des plateformes de gestion des flux de travail mobiles, recherchez les caractéristiques et fonctionnalités suivantes :

Concepteur de flux de travail intuitif : Les outils low-code ou no-code démocratisent la gestion des workflows, permettant à chacun de créer des workflows mobiles. Privilégiez-en un qui vous permet de concevoir des processus complexes grâce à une fonctionnalité de conception par glisser-déposer intuitive.

Formulaires: La capacité à générer et à remplir des formulaires est un élément essentiel des flux de travail mobiles. Selon votre secteur d'activité, vos employés peuvent être amenés à créer et à remplir des enquêtes de terrain, des contrôles de sécurité, des inspections immobilières, des inspections sanitaires, des questionnaires marketing, etc. Recherchez une plateforme permettant de créer des formulaires esthétiques sur différents appareils, de l'ordinateur au mobile.

Balises de géolocalisation: En cliquant sur un bouton, les agents de terrain peuvent marquer leur position sur une carte et ajouter automatiquement leurs coordonnées longitudinales et latitudinales. Cela permet de noter facilement l'emplacement précis d'un problème ou de permettre à un collègue d'y revenir ultérieurement.

Pièces jointes image et vidéo : Recherchez un outil de gestion de flux de travail mobile qui permet aux travailleurs de télécharger facilement des médias pour documenter un problème ou montrer la preuve d'un travail bien fait.

Intégrations: La plateforme choisie doit permettre la connexion à d'autres logiciels et applications mobiles, garantissant ainsi une circulation fluide des documents, rapports et autres données métier entre les systèmes. Ces intégrations peuvent être intégrées ou tierces.

Capacités hors ligne : Les travailleurs mobiles peuvent se déplacer dans des zones rurales ou souterraines où ils ne disposent pas forcément de téléphone ni d'internet. Choisissez une plateforme permettant de stocker temporairement des formulaires et des données sur les appareils jusqu'à ce que les utilisateurs soient à nouveau connectés. Ainsi, les employés peuvent continuer à travailler sans interruption.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la gestion des flux de travail mobiles

Passer des méthodes traditionnelles aux workflows mobiles modernes demande des efforts. Suivre ces conseils vous facilitera la tâche :

Définir des objectifs clairs : Commencez le processus de planification en recueillant les commentaires des parties prenantes de l'organisation, comme les utilisateurs, les managers et les dirigeants, sur leurs flux de travail, leurs préoccupations et leurs opportunités actuels. Analysez ensuite ces données pour identifier les processus spécifiques à la transition vers le mobile et identifier les résultats souhaités.

Assurer la sécurité et la conformité : Utilisez des mesures de sécurité strictes pour protéger vos données confidentielles et garantir votre conformité aux réglementations de votre secteur, comme la loi HIPAA, qui protège les informations de santé des clients, et le RGPD, qui régit les données personnelles en Europe. Chiffrez vos données, utilisez l'authentification multifacteur (MFA) et choisissez une plateforme mobile de gestion des flux de travail, certifiée par un organisme indépendant et conforme à la norme ISO 27001:2022. cloud sécurité.

Assurer la formation et l'accompagnement : Les membres de l'équipe qui ont utilisé des processus manuels pendant des années peuvent hésiter à adopter une nouvelle méthode de travail. Offrez-leur une formation complète et un accompagnement continu pour les aider à comprendre comment utiliser les nouveaux workflows mobiles. Il est également utile de souligner les raisons du changement (les avantages de la nouvelle plateforme) afin de favoriser leur adhésion.

Auditer et ajuster : Surveillez votre système de gestion mobile pour recueillir des données sur son efficacité et identifier des pistes d'amélioration. Comparez vos données à vos objectifs initiaux pour évaluer la croissance de votre efficacité et de votre productivité.

Tendances futures en matière de gestion des flux de travail mobiles

La demande de logiciels et de services de gestion des effectifs mobiles a connu une croissance spectaculaire ces dernières années. Étude de marché vérifiée, la valeur marchande de ces solutions s'élève à 5.7 milliards de dollars en 2024, et devrait plus que doubler pour atteindre 15 milliards de dollars d'ici 2031.

À mesure que le secteur se développe, les attentes concernant la gestion des flux de travail mobiles augmentent également. solutions peut apporter aux utilisateurs. Parmi les tendances qui suscitent l'enthousiasme, on trouve l'intégration de technologies telles que l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et robotic process automation (RPA).

intelligence artificielle: Les outils et algorithmes basés sur l'IA analysent les données, font des prédictions et génèrent du contenu ou prennent des décisions en fonction des tendances passées. Sur les plateformes de gestion des flux de travail, les fonctionnalités d'IA permettent de créer des formulaires et des flux de travail en un clic.

Apprentissage automatique: Les systèmes dotés d'algorithmes de ML peuvent apprendre des données et s'améliorer au fil du temps. Dans les outils de gestion des flux de travail mobiles, le ML continuera de prédire les résultats, d'optimiser les processus et de personnaliser l'expérience utilisateur en fonction des données passées et du comportement des utilisateurs.

Robotic process automation: La RPA utilise une flotte de robots logiciels pour automatiser les tâches répétitives basées sur des règles. Cette technologie continuera d'améliorer les tâches fastidieuses comme l'extraction et la saisie de données dans les applications mobiles, réduisant ainsi les coûts et permettant aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Ces capacités se réunissent dans automatisation intelligente (IA), qui combine automatisation des flux de travail, IA et RPA pour améliorer les processus. Grâce à leur efficacité accrue, les flux de travail mobiles solutions Cette fonctionnalité IA deviendra probablement encore plus populaire dans tous les secteurs à l’avenir.
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Qu'est-ce que la gestion des workflows mobile?