Le processus numérisé d’approbation des voyages ravit les employés
Les voyages d'affaires peuvent être stressants dans les meilleures circonstances, mais pour les employés de Ferring Pharmaceuticals, le stress commençait avant même le début du voyage. Le processus d'approbation des voyages chez Ferring était basé sur le papier et inefficace. Les demandes de voyage étaient en retard et, parfois, les déplacements n'étaient approuvés par les responsables que juste avant la date de départ prévue.
Étant donné que les responsables ne pouvaient recevoir et approuver les demandes de voyage que lorsqu'ils se trouvaient physiquement au bureau pour traiter les documents, il y avait souvent des retards dans le traitement des demandes, ce qui entraînait des retards dans les approbations. Cela signifiait souvent que les voyages étaient approuvés seulement quelques jours, voire parfois quelques heures, avant les dates de voyage des employés.
« Obtenir l'approbation d'un voyage était stressant », explique Giacomo Parato, analyste informatique chez Ferring Pharmaceuticals. « Les employés ne savaient jamais combien de temps le processus prendrait, ni si les soumissions leur seraient renvoyées en raison d'erreurs de données. »
Ferring avait besoin d'une solution qui numériserait et automatiserait ses flux de travail d'approbation de voyage ; permettrait aux gestionnaires d'approuver les demandes, quel que soit leur emplacement ou leur connectivité réseau ; et faciliterait la recherche et l'accès à la documentation.
Ferring a conçu et construit un SharePoint bibliothèque pour les approbations de voyage et Nintex utilisé Workflow et mes Nintex Forms pour faciliter la soumission et les approbations.
Le flux de travail et les formulaires automatisés éliminent la paperasse
Depuis que la solution Nintex a éliminé le papier du processus, les approbations de voyage de Ferring sont plus rapides, les délais de réponse ont été considérablement réduits et les administrateurs ont remarqué qu'il y avait moins d'erreurs dans les données envoyées pour approbation. « Nintex a vraiment transformé nos approbations de voyage », déclare Parato. « Grâce à cette solution, les retards et les données inexactes appartiennent désormais au passé. »
