Care1st Health Plan Arizona, un payeur basé à Phoenix qui fournit une couverture de soins de santé aux bénéficiaires du système de confinement des coûts des soins de santé de l'Arizona (AHCCCS), a cherché des moyens d'améliorer la façon dont il importait les données dans son système principal. Une récente expansion dans le comté de Pima à partir du comté de Maricopa a fait passer Care1st d'un effectif d'environ 50,000 70,000 à plus de XNUMX XNUMX personnes pratiquement du jour au lendemain. Les dossiers métier, les panels de prestataires et autres dossiers ont dû être ajoutés ou mis à jour rapidement pour garantir la continuité de la couverture et rembourser les prestataires.
De plus, en tant qu'administrateur tiers (TPA) nouvellement nommé pour la coopérative d'assurance de l'Arizona proposée via le nouveau marché national de l'assurance maladie (qui fait partie de la loi de 2010 sur la protection des patients et les soins abordables, ou PPACA), l'organisation se préparait à gérer potentiellement des milliers de nouveaux inscrits et dossiers de prestataires au cours des prochains mois. Afin d'accélérer cette saisie de données et de réduire le besoin de macros frustrantes, Care1st Health Plan Arizona s'est tourné vers Nintex RPA pour automatiser le processus.
Le défi
L'expansion de Care1st Health Plan Arizona dans le comté de Pima a apporté la perspective d'ajouter des données sur les prestataires de soins de santé du comté de Pima dans chacun de leurs secteurs d'activité. La taille des panels (le nombre maximum de patients qu'un prestataire pouvait servir dans une période donnée), les informations d'éligibilité, les barèmes d'honoraires, les désignations de médecins de soins primaires, etc., ont dû être ajoutés ou vérifiés pour chaque nouveau prestataire couvert afin de garantir que les futures réclamations seraient prises en compte. payé.
La demande des nouveaux inscrits sur Marketplace signifiait que des milliers de personnes seraient ajoutées et que des dizaines de milliers de dossiers de fournisseurs seraient mis à jour d'ici la fin du premier trimestre. De plus, le payeur avait une montagne de données à conserver et des tâches à exécuter, telles que le retraitement des demandes, l'approbation des demandes et la mise à jour des codes NDC.
L'organisation utilisait traditionnellement jusqu'à 15 macros différentes par jour pour effectuer de grandes tâches de saisie de données et de maintenance comme celle-ci, mais elles n'étaient pas fiables. «Nos macros s'arrêteraient et démarreraient au hasard. Nous avions besoin de quelqu'un pour s'asseoir et regarder les macros afin de les redémarrer une fois qu'elles tombaient en panne. C’était inefficace. a déclaré Ivy Boyer, responsable des systèmes d'applications commerciales chez Care1st Health Plan Arizona.
Care1st se tournait souvent vers l'équipe de gestion des données de son petit fournisseur pour saisir manuellement des tâches plus petites de moins de 200 enregistrements. Cela signifiait éloigner ces personnes de leur travail quotidien consistant à entretenir le réseau de fournisseurs et à gérer les reflux de réclamations pour terminer la saisie des données.
La solution Nintex RPA
Après une recherche approfondie, Care1st Health Plan Arizona a sélectionné le logiciel Nintex RPA pour remplacer ses macros inefficaces et exécuter automatiquement plusieurs tâches liées aux données.
« Normalement, il nous faudrait une heure ou plus pour traiter 1,000 XNUMX enregistrements avec une macro. Foxtrot le fait en quelques minutes sans baby-sitting », a expliqué Boyer.
Boyer et son équipe ont été opérationnels rapidement, automatisant les tâches de routine avant même la formation de base de trois heures incluse dans leur investissement. La technologie Smart Scripting de Nintex RPA permet à quiconque d'écrire et d'exécuter facilement des scripts dans la couche de présentation de presque toutes les applications.
Parmi les récentes victoires de Boyer avec Nintex RPA :
- Données du fournisseur de Marketplace : Plus de 43,000 XNUMX enregistrements de fournisseurs ont été mis à jour automatiquement, sans macros ni saisie manuelle.
- Mise à jour de la taille du panel de médecins : Une tâche qui prenait entre 8 et 10 heures avec une macro se fait désormais en 1 heure.
- Réclamations de retraitement : Les macros ont pu traiter 5,000 5 réclamations à raison de 4 par minute sur XNUMX sessions. Avec Nintex RPA, chaque réclamation est traitée en quelques secondes avec une précision totale.
- Approuver les réclamations : Nintex RPA approuve désormais automatiquement jusqu'à 20 réclamations par minute, contre 3 réclamations par minute avec une macro.
- Mise à jour des codes NDC : Auparavant géré manuellement ou avec des macros maladroites, Nintex RPA a récemment ajouté 1,100 1 codes NDC en seulement 1 minute pour CareXNUMXst Health Plan Arizona.
Care1st Health Plan Arizona et Boyer continuent de trouver de nouvelles façons d'utiliser Nintex RPA dans leurs opérations.
Ce faisant, ils introduisent de nouvelles efficacités et opportunités de productivité en cours de route. « Une partie de mon travail consiste à trouver de nouvelles façons d'aider notre entreprise à accroître son efficacité et à atteindre nos objectifs commerciaux », a déclaré Boyer. « Nous avons déjà pu automatiser un certain nombre de tâches et y parvenir. Mais nous n’avons fait qu’effleurer la surface de ce que Nintex RPA peut faire. Je suis impatient de voir où nous pouvons amener la technologie à partir d’ici.
