Être attentif aux préoccupations des donateurs fait partie intégrante de la stratégie de la Fondation V, fondée par ESPN et le légendaire entraîneur de basket Jim Valvano en 1993. La Fondation a toujours envoyé des lettres de remerciement pour les dons, mais elle savait que les donateurs, en particulier ceux qui donnaient de manière répétée tout au long de l'année, souhaitaient des relevés de fin d'année complets avec des tableaux détaillant et totalisant leurs contributions annuelles. Ces relevés faciliteraient la tenue des registres des donateurs et leur permettraient de demander plus facilement les déductions fiscales nécessaires.
Les outils natifs dans le Salesforce Selon Michaela Johnson-Tena, directrice principale des opérations de la Fondation V, la solution utilisée ne répondait pas à ce besoin. Avec seulement trois employés au service des donateurs pour servir une base de donateurs importante et croissante, la Fondation ne pouvait pas s'attendre à ce que ses employés produisent ces lettres manuellement. Il lui fallait une autre solution.
Après avoir examiné une gamme d’options, la Fondation V a choisi Nintex DocGen® pour SalesforceLa solution Nintex fonctionne en arrière-plan pour remplir automatiquement les modèles Word, PowerPoint, Excel et PDF avec des données provenant de Salesforce et d'autres systèmes. Il élimine la nécessité de créer manuellement des contrats, des bons de travail, des factures et autres documents stratégiques, et crée et partage des documents en quelques clics directement depuis l'application. Salesforce or Office 365.
Facile à adopter, facile à utiliser
La Fondation V a trouvé la solution aussi facile à adopter qu'à utiliser : elle a mis en œuvre Nintex Document Generation en interne, avec l'aide du support Nintex si nécessaire, en quelques semaines seulement.
Pour créer et envoyer des lettres aux donateurs, Johnson-Tena et ses collègues sélectionnent l'un des 15 modèles personnalisés dans Word (certains incluent des informations sur des avantages spécifiques, d'autres font référence à des hommages, des contributions non déductibles, etc.) et le fichier de donateur particulier dans SalesforceLe modèle récupère les informations des donateurs à partir de Salesforce, fusionne les champs et produit une lettre et une enveloppe prêtes à être examinées et envoyées.
La Fondation crée et envoie chaque semaine plusieurs milliers de lettres de contribution de fin d'année aux donateurs tout au long du mois de janvier, et plusieurs centaines à plusieurs milliers d'autres lettres par semaine pendant le reste de l'année.
