L'automatisation des documents, ou génération de documents, est le processus automatisé de création de documents de marque personnalisés, fusionnés avec des données, tels que des contrats, des propositions commerciales, des rapports et des factures.
Définition de la génération de documents
La génération de documents utilise la technologie pour automatiser la création de documents à l'aide de modèles et de données prédéfinis. Elle simplifie la production de documents variés en fusionnant des données dynamiques avec des modèles. Cela réduit les tâches manuelles, garantit la cohérence, minimise les erreurs et améliore l'efficacité des tâches de création de documents répétitives ou volumineuses.
Comprendre la génération de documents
L'automatisation des documents implique généralement la personnalisation d'un modèle de document avec sa propre mise en page et des données individuelles insérées à partir de n'importe quelle source de données en fonction d'un ensemble de règles si-alors.
Par exemple, le contrat de prêt d'une banque doit être personnalisé pour chaque client. Il utilisera le même modèle, mais les détails seront différents. Saisir manuellement les données du client et les détails du prêt prend du temps et est sujet à des erreurs humaines. L'automatisation élimine ces problèmes.
Grâce aux outils de génération de documents adaptés, les entreprises peuvent créer automatiquement des documents numériques à l'aide de modèles et de marques personnalisés, et extraire des données de plusieurs systèmes de gestion de la relation client (ou CRM) selon des règles prédéfinies. Les logiciels de génération de documents fournissent des documents précis et conformes, à la demande ou par lots planifiés et à grande échelle.
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Les avantages de l’automatisation des documents
La génération automatisée de documents améliore l'expérience des clients et des employés en éliminant le besoin de saisie manuelle des données, en réduisant les erreurs humaines et en produisant des documents en quelques secondes, plutôt qu'en heures ou en jours.
Risque d'erreur réduit
Générer des documents manuellement implique des opérations répétées de copier-coller et de vérification des fautes de frappe et des erreurs. La génération automatisée élimine ce travail manuel, car elle extrait les données directement de n'importe quelle source, garantissant ainsi l'exactitude et l'absence d'erreurs pour chaque document, qu'il soit unique ou par milliers.
Efficacité accrue
Le temps de vos employés est trop précieux pour être gaspillé sur des tâches répétitives. L'automatisation de la génération de documents améliore leur efficacité et leur permet de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vos employés n'ont plus à perdre leur temps à rechercher des informations spécifiques aux clients, à les copier-coller dans le document, à le concevoir et à le mettre en forme.
Cohérence et conformité
La génération automatisée de documents assure également la cohérence linguistique et visuelle, garantissant ainsi la conformité aux réglementations gouvernementales et sectorielles, ainsi qu'aux chartes graphiques de l'entreprise. Les organisations peuvent créer des documents Word, Excel, PowerPoint et PDF conformes à la réglementation, en utilisant des modèles et des langages prédéfinis et approuvés en interne. Elles peuvent également le faire dans leurs environnements de travail habituels, comme Microsoft. Office 365 or Salesforce.
Meilleure expérience client
Les clients, partenaires et fournisseurs d'une organisation bénéficient de la génération automatisée de documents lorsqu'ils reçoivent un devis, une facture, un contrat, une lettre ou un rapport personnalisé plus rapidement que prévu sur l'appareil de leur choix. Des processus rationalisés se traduisent par davantage de ventes, des coûts réduits et une plus grande rentabilité..
Collaboration améliorée
La génération automatisée de documents offre bien plus qu'un simple document : elle favorise la collaboration en permettant à plusieurs intervenants de router, réviser, corriger, approuver et signer électroniquement. Grâce à l'automatisation, le travail d'équipe s'améliore entre toutes les parties prenantes.
Livraison et stockage automatiques
La livraison sur n'importe quel canal et le stockage sécurisé du document peuvent également être automatisésLorsqu'un document est créé, il a généralement une destination : un client, un collègue ou une autre organisation. Vous pouvez automatiquement acheminer un document finalisé vers la personne ou l'équipe appropriée pour validation, tout en sauvegardant la version la plus récente dans le référentiel de documents de votre organisation.
Sécurité et suivi accrus
L'automatisation des documents offre également des avantages en matière de sécurité et de suivi. Au lieu d'envoyer des documents par courriel en pièces jointes et de devoir suivre plusieurs versions d'un même document, l'automatisation des documents stocke tous les documents et leurs versions dans un espace sécurisé. cloud environnement avec une piste d'audit claire des versions de documents, des auteurs, des modifications et des dates.
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Types de documents : que dois-je automatiser ?
Les accords juridiques, les rapports et feuilles de calcul financiers, les courriers marketing, les présentations riches en données, les devis et les contrats de vente, les factures, les baux, les licences, les documents successoraux et les lettres d'offre d'emploi ne sont que quelques exemples de documents qui peuvent être automatiquement générés et distribués à l'aide de documents. outils de génération. Ici, nous nous concentrerons sur trois catégories de documents courantes à automatiser.
