La gestion des contrats est plus complexe que jamais, car les opérations commerciales se complexifient. C'est pourquoi des outils de gestion des contrats numériques ont vu le jour, offrant un processus de gestion des contrats simple et dématérialisé. Bien qu'ils fonctionnent souvent comme des logiciels de gestion de projet, ils sont spécialement conçus pour gérer les contrats : approbations automatisées, signatures électroniques et suivi de la conformité.
Définition de la gestion des contrats
La gestion des contrats est le processus de création, d'exécution, de suivi et d'optimisation des contrats tout au long de leur cycle de vie. Elle implique la gestion des conditions, des délais, de la conformité et de la performance afin de garantir le respect des obligations et la maximisation de la valeur. Une gestion efficace des contrats, notamment grâce à l'automatisation, réduit les risques, améliore les relations et garantit l'adéquation avec les objectifs organisationnels et les exigences légales.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
La gestion des contrats est importante car ils ont généralement un cycle de vie long et détaillé. Dès les premières étapes, chaque partie impliquée définit ses responsabilités, ses attentes et ses obligations. La documentation de ces informations, pour référence continue, garantit à chacun une compréhension claire de l'accord, à laquelle il peut se référer tout au long de son exécution. Cette documentation constitue également un point de référence pour garantir la conformité et réduire les risques.
Pour soutenir ces efforts, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats pour alléger et simplifier la charge de travail administrative. Dans le passé, la gestion des contrats était un processus manuel et gourmand en papier. Toute mise à jour ou ajustement effectué pendant la durée du contrat impliquait la création de nouvelles copies de documents importants, et le renvoi à ces documents était une tâche fastidieuse pour toutes les parties impliquées.
Aujourd'hui, la gestion des contrats reste plus essentielle que jamais, mais la technologie a contribué à faciliter une approche plus fluide, plus sûre et plus efficace de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM).
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
La gestion du cycle de vie des contrats met l'accent sur une approche proactive et étape par étape de la gestion des contrats. De la demande initiale aux négociations de renouvellement, il offre une expérience plus ordonnée pour chaque partie tout en améliorant l'efficacité, en réduisant les coûts, en réduisant les responsabilités et en garantissant la conformité tout au long de chaque étape du contrat.
CLM solutions sont des outils logiciels qui permettent aux organisations de standardiser les contrats selon cette approche. Grâce à ces outils, solutionsLes chefs de projet peuvent facilement cartographier les flux de travail et automatiser les processus administratifs. Les systèmes CLM varient en termes de fonctionnalités, mais la plupart servent de référentiels centralisés pour le stockage et la gestion des contrats, regroupant les informations importantes en un seul endroit pour faciliter l'accès, la sécurité et la fonctionnalité.
Étapes de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Initiation/Demande
Lors de la première étape du processus CLM, chaque partie définit ses attentes en précisant ses attentes vis-à-vis du contrat. Ensuite, elle recueille et présente les informations pertinentes pour le contrat envisagé. Ces informations peuvent inclure les unités à fabriquer ou à acheter, les objectifs de vente, les indicateurs financiers, les ordres de travail et d'autres détails spécifiques. Une fois les conditions convenues, la demande est transmise à un gestionnaire de contrat avant de passer à l'étape suivante du processus contractuel.
Création
Lors de la phase de création du processus CLM, les conditions générales définies lors de la demande sont rédigées. À ce stade, toutes les parties concernées ont défini leurs attentes vis-à-vis de l'accord (bien que leurs souhaits puissent être contestés ultérieurement lors des négociations) et les demandes initiales sont consignées par écrit. Des copies de la demande sont ensuite envoyées à toutes les parties pour examen interne.
Évaluation
Après avoir créé la première ébauche du contrat, toutes les parties impliquées l’examinent attentivement pour s’assurer que leurs demandes et responsabilités sont représentées avec précision. Certaines organisations peuvent envoyer ce projet à leur équipe juridique pour un contrôle supplémentaire. Tous les faits et chiffres sont revérifiés, la formulation est prise en compte pour plus de clarté et toutes les responsabilités possibles sont définies avant la prochaine étape du processus contractuel : la négociation.
Négociation
Une fois que tout le monde a eu l’occasion de réviser le contrat, ils peuvent entamer les négociations. Durant cette étape contractuelle, chaque partie peut tenter d’ajuster certains détails à son avantage. L'autre partie peut refuser ces ajustements ou revenir avec ses propres demandes. Toutes les modifications apportées au cours de cette phase sont capturées et ajoutées au contrat, créant ainsi un nouveau projet qui deviendra l'accord juridiquement contraignant pour la durée de l'accord.
