L'organisme à but non lucratif migre ses formulaires créés avec l'InfoPath abandonné et les met à niveau SharePoint Flux de travail du concepteur vers Nintex.
Chaque année, des milliers de personnes comptent sur Goodwill of Central and Coastal Virginia.
Depuis 1923, Goodwill of Central and Coastal Virginia (« GCCVA ») propose des formations professionnelles, des services de placement et d'autres programmes communautaires aux personnes confrontées à des obstacles à l'insertion professionnelle. Que les demandeurs d'emploi manquent d'éducation ou de compétences, rencontrent des barrières linguistiques, souffrent d'un handicap physique ou intellectuel, ou traversent des transitions majeures, Goodwill offre des opportunités de transformer leur vie et aide des milliers de personnes à trouver un emploi chaque année. Goodwill of Central and Coastal Virginia compte cinq centres d'emploi communautaires qui aident les personnes à trouver un emploi et proposent gratuitement une large gamme de services de formation professionnelle dans toute la Virginie centrale et côtière.
L'équipe informatique de Goodwill of Central and Coastal Virginia (GCCVA) était une grande utilisatrice de SharePoint 2010, en utilisant de nombreux formulaires InfoPath et SharePoint Workflows de conception. Les deux outils présentaient des limites importantes, notamment lors de l'interaction avec d'autres systèmes métier. Leur compatibilité nécessitait un développement personnalisé complexe, souvent source de problèmes. Lors de la migration, SharePoint Entre 2010 et SharePoint En 2019, ils ont réalisé que c’était l’occasion d’améliorer d’autres aspects de leur infrastructure informatique.
Goodwill of Central and Coastal Virginia a choisi Nintex pour remplacer InfoPath et SharePoint Création de Design Workflows. Tirer parti de Nintex pour SharePoint a aidé l'équipe informatique de GCCVA à automatiser les processus plus rapidement et plus efficacement qu'auparavant.
Migration vers SharePoint 2019 et une opportunité de mise à niveau
Le département informatique de Goodwill s'appuyait auparavant fortement sur SharePoint Les workflows et les formulaires InfoPath. Ces deux outils présentaient des limites importantes, notamment lors de l'interaction avec d'autres systèmes métier. Goodwill avait développé des applications personnalisées sur ces outils. SharePoint, en utilisant natif SharePoint règles, contrôles et composants web. Les applications nécessitaient également l'utilisation d'un adaptateur de liste CodePlex pour extraire les données SharePoint dans une base de données SQL personnalisée.
Faire rapport sur SharePoint Lister les données de cette manière était compliqué et causait souvent de nombreux problèmes. La mise à niveau depuis SharePoint Entre 2010 et SharePoint 2019 a donné à GCCVA l'opportunité de trouver une meilleure solution, car les adaptateurs CodePlex ne sont plus compatibles avec les versions plus récentes de SharePoint.
InfoPath était incroyablement lent et difficile à utiliser, surtout pour les non-développeurs. L'équipe a constaté que toute tentative de complexité était impossible avec InfoPath. De plus, comme 90 % des formulaires utilisés étaient des formulaires clients et non web, l'intégration avec Internet Explorer et InfoPath était compromise.
Périodiquement. Les réparations répétées ont constitué un véritable casse-tête pour l'équipe informatique. La migration des données vers SQL était une exigence majeure, mais InfoPath ne permettait pas cette opération. Ce problème, combiné à la simplicité d'utilisation limitée d'InfoPath, limitait considérablement ses possibilités. SharePoint Designer.
Accélérer les processus avec un workflow sans code
Goodwill of Central and Coastal Virginia a choisi Nintex pour remplacer InfoPath et SharePoint Création de Design Workflowalors qu'ils se déplaçaient vers SharePoint 2019. Depuis la mise en œuvre de Nintex, Erin et l'équipe informatique de GCCVA ont automatisé divers processus commerciaux en exploitant Nintex Workflows et Nintex Forms, y compris
création d'une solution transactionnelle pour fournir des rapports automatisés pour la facturation et les métriques.
Les rapports de facturation de l'organisation impliquent la saisie d'un grand nombre d'informations, notamment le nombre de dossiers, les heures travaillées, les heures demandées et les heures autorisées. Auparavant, les responsables de programme utilisaient plusieurs feuilles de calcul pour suivre et saisir toutes ces données, qui étaient ensuite générées manuellement dans des rapports sous forme de
une autre feuille de calcul.
« Comme pour tout ce qui est fait manuellement, cela engendre des problèmes de validation et de saisie des données, de fautes de frappe, etc. », explique Erin. Tous ces allers-retours faisaient que le processus lui-même prenait souvent 10 jours ouvrés, voire plus.
En s'appuyant sur Nintex et SQL Server Reporting Services, Erin et son équipe informatique ont développé une application de facturation personnalisée afin d'optimiser le processus pour tous les acteurs. L'application, au design moderne et convivial, se connecte à une base de données SQL en back-end pour les enregistrements, la validation des données et l'audit.
Désormais, le processus de 10 jours ou plus ne prend que 3 à 5 jours.
Les superviseurs peuvent intervenir quotidiennement sur ce rapport. Une validation quotidienne est effectuée par e-mail et toute donnée en double ou manquante est automatiquement signalée. Au moment de générer le rapport pour la facturation, toutes les informations sont déjà en place. Les responsables de programme n'ont plus qu'à le consulter pour vérifier que tout est correct, avant que l'équipe financière ne génère une facture.
Une solution moderne pour l'équipe Goodwill VA
En passant de SharePoint Concepteur et Infopath pour Nintex pour les formulaires et le flux de travail, l'équipe informatique de GCCVA a trouvé qu'il était beaucoup plus facile de fournir une automatisation complète des processus critiques pour l'entreprise solutions À l'échelle de l'organisation. Nintex aide le service informatique de Goodwill à gérer, optimiser et automatiser les processus clés qui propulsent l'organisation. Grâce à cette aide, les employés de Goodwill sont mieux placés pour fournir les services essentiels à la vie de tant de personnes.
