Comment faire évoluer un système d’écoles performantes de manière à favoriser l’excellence opérationnelle et des processus ?
Vous formez un programme de transformation des services aux entreprises (BST).
Dixons Academies Trust — un groupe scolaire composé de 17 écoles performantes à travers l'Angleterre — a fait exactement cela, avec l'intention de faire les choses différemment pour atteindre ses objectifs de croissance.
« Dixons est le premier du genre à mettre en œuvre un programme BST, qui vise à repenser notre modèle opérationnel et la manière dont nous fournissons des services de manière centralisée à nos académies », déclare Louisa Sharp, responsable des relations de service chez Dixons Academies Trust.
Grâce à ce programme, Dixons Academies a réalisé que ses anciennes méthodes de fonctionnement, notamment l'utilisation de documents Microsoft Word et de feuilles de calcul Excel pour organiser ses processus, ne lui permettaient pas de se développer. Avec l'objectif d'ouvrir sept à huit académies supplémentaires à l'avenir, trouver de nouvelles façons de gérer ses processus est devenu une priorité absolue.
Dixons recherchait une solution de flux de travail qui améliorerait la visibilité sur les propriétaires de projets, rationaliserait les opérations dans toutes les académies et briserait les cloisonnements départementaux. Nintex Process Manager, ils ont atteint ces trois objectifs.
Un besoin de visibilité, d'automatisation et d'une source unique de vérité
Créer une expérience unifiée et une qualité cohérente dans 17 académies n’est pas une tâche facile.
L'organisation a constaté que certaines de ses méthodes de travail actuelles l'empêchaient d'atteindre l'excellence des processus. Le principal problème résidait dans le fait que les équipes travaillaient en silos, par lieu et par fonction. Chacune avait sa propre méthode de travail, ce qui créait une déconnexion entre les équipes.
« Nos académies étaient très frustrées par le manque de cohérence dans notre approche et dans la façon dont les choses étaient mises en œuvre », explique Sharp. « Les choses prenaient trop de temps. Il n'y avait aucune responsabilisation, aucun sentiment d'appropriation. »
Outre le problème des silos, Dixons a également constaté une abondance de processus manuels comportant des étapes inutiles ou redondantes. Cela se traduisait par une perte de temps en tâches redondantes et en doublons.
L'organisation avait besoin d'un moyen de revoir, de cartographier et d'auditer ses processus afin de les rendre plus clairs et plus rapides. « En fin de compte, il s'agit de libérer du temps pour que le personnel puisse se concentrer sur d'autres tâches », explique Sharp.
Finalement, Dixons a réalisé qu'ils s'appuyaient trop sur Word et Excel pour suivre leurs processus, un système qui n'était pas évolutif.
« Nous nous appuyions sur des procédures documentées dans Microsoft Word, souvent sous forme de listes à puces. Le défi résidait dans le contrôle des versions », explique Sharp. « Utiliser Teams comme canal de communication impliquait la circulation de plusieurs versions, sans qu'il soit possible de savoir avec certitude laquelle était la bonne. »
Outre le manque de contrôle des versions, il était également difficile d'obtenir une visibilité sur leurs processus et de comprendre à qui ils appartenaient. Dixons a réalisé qu'il lui fallait une source unique de données fiables pour éliminer toute confusion et rationaliser ses opérations.
Trouver une alternative plus puissante aux feuilles de calcul et aux documents
Proservartner, cabinet de conseil spécialisé dans les services aux entreprises à l'échelle mondiale et partenaire privilégié de Nintex, a été mandaté par Dixons pour collaborer avec son équipe de direction à l'élaboration de la stratégie, à la création de la feuille de route et à la gestion du programme de transformation des services aux entreprises. Conscient de la nécessité de favoriser une culture de gestion des processus et d'introduire l'automatisation dès le début du programme, Proservartner a recommandé Nintex. Process Manager et Automation Cloud comme solution optimale pour accompagner cette transformation.
« Nous avons organisé une démonstration et nous avons adoré », explique Sharp. « Tom, responsable des services aux entreprises de l'établissement, était vraiment enthousiaste quant à la manière dont nous pouvions utiliser Nintex pour accompagner positivement les changements apportés à notre programme BST. »
Dixons avait réalisé un exercice utile de cartographie des processus avec un consultant précédent dans Excel, mais la démonstration leur a montré que Nintex pouvait fournir un référentiel central et une meilleure convivialité.