Automatisation des documents juridiques
An Enquête Ernst & Young Une étude a révélé que 32 % des cabinets d'avocats de plus de 1,000 2 salariés consacrent près d'une heure sur trois à des tâches qu'ils qualifient eux-mêmes de « faibles ». Selon cette étude, deux tiers des juristes internes se sentent submergés par des tâches à faible valeur ajoutée. une autre enquête sur l'industrie.
Une grande partie de ce travail à faible valeur implique la création, la collaboration et la livraison de contrats – des tâches que l’automatisation des documents peut gérer avec une intervention humaine minimale. Cette automatisation est particulièrement utile avec les contrats plus complexes qui incluent des clauses détaillées ou des addenda avec des valeurs, des noms et des dates.
Les équipes juridiques internes des entreprises peuvent exploiter l'automatisation des documents pour accéder au libre-service, permettant aux administrateurs d'ajouter des clauses courantes à des documents courants tels que des accords de confidentialité ou des accords de service, et de les acheminer vers des services d'approbation et de livraison. Cette tendance au libre-service juridique s'étend également aux parties externes, telles que les partenaires et les consommateurs. Des services tels que Legal Zoom pour la production de documents juridiques sont désormais monnaie courante, tout comme les cabinets d'avocats proposant des services juridiques en ligne et des contrats juridiques associés pour certaines questions, en plus de leurs services traditionnels en présentiel.
Un logiciel d'automatisation des documents juridiques simplifie la création de contrats personnalisés avec des clauses et des modèles standard, et génère automatiquement des modèles. Grâce à des questionnaires en ligne, le logiciel génère un document bien formaté qui reflète les réponses des utilisateurs tout en appliquant la logique et les règles sous-jacentes.
Services financiers et automatisation des documents d'assurance
Les logiciels d'automatisation de documents sont également largement utilisés dans les secteurs des services financiers et des assurances. Par exemple, les dirigeants d'entreprise constatent que maintenir leurs présentations financières à jour avec les données les plus précises, par exemple sur les fonds d'actions ou les polices d'assurance, n'est possible qu'avec une automatisation qui intègre les données les plus récentes dans leurs feuilles de calcul, diapositives et rapports en quelques clics.
L'automatisation des documents garantit des données précises et actualisées, et évite d'innombrables heures de copie manuelle. Elle libère les professionnels des services financiers et de l'assurance pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et leur assure une totale conformité aux exigences légales de ces secteurs hautement réglementés.
Deux types de transactions peuvent particulièrement bénéficier de l'automatisation des documents en raison du nombre de documents générés, de la longueur de chaque document et des variations de contenu des documents et des options de paragraphe qui dépendent des caractéristiques uniques du client et des produits achetés :
- Hypothèques, contenant des documents tels qu'un billet à ordre, un acte, une hypothèque et des divulgations, et
- Les polices d'assurance, qui peuvent contenir des documents tels qu'une lettre de motivation, une page de déclarations, les détails de la police, des cartes d'identité, etc.
Avec autant de complexité et de variabilité dans les entreprises à volume de documents élevé comme celles-ci, les logiciels d'automatisation des documents sont tout simplement indispensables pour l'efficacité et la compétitivité.
Automatisation des documents commerciaux
D’après un analyste GartnerEn moyenne, l'équipe commerciale d'une entreprise consacre un tiers de son temps à la vente et les deux tiers à tout le reste. Malheureusement, ce « tout le reste » n'augmente pas le chiffre d'affaires, ce qui le rend propice à l'automatisation. Une grande partie du temps d'un commercial est consacrée à la rédaction de contenu, à l'élaboration de devis et de propositions personnalisés, ainsi qu'à la création de contrats et d'avenants – autant de domaines où l'automatisation des documents peut s'avérer utile.
Grâce à l'automatisation des documents, les vendeurs peuvent rapidement générer des contrats conformes et basés sur les données, directement dans des documents familiers. Les systèmes CRM comme Salesforce ou Microsoft Dynamics pour transformer instantanément le cycle de vie des contrats et conclure des affaires plus rapidement.
D'autres services peuvent également bénéficier de l'automatisation des documents. Les services des ressources humaines peuvent intégrer plus facilement leurs employés en générant automatiquement un contrat en quelques secondes ; les services de comptabilité clients peuvent envoyer par lots des factures personnalisées à partir des données extraites de leur système ERP ; et les équipes de réussite client peuvent mettre en œuvre des programmes de fidélisation, de ventes incitatives et de ventes croisées grâce à des communications client personnalisées, avec des données spécifiques à leurs actifs et à la voie à suivre pour leur développement.
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