Garantie
Une fois les négociations contractuelles terminées et la version finale approuvée par toutes les parties, l'étape suivante du processus de gestion du contrat est l'approbation. Lors de cette étape, toutes les parties reçoivent une version actualisée du contrat et sollicitent l'adhésion des autres parties concernées avant d'y apposer leur signature (physique ou numérique). signatures électroniques). Plusieurs départements et décideurs peuvent être impliqués avant de passer à la phase suivante.
Internationaux
Une fois la version finale du contrat approuvée par chaque partie, on passe aux signatures. La personne qui signe le contrat varie d'une entreprise à l'autre et peut avoir des responsabilités spécifiques. Obtenir les signatures de toutes les parties concernées peut prendre un certain temps, selon la taille et la nature de l'organisation. Les signatures électroniques sont plus faciles à recueillir, et cette étape est souvent accélérée grâce à un logiciel CLM.
Gestion en cours
À mesure que toutes les parties s'engagent à respecter les termes et conditions du contrat, elles doivent régulièrement le réexaminer afin de s'assurer que chacun respecte ses obligations. Le respect des termes du contrat est un processus continu qui exige un effort mutuel de la part de chaque partie, notamment parce que les termes peuvent être particulièrement détaillés, longs ou particuliers.
Renouvellement de contrat
Vers la fin de la durée initiale du contrat, l'une ou l'ensemble des parties peuvent envisager de le renouveler. Il peut s'agir d'un accord différent (des négociations et des ajustements sont presque toujours nécessaires après l'examen des résultats du premier contrat), mais la phase de renouvellement est l'occasion pour les parties d'exprimer officiellement leur intérêt à poursuivre leur partenariat.
Résiliation
Pour de nombreuses raisons différentes, une ou plusieurs parties peuvent décider de ne pas renouveler le contrat à la fin de sa durée de vie. Au cours de cette étape, le contrat est réexaminé, ainsi que les résultats du partenariat, pour évaluer les performances et stocker les informations pour référence future.
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des contrats ?
La gestion des contrats est une approche bien étudiée des accords commerciaux qui, lorsqu'elle est exécutée avec soin et compétence, profite grandement à toutes les parties concernées. Des années de recherche et d'expérimentation ont permis de dégager un ensemble de bonnes pratiques largement acceptées, adoptées par les entreprises de tous les secteurs d'activité ; ces pratiques se reflètent également dans les fonctionnalités des logiciels modernes de gestion du cycle de vie des contrats. Parmi les plus courantes, on peut citer :
- Standardisez le processus de création de contrat. Travailler à partir d’un modèle bien conçu est beaucoup plus facile que de recommencer à zéro chaque fois qu’un nouveau contrat est nécessaire. Il est utile de disposer d’un référentiel central de contrats – un endroit unique pour stocker et accéder aux contrats passés. Ceci, à son tour, peut accélérer le processus de création du contrat (et gagner du temps lors de la phase d’approbation).
- Effectuer des contrôles de conformité réguliers. Une fois que votre organisation a signé un contrat, il est important de revoir souvent les termes et conditions pour vous assurer que vous respectez votre part du marché. Même si les choses se déroulent comme prévu, il est bon de vous familiariser à nouveau avec les services responsables à intervalles réguliers.
- Intégrez le logiciel CLM à votre pile technologique existante. Lorsque vous comparez les logiciels CLM, choisissez-en un qui s'intègre si possible à la technologie que votre organisation utilise déjà. Cela accélérera considérablement chaque étape du cycle de vie du contrat et fournira un accès facile aux documents essentiels et à d’autres informations selon les besoins.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrats ?
La meilleure pratique la plus importante en matière de gestion des contrats est celle qui rend tout le reste beaucoup plus facile à exécuter : utiliser le bon logiciel de gestion des contrats.
Nous avons évoqué précédemment l'importance des outils numériques pour organiser et accélérer la création des contrats. Les étapes décrites ci-dessus sont désormais largement dématérialisées, souvent automatisées et analysées fréquemment pour en tirer des informations utiles. Tout cela est possible grâce à la puissance de logiciels spécialement développés pour apporter cohérence et clarté au processus de gestion du cycle de vie des contrats.
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