Je n'ose même pas penser à revenir à Excel. Nintex fait ce qu'il promet. C'est tellement facile à utiliser et toutes nos informations sont centralisées. Je ne connaissais pas Nintex avant que notre partenaire nous le présente, mais je les recommanderais volontiers à quiconque me le demanderait.
–Louisa Sharp, responsable des relations de service chez Dixons Academies Trust
Dès le début, Nintex a voulu aider l'équipe de Dixons à se sentir à l'aise avec le Process Manager Plateforme. Ils ont offert un accès anticipé à quelques membres de l'équipe afin qu'ils puissent commencer à utiliser l'outil. Ils ont ensuite programmé des sessions de formation expliquant son utilisation, la mise en place d'un système de gouvernance et l'attribution de rôles tels que responsables et champions de processus.
Dixons a rapidement eu la certitude que Nintex serait facile à mettre en œuvre et à utiliser, leur permettant de cartographier et de gérer leurs processus à mesure qu'ils évoluaient.
Expérimenter les avantages de la clarté des processus
Peu de temps après la mise en œuvre, Dixons Academies a constaté ses premières victoires, acquérant une meilleure compréhension des opérations commerciales actuelles afin de pouvoir apporter des améliorations.
Cartographie et centralisation des processus
Dixons n'a pas perdu de temps. Dès les premiers mois, l'organisation avait cartographié plus de 250 processus.
« Pouvoir cartographier chaque étape d'un processus est précieux », explique Sharp. « Cela permet de clarifier les activités en cours, leurs responsables et d'assurer une visibilité complète sur l'ensemble de l'organisation. »
L'organisme a gagné en visibilité grâce à la présence de ses cartes de processus dans un référentiel centralisé et facilement accessible.
« Avec les schémas de processus, tout est centralisé », explique Sharp. « Vous pouvez joindre des documents, créer des liens vers des sites web et comprendre facilement qui fait quoi. Cette visibilité est essentielle pour une grande organisation, notamment en termes de responsabilisation et d'appropriation. »
Visibilité et optimisation des processus
Le fait que tous les processus et flux de travail soient cartographiés et accessibles les a rendus plus faciles à optimiser.
« Nintex favorise également l'amélioration continue, un domaine que je pilote avec mon équipe », explique Sharp. « Si un processus ne fonctionne pas, nous pouvons revoir la carte, ajuster certaines étapes, la repenser entièrement – selon les besoins – et tout est géré par version et à jour. »
Grâce à des processus clairement définis et optimisés, les enseignants de Dixons n'ont jamais à se poser de questions sur la gestion des situations. Ils peuvent ainsi se concentrer sur l'accompagnement de leurs élèves et l'amélioration de leurs résultats scolaires.
« Nos enseignants peuvent désormais donner la priorité à l'enseignement et à l'apprentissage », explique Sharp. « Ils n'ont plus à se soucier de l'aspect opérationnel. Ils n'ont plus à craindre une panne de caisse à l'heure du déjeuner ou une inondation à l'extérieur. »
Gain de temps grâce à l'automatisation
L'organisation a commencé à envisager de remplacer les interventions manuelles par des interventions automatiques. En cartographiant et en révisant son processus de paie, par exemple, elle a constaté la quantité de travail manuel et répétitif que cela impliquait.
En introduisant des automatisations de base via certaines de leurs autres plateformes logicielles, Sharp estime que l'équipe de paie a économisé une demi-journée par mois sur deux personnes.
Les économies de temps et d’argent réalisées jusqu’à présent par Dixons Academies Trust les rendent encore plus enthousiastes quant aux victoires futures.
Améliorations des processus — et quelles sont les prochaines étapes avec Nintex
Dixons Academies Trust a compris que pour se développer, il lui fallait une meilleure façon de connecter ses opérations à tous ses établissements. Avec Nintex Process Manager, ils bénéficient désormais de nombreux avantages tels que la visibilité des processus, l'automatisation, le contrôle des versions et une propriété claire.
Pour l'avenir, Dixons a ajouté Nintex Automation Cloud Ils ont intégré leur infrastructure technologique pour améliorer encore leurs opérations. Ils prévoient de déployer prochainement cette plateforme supplémentaire afin d'automatiser des flux de travail plus sophistiqués et d'en faire plus en moins de temps.
