Qu'est-ce que la cartographie des processus ?

Avez-vous déjà rêvé de visualiser clairement toutes les étapes d'un processus métier ? C'est exactement ce que permet la cartographie des processus.

La cartographie des processus est une activité de planification et de gestion stratégique, conçue pour visualiser et documenter chaque étape d'un processus métier. Cette méthode vise à rationaliser les activités commerciales, à améliorer l’efficacité et le service client tout en réduisant les coûts. Découvrez comment ce système est utilisé dans des domaines tels que la gestion des factures, l'intégration des clients, etc.

Définition d'un processus

Un processus est un ensemble d’activités exécutées dans un certain ordre pour atteindre un objectif spécifique. En rationalisant ces activités, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, économiser de l'argent et améliorer l'expérience client globale.

Définition de la cartographie des processus

Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est une activité de planification et de gestion qui implique la description, la documentation et la visualisation d'un processus métier. Elle implique que des personnes connaissant le processus se réunissent pour décrire chaque étape et la représenter visuellement. Il s'agit d'une activité de documentation qui extrait les informations de la tête des gens et les rend accessibles à tous.

C'est la première action entreprise pour :

• Identifier et découvrir les opportunités d'amélioration des processus
• Créez des flux de travail attrayants
• Adoptez la génération de documents par IA et robotic process automation
• Commencez votre parcours vers l'excellence des processus

Avantages de la cartographie des processus

• Réduisez le coût de la fourniture d’une expérience client exceptionnelle
• Minimisez les risques de conformité, facilitez les audits et simplifiez l'accréditation
• Accélérer la mise sur le marché de produits et services nouveaux ou existants
• Augmentez la responsabilité en confiant la gestion des processus continus à l'entreprise
• Améliorer la communication et la collaboration entre les employés, augmentant ainsi la productivité
• Conserver les connaissances du personnel et éviter la dette de connaissances des employés qui partent
• S'assurer que les employés comprennent leur rôle dans l'entreprise et ce que l'on attend d'eux
• Diminuer le nombre d'écarts et d'incidents opérationnels rencontrés
• Fournir une source unique de vérité décrivant la bonne façon de faire quelque chose
• Réduire le nombre d'erreurs, d'écarts de processus et de risques opérationnels
• Minimisez les déchets et optimisez l’efficacité opérationnelle
• Exposez les inefficacités et les nouvelles opportunités pour offrir de nouveaux avantages et améliorations
• Éliminez les processus papier non documentés ou inefficaces
• Obtenez des efficacités opérationnelles et une excellence significatives pour améliorer vos résultats.

Quel est un exemple de cartographie de processus ?

Des processus existent dans tous les domaines de votre entreprise. De la gestion des factures à l'intégration des clients en passant par la gestion des prospects, chaque fois qu'un ensemble d'activités est exécuté de manière logique pour atteindre vos objectifs commerciaux spécifiques, découvrir, cartographier et gérer vos processus peut être très bénéfique.

Les possibilités sont infinies, mais explorons trois exemples différents de cartographie de processus pour mieux la comprendre :

Cartographier, gérer puis automatiser le processus de facturation
Même dans le monde hautement numérisé d'aujourd'hui, la facturation reste largement papier. Les systèmes de comptabilité fournisseurs reposent souvent sur des saisies manuelles, ce qui engendre des goulots d'étranglement et des retards de paiement, des problèmes de trésorerie et des pertes de temps. L'automatisation du traitement des factures améliore la conformité et la précision, et permet de gagner du temps qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.

Objectif: Pour réduire le travail requis, économiser du temps et de l'argent et offrir un meilleur service client lors de la gestion des factures

Avantages :

• Économiser de l'argent: Évitez les retards de paiement qui entraînent des remises manquées et génèrent des frais de retard. Grâce à la gestion automatisée des factures, les factures ne sont pas oubliées, les retards ne se produisent pas et les dates d'échéance ne sont pas manquées.
• Améliorer la précision des données : Supprimez les processus manuels fastidieux et chronophages, sources d'erreurs humaines. Moins d'erreurs sont commises, moins de temps est nécessaire pour les corriger ultérieurement.
• Créez une piste d'audit : En sachant qui approuve quoi, quand et pourquoi, et en conservant un enregistrement fiable, cette trace de données permettra de gagner beaucoup de temps et d'efforts lors de la prochaine saison d'audit.

