Chaque année, plus de 900,000 70 personnes reçoivent un diagnostic de cancer du sang dans le monde. Les greffes de cellules souches peuvent contribuer à sauver la vie de ces patients en stimulant la production de nouvelles cellules sanguines saines. Cependant, 36 % des personnes nécessitant une greffe de cellules souches n'ont pas de famille compatible et doivent donc trouver un donneur de cellules souches parfaitement compatible parmi les XNUMX millions de donneurs volontaires enregistrés dans le monde.
La Fondation Matchis est le centre néerlandais de don de cellules souches, offrant une aide vitale aux personnes atteintes de cancer, non seulement aux Pays-Bas, mais dans le monde entier. Lorsqu'un donneur enregistré est compatible avec un patient, elle utilise un Nintex Automation Le flux de travail K2 l'aide à assurer la liaison avec le donneur, à effectuer tous les contrôles et évaluations nécessaires et à faciliter le don de cellules souches vitales pour le patient dès que possible.
Défi : Augmentation constante des demandes des donateurs
La Fondation Matchis détient actuellement les coordonnées de plus de 326,000 30,000 donneurs potentiels de cellules souches et prévoit d'enrichir son registre de 40,000 XNUMX à XNUMX XNUMX nouveaux volontaires chaque année. C'est une excellente nouvelle pour les centaines de milliers de personnes qui ont besoin de dons de cellules souches pour sauver leur vie, car l'élargissement du registre de donneurs potentiels augmente considérablement les chances de trouver la personne idéale.
Ces dernières années, avec l'élargissement du registre de la Fondation Matchis, le nombre de donneurs potentiels de cellules souches compatibles avec les patients a régulièrement augmenté. En effet, le nombre de demandes de dons de cellules souches reçues par la Fondation Matchis augmente actuellement d'environ 20 % par an, ce qui accroît la charge de travail de l'équipe chargée d'assurer la liaison avec les donneurs compatibles et de mettre en place les modalités de don.
Chaque fois que la Fondation Matchis est informée qu'un de ses donneurs enregistrés est compatible avec un patient, elle doit suivre une série d'étapes, strictement encadrées par la réglementation. Ces étapes couvrent tout, de la discussion de la procédure de don et des risques avec le donneur compatible à la prise de rendez-vous médicaux et hospitaliers. L'organisation disposait déjà de processus internes très rigoureux pour mener à bien ces étapes, mais ceux-ci étaient chronophages et impliquaient une saisie manuelle importante. Elle souhaitait donc améliorer l'efficacité de ce flux de travail afin de pouvoir gérer le nombre croissant de compatibilités positives pour les cellules souches.
Solution : Un processus standardisé et hautement efficace
Conçue et mise en œuvre par le partenaire informatique Indocs, la nouvelle solution logicielle K2 a considérablement amélioré l'efficacité des services essentiels des donateurs. Nintex Automation K2 génère automatiquement tous les formulaires nécessaires pour 25 à 40 donneurs compatibles par mois, crée des listes de tâches et met en évidence les étapes les plus urgentes à réaliser par l'équipe des services aux donneurs. Chaque membre de l'équipe peut consulter l'état d'avancement des demandes de don en un coup d'œil, partager facilement les informations et travailler plus efficacement pour garantir que les donneurs compatibles puissent donner rapidement leurs cellules souches aux patients dont le pronostic vital est engagé.
La Fondation Matchis prévoit que son utilisation de Nintex Automation K2 lui permettra de traiter davantage de demandes de dons avec son équipe actuelle. En 2020, l'organisation prévoit de réaliser 250 dons de cellules souches, soit 50 de plus que les années précédentes. Cela permettra de réaliser des économies à l'avenir, car l'organisation sera en mesure de gérer une charge de travail croissante, sans coûts salariaux supplémentaires.
Nintex Automation K2 a permis de gagner du temps à de nombreuses étapes du processus administratif. Par exemple, Nintex Automation Le flux de travail K2 renseigne automatiquement six formulaires ou plus avec les informations des donateurs, ce qui permet de gagner jusqu'à 75 minutes par donateur correspondant. De plus, Nintex Automation K2 génère automatiquement des en-têtes d'e-mail contenant toutes les informations de référence pertinentes, ce qui permet à l'équipe de gagner plus d'une heure sur la création de 15 à 20 e-mails relatifs à chaque donateur jumelé. Sachant que la Fondation Matchis traite actuellement jusqu'à 40 demandes de dons par mois, ces gains d'efficacité représentent à eux seuls un gain de temps potentiel de 90 heures, soit 12 jours par mois, selon le nombre total de donateurs attendu.
Le nouveau système d’ Nintex Automation Le processus K2 donne à la Fondation Matchis une plus grande assurance que toutes les étapes administratives sont effectuées correctement, sans erreur humaine, conformément à la législation néerlandaise, aux directives de l'UE et aux réglementations mondiales d'identification, de dépistage et de test pour les dons de cellules souches établies par la World Marrow Donor Association (WMDA). Nintex Automation K2 améliore également la collaboration au sein de l’équipe, car tout le monde peut voir les mêmes informations, travailler de manière standardisée et partager la documentation plus facilement.
Indocs collabore désormais avec la Fondation Matchis et Nintex Automation K2 va offrir des fonctionnalités supplémentaires à l'association. Une nouvelle solution de gestion des dossiers des donateurs est en cours de développement et améliorera encore l'efficacité de la Fondation Matchis à l'avenir.
