Le projet de consolidation fournit un ensemble de solutions centralisées et faciles à utiliser. cloudprocédures opérationnelles normalisées basées sur des normes.
En misant sur l'innovation et l'expertise technique, Harvey Performance Company (Harvey) est en mesure de fournir en permanence des outils de précision de haute qualité à ses clients. Ses produits sont utilisés par des clients des secteurs de la fabrication et de la métallurgie (aéronautique, médical, automobile, moulage et usinage, défense et énergie) pour répondre à leurs exigences d'usinage complexes.
Harvey a connu une croissance significative ces dernières années, notamment grâce à l'acquisition de cinq entreprises, regroupant ainsi une diversité de marques, d'implantations et de systèmes informatiques. Cette croissance a nécessité l'intégration de plusieurs systèmes ERP. Ce projet incluait la consolidation et la rationalisation des procédures opérationnelles normalisées (PON) et des processus de l'ensemble de l'organisation.
Harvey favorise une culture d'amélioration continue et a pu exploiter ses connaissances organisationnelles approfondies avec l'aide de Nintex Process ManagerLe résultat a non seulement créé un référentiel standardisé et centralisé pour tous les processus de l’entreprise, mais a également permis un partage des connaissances et une formation transparents dans toute l’organisation.
La facilité d'utilisation a conduit à une adoption généralisée par les utilisateurs
Amener le personnel à utiliser un nouveau système est souvent l’un des éléments les plus difficiles de toute mise en œuvre informatique. L'équipe informatique d'Harvey travaillait avec un calendrier de projet serré et a dû migrer des processus complexes vers un nouveau système, sur plusieurs sites, avec différents niveaux et styles de documentation utilisés en raison de multiples acquisitions.
« L'adoption par les utilisateurs est notre plus grand défi lors de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie », a déclaré Michael Murray, vice-président informatique de Harvey Performance Company. « Nintex Process Manager « C'est l'un des deux systèmes que nous avons mis en place et qui n'ont suscité aucune plainte. Il a été rapidement accepté et adopté par l'ensemble de l'organisation. »
Certains des avantages apportés par la standardisation et la documentation des processus dans le cadre du projet de consolidation des SOP incluent :
- Cohérence et rationalisation du développement et de l’utilisation des SOP dans l’ensemble de l’organisation : tous les SOP sont désormais créés en utilisant le même format et il existe une seule façon de procéder.
- Pouvoir facilement attribuer directement des rôles et des responsabilités à des utilisateurs spécifiques.
- Élaboration et gestion des normes d'entreprise relatives à la production des procédures opérationnelles standard (SOP). Par exemple, les pièces jointes sont utilisées comme documents complémentaires et non comme documents principaux, et les clips vidéo ou audio sont courts.
- Les supports de formation peuvent être utilisés pour renforcer les compétences du personnel actuel et former rapidement le nouveau personnel à l’utilisation des systèmes.
- Piloter l’expertise et l’appropriation au sein de l’organisation et travailler avec les champions des processus lorsque le personnel possède des domaines d’expertise spécifiques.
Créer des processus clairs, cohérents et faciles à suivre
La transition vers une solution ERP consolidée a offert l'occasion idéale de dématérialiser la documentation des procédures opérationnelles standard (PON). La création de nouveaux bons de commande (BC) est un bon exemple de processus désormais accessible en ligne à l'échelle de l'organisation. Dans le cadre de la standardisation des processus, tous les flux de processus sont autorisés à un maximum de dix activités par processus, l'accent étant mis sur la rédaction des instructions. Des images, des vidéos et des notes peuvent être incluses en pièces jointes pour expliquer clairement comment créer un nouveau BC.
« Grâce à une approche cohérente, entièrement documentée et disponible en ligne, nous pouvons désormais former facilement notre personnel à l'utilisation de nos systèmes. Par exemple, lorsque nous employons du personnel temporaire, nous pouvons désormais rapidement le former à nos processus et lui permettre d'exécuter son travail beaucoup plus rapidement qu'auparavant », a déclaré Erica Forbes, analyste des systèmes d'entreprise.
La nouvelle technologie a permis à Harvey de créer des processus basés sur la façon dont les équipes travaillent, avec une compréhension approfondie des opérations et des transactions de l'entreprise et une terminologie correcte pour expliquer les processus essentiels à l'adoption par les utilisateurs. Il existe également la possibilité de fournir des commentaires dans le système à la disposition de tous les utilisateurs, ce qui permet une approche en boucle fermée de l'assurance qualité. Cette approche a permis d’intégrer l’amélioration continue là où et comment les gens travaillent.
Le résultat est une liste croissante de normes, cloudDes ressources basées sur des liens hypertextes, accessibles à tout moment et facilement, permettent aux équipes d'effectuer leurs tâches quotidiennes. Les processus expliquant comment effectuer le travail sont faciles à trouver et les mises à jour peuvent être effectuées grâce à des contrôles d'audit documentaire complets, sans impact pour les utilisateurs. Ils peuvent toujours trouver ce dont ils ont besoin au même endroit.
Construire mieux, plus vite, plus fort et plus agile
L'utilisation de Process Manager Bien qu'initialement implantée dans le secteur manufacturier, Harvey a étendu son activité à d'autres secteurs de l'organisation. Plus de 100 processus sont désormais documentés et standardisés, et d'autres sont à venir. Maintenant que la standardisation est en place, deux objectifs sont visés : l'un est de mettre en place une approche plus performante, plus rapide, plus robuste et plus automatisée des processus actuels ; l'autre est axé sur l'expansion vers davantage de secteurs d'activité.