Fournir plus rapidement aux clients ce dont ils ont besoin grâce à la gestion des processus
Vous n'avez qu'une seule chance de faire une bonne première impression. L'intégration client présente votre entreprise, son fonctionnement et ce à quoi vous pouvez vous attendre. Il est crucial de bien la réussir pour garantir la satisfaction de vos clients, ce qui aura un impact sur vos taux de renouvellement et vos résultats. Simplifier et automatiser les processus d'intégration client permettra une mise en place plus rapide et plus précise. Cela réduit les coûts de service, accélère la facturation et garantit une impression positive, essentielle à une relation durable.

Objectif : automatiser votre processus d'intégration client pour garantir de meilleures expériences d'intégration client

Avantages :

• Précision améliorée : La cartographie, la gestion et le contrôle du processus d'intégration éliminent les erreurs, augmentent la prévisibilité et rationalisent le processus.
• Visibilité en temps réel: En garantissant que le client et le fournisseur ont une visibilité complète sur chaque étape du processus d'intégration, on augmente les taux de satisfaction et d'achèvement.
• Rapidité de réalisation : La cartographie et l’automatisation des processus éliminent de nombreuses étapes manuelles et les remplacent par un chemin rapide et efficace vers l’achèvement.

Libérer du temps pour que l'équipe commerciale puisse convertir davantage d'opportunités en ventes
La clé de l'automatisation de la gestion des opportunités réside dans l'optimisation de vos données CRM. Réduisez les tâches administratives liées à la gestion des opportunités commerciales, évitez les boîtes de réception, attribuez automatiquement des tâches et déclenchez des actions, des alertes et des suivis pour que les équipes commerciales soient plus efficaces, agissent rapidement et efficacement, et convertissent davantage.

Objectif : Améliorer et automatiser la gestion des opportunités de vente dans votre système CRM.

Avantages :

• Gagner plus de temps pour vendreEn moyenne, les commerciaux consacrent 16 % de leur temps à des tâches manuelles et administratives. Évitez les distractions et concentrez-vous sur vos prospects.
• Améliorer les prévisions de ventes:Les tâches et rappels automatisés permettent des prévisions de ventes plus précises et des taux de réussite plus élevés.
• Emportez votre travail dans votre pocheLa main-d’œuvre d’aujourd’hui est mobile et, pour être plus productive, elle doit travailler en déplacement.

Quelles sont les étapes impliquées dans la cartographie des processus ?

1. Identifiez le processus ou le problème : De nombreuses entreprises s'intéressent à la cartographie des processus après avoir subi une erreur coûteuse ou constaté des goulots d'étranglement. Réunissez dans une salle des employés qui comprennent réellement le processus. Ils pourront alors identifier les problèmes et les améliorations possibles.
2. Réfléchissez au processus : Discutez de ce processus en détail, décrivez comment il fonctionne, qui est responsable de quoi et comment il pourrait être amélioré.
3. Fixez des limites au processus : La plupart des processus d’une entreprise sont liés aux autres, il peut donc être difficile d’identifier exactement où commence et où se termine l’un d’entre eux. Par exemple, le processus de paiement des factures des fournisseurs commence-t-il lorsque vous leur envoyez un bon de commande, ou commence-t-il lorsque le fournisseur envoie une facture ? Chaque entreprise doit identifier le début et la fin spécifiques de chaque processus.
4. Déterminez la séquence des étapes du processus : À ce stade, vous commencez à entrer dans une phase plus détaillée, décrivant chaque étape du processus et toutes ses variantes possibles. De nombreuses entreprises commencent par cartographier leurs processus sur papier ou sur un tableau blanc, mais l'utilisation d'une interface numérique comme celle-ci devient beaucoup plus flexible et efficace. Nintex Process Manager. Vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes en un clic et gagner beaucoup de temps.
5. Vérifiez que la cartographie du processus est correcte et éliminez les étapes inutiles : Une fois la cartographie des processus terminée, chaque personne impliquée doit prendre du recul pour vérifier si elle est cohérente avec son travail. C'est également à ce stade que vous pouvez commencer à identifier les améliorations et à éliminer les étapes inutiles.
6. Commencez à automatiser le processus : Vous pouvez désormais commencer à automatiser vos processus. Avec les bons outils, vous pouvez configurer vos processus de manière à ce que le logiciel gère la plupart des tâches manuelles, de l'envoi d'e-mails à la saisie de données dans des feuilles de calcul, en passant par la création de documents ou même la collecte de signatures.

Qu’est-ce que la cartographie des processus en gestion de projet ?

La gestion de projet et la gestion des processus sont parfois considérées comme identiques. Ces deux disciplines sont utilisées par ceux qui souhaitent optimiser l'efficacité opérationnelle et les résultats. Elles ne sont pas interchangeables, mais combinées, elles sont essentielles à la réussite organisationnelle.

Que sont les projets et les processus ?

Un projet est une entreprise autonome et limitée. Il peut s'agir du lancement d'un nouveau produit ou de la migration de votre infrastructure technologique vers le cloud—tout ce qui a un objectif défini et un état final pourrait être classé comme un projet.

Les processus constituent un élément fondamental et détaillé des opérations d'une organisation. Le terme « processus » recouvre toutes sortes de tâches – régulières, sporadiques ou ponctuelles – qui doivent être réalisées. Un processus peut décrire les étapes nécessaires à l'approbation et à la signature d'un contrat, à l'intégration d'un nouveau client ou employé, ou à toute autre tâche opérationnelle, avec des procédures claires et un ensemble de cases à cocher.

Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion des processus d’affaires (BPM) ?

Les principales différences entre la cartographie et la gestion des processus et la gestion de projet sont mieux décrites par leur fonctionnement, les problèmes qu'ils résolvent et la manière dont ils sont utilisés.

Objectifs de gestion des processus : sont axés sur l'efficacité, conçus pour s'intégrer aux systèmes actuels et examinent l'organisation de bout en bout et la manière dont les données peuvent circuler automatiquement à travers elle.

Objectifs de gestion de projet : sont axés sur la transparence, ils sont conçus pour s'adapter rapidement au changement et se concentrent souvent sur les équipes ou les divisions au sein d'une entreprise (une vision plus étroite) et sur la manière dont les données peuvent circuler entre les parties prenantes identifiées

Un projet peut-il devenir un processus ? 
Oui, si les projets sont répétés, vous apprenez la meilleure façon de les mener à bien et d'optimiser leur exécution. L'objectif est d'améliorer la rapidité de mise sur le marché, l'efficacité et la satisfaction. Vous passez d'un projet planifié de toutes pièces à un modèle éprouvé, reproductible et qui devient ainsi un « processus ».

Alors, lequel dois-je utiliser ?
Comprendre les différences conceptuelles décrites ci-dessus devrait vous aider à choisir l’approche.

Nous vous recommandons d’utiliser la gestion des processus lorsque…

• Vous disposez déjà d’un plan pour accomplir les tâches
• Vous souhaitez adapter vos tâches répétables pour minimiser les frictions et augmenter l'efficacité
• Vous vous concentrez sur l’amélioration de la vitesse et de la précision – en permanence
• Vous souhaitez vous concentrer sur la documentation de support et le suivi des données de performance à des fins d'analyse en vue d'améliorer encore le processus

Un cadre de gestion de projet doit être utilisé lorsque…

• Vous démarrez un projet à partir de zéro sans aucun processus existant cartographié ni leçons apprises au préalable
• Vous disposez de plus de temps pour découvrir la meilleure façon d'atteindre un objectif et de perfectionner votre équipe interfonctionnelle sur tout ce qui est nécessaire pour réaliser un projet.
• Aucun processus unique n’existe déjà

Si elle est gérée avec succès, la gestion de projet fournira un cadre pour faire avancer les travaux, mais elle nécessite également un contrôle pratique et des contributions de toute l'équipe, à presque toutes les étapes.

La gestion des processus offre cependant une solution plus simple et plus efficace pour accomplir le travail. Elle repose sur la réussite de l'exécution du projet, puis en fait une norme pour les projets futurs, et continue de l'améliorer et de l'optimiser.

Les deux peuvent apporter des avantages significatifs à votre organisation, mais assurez-vous de choisir la solution adaptée à vos besoins.

Quels outils sont disponibles pour prendre en charge la cartographie des processus ?

Il existe une variété d'outils différents qui peuvent être utilisés pour aider à planifier, cartographier et gérer les processus à l'échelle de l'organisation. Le logiciel de cartographie des processus est un outil commercial puissant qui facilite la visualisation étape par étape des processus de votre organisation afin que vous puissiez mieux les comprendre et assurer une amélioration continue, l'assurance qualité et la gestion des risques. Son utilisation permet aux employés de documenter les procédures, les formulaires et les pièces jointes, les images/vidéos, les liens vers les politiques et les références au contenu de tous les services et types de postes.

Historiquement, on pense souvent à l'outil de cartographie populaire mais statique Microsoft Visio, qui permet aux utilisateurs de créer des organigrammes et des diagrammes pour visualiser le processus, mais il ne facilite pas la gestion continue de vos processus, qui offre une réelle efficacité et des améliorations continues. De plus, il existe plusieurs autres logiciels comme le nôtre Nintex Process Manager qui sont utilisés pour créer, cartographier et gérer vos processus.

La suite complète de Nintex of solutions corrige les processus défectueux, augmente la productivité et automatise les tâches manuelles de votre organisation pour des décisions plus rapides, plus précises et plus coordonnées.

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